プロジェクトの概要タブについてさらに詳しく

投稿者: @Rashad_Issa

元の英語での投稿はこちら: First look into Project Overview Tab



Asana が数か月前にプロジェクトの概要タブをリリースしたことを嬉しく思います。そういった小さなことが、これらのアップデートに取り組む人々全員が輝かしい仕事をしていることを示しています。

早速機能を見て👀みましょう。

  • プロジェクトの要旨 :paintbrush:

この言葉がマーケティングチームにとって便利なのは確かですが、そこで理解を止めないようにしましょう。このフィールドを使って、プロジェクト憲章やプロジェクトスコープを一か所で管理します📜

以前は、プロジェクトに取り組む💼たびに、タスクを作成してこう名づけたものでした。

「このプロジェクトについて知っておくべきすべてのことは -------> 」

このタスクの中では、さまざまなサブタスクを一か所にまとめました。そのサブタスクのそれぞれは、スコープ、予算、スケジュール、マネジメント、品質チェック、利害関係者などといった、プロジェクトの主要なエリアを一つずつ紹介するものです。

この機能はその仕事を果たしましたが、問題がなかったわけではありません。たとえば、このタスクはセクションに属さない唯一のタスクでした。プロジェクトボードビューでおかしく見える唯一のタスクで、仕事の流れの途中で参加した新しいプロジェクトメンバーにとっては、簡単に見失いがちなタスクでもありました。そして正直なところ😇、最新情報の更新をよく忘れられてしまうようなタスクでもあったのです。

では現在、プロジェクトの概要はどうなっているのでしょうか。

a) プロジェクトの重要な情報すべてを含み、プロジェクトの要旨を一か所で確認できる場所です。簡単に読めるように簡潔に文書にまとめています。または、

b) 通常私たちが取り組むプロジェクトは、そのビジネスのある分野の精査、あるいは発見 (ディスカバリー) ステージから始まります。この発見ステージは結果として、レポートや、明確な方向性という形で表れるものです。この文書📑をプロジェクトの要旨に添付するのはなぜでしょうか?プロジェクトの方向性を見失わないことが大切だからです。これこそがベースラインとなるのです!

しかし、発見ステージはプロジェクトの作業の一部であり、それが完了するまでプロジェクトの要旨は空欄にしておくのでしょうか?それはあまりおすすめしません。プロジェクトボードは静的なものではないということを心に留めておきましょう。仕事とともに進化していくのです。そのため、まずスタート地点として、要旨は、プロジェクトスコープの俯瞰的な全体像を示すようなものとしましょう (それはプロジェクトマネージャーがプロジェクト憲章と呼ぶものかもしれません)。発見ステージの作業が終了したら、リソースとして文書をそこに追加します。プロジェクトチームに新しく参加するメンバーは、仕事のコンテキストを理解するために、その文書を読む必要があるでしょう。この記事 プロジェクトマネジメントとは?必要なスキルを解説 • Asana では、プロジェクトで成功するために必要なスキルが示され、コミュニケーションと組織の重要性が強調されています。

  • どうコラボレーションするのか。 :handshake:

このセクションを、エグゼクティブサマリーとして扱いましょう。詳細をあまり多く入れ過ぎないことです。私は個人的に入れるのはプロジェクトの重要なルール、つまり、主要な成果物 :dart:、特にコラボレーションのためのビジネスツールが Asana だけでない時には、文書が保管されている場所 :file_cabinet:、そして最も人目に出る、コミュニケーションプランのアウトラインなどです。

  • プロジェクトの役割 :person_standing:

これは、利害関係者の立場から、誰がプロジェクトチームで誰が追加されたのかを知るための、わかりやすい機能です。これは、まだまだ発展の余地があります。

このページで改善してほしいところは?

i. 見出しを好きなようにシャッフルする機能

ii. 変化に応じて、プロジェクトの要旨を削除・アーカイブする機能

iii. プロジェクトの役割をプロジェクトごとに入力しなくて済むように、カスタムフィールドを作成するのと同じ方法で保存しておく機能

iv. プロジェクトの役割から人をクリックして、直接その人のプロジェクト内の未完了タスクに進む機能

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i. 見出しを好きなようにシャッフルする機能

は下図のプロジェクトの要旨の機能が①の部分で使えるとできそうですね。

ii. 変化に応じて、プロジェクトの要旨を削除・アーカイブする機能

はプロジェクトの要旨を複数作れるようになるといいなと思いました。

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