Detalhes da nova guia Visão geral do projeto

Autor da publicação: @Rashad_Issa

Versão original em inglês: First look into Project Overview Tab



Poucos meses atrás, a Asana lançou a guia Visão geral para projetos e isso me deixou muito contente! Pequenas coisas como essa mostram que as pessoas responsáveis pelas atualizações são simplesmente brilhantes.

Dei uma olhada :eyes: nessa funcionalidade e vou contar as minhas primeiras impressões:

  • Brief do projeto :paintbrush:

Embora esse termo seja mais usado pelas equipes de Marketing, todos podem aproveitar a funcionalidade para registrar o escopo ou o termo de abertura do projeto. :scroll:

Quando eu trabalhava em projetos :briefcase: antes de essa seção ser lançada, eu criava uma tarefa com o título:

“Informações básicas deste projeto”. Dentro dela, eu armazenava subtarefas destacando as principais características do projeto, como: escopo, orçamento, cronograma, gestão, controles de qualidade, principais interessados, etc.

Embora essa alternativa funcionasse bem, ela tinha alguns problemas. Por exemplo: a tarefa de brief era a única fora de uma seção. Ela não se encaixava muito bem na visualização de quadro e muitas vezes passava despercebida pelos novos membros que entravam no projeto já em andamento. E, para ser sincero, :innocent: era comum esquecermos de mantê-la atualizada.

Como estou usando a Visão geral do projeto?

a) O Brief do projeto é um local central que contém todas as informações essenciais do projeto. Preencho-o de forma concisa para que as pessoas o leiam com facilidade.

b) Geralmente, começamos novos projetos realizando um levantamento de uma área de atividade determinada da empresa. Esta fase de descoberta resulta em um relatório :bookmark_tabs: com um direcionamento claro que é anexado ao brief do projeto. O motivo disso é para que eu não perca de vista o ponto final do projeto, e passe a servir como a minha linha de base.

Mas, se a fase de descoberta fizer parte dos trabalhos do projeto, o brief ficará vazio até a conclusão do relatório resultante? Não é o que eu recomendaria. Lembrem-se de que o quadro do projeto não é um produto finalizado, pois deve evoluir junto com o seu trabalho. Por isso, como ponto de partida, usem o brief como um escopo geral do projeto, ou termo de abertura (conforme diriam alguns gestores de projetos). Depois de terminarem a fase de descoberta, adicionem o documento ao brief como referência e peçam para que os novos membros do projeto leiam o relatório de modo a entender o contexto geral do trabalho. Vejam este ótimo artigo 25 habilidades essenciais à gestão de projetos para obter êxito • Asana que apresenta algumas habilidades necessárias para o seu projeto ter êxito, e mostra a importância da comunicação e organização no trabalho.

  • Como vamos colaborar: :handshake:

Pensem nesta seção como um sumário executivo, sem incluir muitos detalhes. Eu coloco as principais regras do projeto, tais como: entregáveis principais :dart:, local de armazenamento dos documentos :file_cabinet: (principalmente quando colaboramos usando outras ferramentas além da Asana), e um resumo do plano de comunicação de uso geral.

  • Funções no projeto :person_standing:

Esta é uma seção autoexplicativa que mostra quem é quem na equipe do projeto, assim como novos membros, e é ótima para informar os principais interessados. Esta seção pode ser desenvolvida de forma mais aprofundada.

Quais novidades eu gostaria de ver nesta página?

  1. Opção de reorganizar os cabeçalhos conforme as minhas preferências.

  2. Opção de excluir ou arquivar briefs de projeto à medida que eles mudarem.

  3. Opção de salvar as funções no projeto como se fossem campos personalizáveis. Assim, não mais seria necessário digitá-las novamente a cada projeto.

  4. Opção de clicar em alguém na seção Funções no projeto para acessar todas as tarefas em aberto da pessoa naquele projeto.