Einführung in den Tab „Übersicht“ bei Projekten

Erstellt von: @Rashad_Issa

Die Originalversion des Beitrags ist auf Englisch unter folgendem Link verfügbar: First look into Project Overview Tab



Vor ein paar Monaten hat Asana den Tab „Übersicht“ bei Projekten eingeführt, eine Funktion, von der ich persönlich absolut begeistert bin. Es sind gerade diese kleinen Dinge, die Asana (und alle, die daran arbeiten) so toll machen!

Hier einige Einblicke :eyes: in das Feature:

  • Projekt-Briefing :paintbrush:

Dieser Begriff klingt zunächst nach etwas, was nur für Marketing-Teams interessant ist, aber lassen Sie sich nicht beirren: Sie können dieses Feld auch nutzen, um Ihre Projektcharta oder eine Beschreibung des Projektumfangs hinzuzufügen :scroll:

Früher habe ich jedes Mal, wenn ich an einem neuen Projekt gearbeitet habe, eine Aufgabe erstellt und sie wie folgt benannt:

„Alles, was Sie über dieses Projekt wissen müssen ------->“.

Innerhalb dieser Aufgabe habe ich dann Unteraufgaben erstellt, die jeweils einen Schlüsselbereich des Projekts umfassen: Umfang, Budget, Zeitplan, Verantwortlichkeiten, Qualitätskontrollen, Stakeholder usw…

Das hat zwar funktioniert, war aber nicht ganz unproblematisch. Zum Beispiel war dies die einzige Aufgabe, die nicht in einem Abschnitt untergebracht war. Es war auch die einzige Aufgabe, die in der Bordansicht eines Projekts aus dem Rahmen gefallen ist – und neue Projektmitglieder, die erst später hinzukamen, konnten diese leicht übersehen. Und um ehrlich zu sein, war es auch eine Aufgabe, deren Pflege und Aktualisierung leicht in Vergessenheit geraten konnte :innocent:

Mit der Projektübersicht ist all das jetzt einfacher:

a) Es gibt ein Projekt-Briefing, das alle wichtigen Informationen über das Projekt enthält. Ich gestalte es kurz und bündig, sodass man es leicht lesen kann.

b) In der Regel beginnen wir ein Projekt, indem wir einen Unternehmensbereich genau unter die Lupe nehmen, eine Art „Erkundungsphase“. Das Ergebnis dieser Erkundungsphase ist ein Bericht – und eine klare Richtung für das Projekt. Ich füge dieses Dokument :bookmark_tabs: dem Projekt-Briefing bei. Warum? Weil es wichtig ist, das Ziel des Projekts nicht aus den Augen zu verlieren. Das ist Ihre Baseline!

Aber die Erkundungsphase ist Teil der Projektarbeit. Sollten Sie das Projekt-Briefing also so lange leer lassen, bis diese vorüber ist? Das würde ich nicht empfehlen. Denken Sie daran, dass Ihre Projektübersicht nicht statisch ist. Sie entwickelt sich mit dem Fortschritt Ihrer Arbeit am Projekt weiter. Am Anfang kann das Briefing eine Übersicht über den Projektumfang sein – wir Projektmanager nennen das auch gerne eine Projektcharta. Sobald die Erkundungsphase abgeschlossen ist, fügen Sie das Dokument als Ressource hinzu. Jedes neue Mitglied Ihres Projektteams sollte es lesen, um die Hintergründe ihrer Arbeit zu verstehen. Hier ist ein guter Artikel, der einige der für den Projekterfolg erforderlichen Fähigkeiten aufzeigt und die Bedeutung von Kommunikation und Organisation deutlich macht: 25 wichtige Projektmanagement-Kompetenzen, die Sie für Ihren Erfolg benötigen • Asana.

  • Wie wir zusammenarbeiten werden: :handshake:

Behandeln Sie diesen Abschnitt als Zusammenfassung des Projekts, aber fügen Sie nicht zu viele Details ein. Ich persönlich halte dort die wichtigsten Regeln für das Projekt fest, wie zum Beispiel, welche die wichtigsten Projektergebnisse sind :dart:, wo Dokumente gespeichert werden sollen :file_cabinet: (gerade, wenn Asana nicht das einzige Business-Tool für die Zusammenarbeit ist), und fasse dort die wichtigsten Kommunikationsregeln zusammen.

  • Projektrollen: :person_standing:

Das ist eine praktische Funktion, mit der jeder weiß, wer zum Projektteam gehört und wer neu hinzugekommen ist – einfach toll aus Sicht der Projektbeteiligten. Hier gibt es allerdings noch Verbesserungsmöglichkeiten.

Folgende Funktionen würde ich mir für diese Seite wünschen:

I. Eine Möglichkeit, die Abschnitte nach Belieben zu verschieben

II. Die Option, Projekt-Briefings zu löschen/zu archivieren, wenn sie sich ändern

III. Eine Möglichkeit, Projektrollen auf dieselbe Weise wie benutzerdefinierte Felder abzuspeichern, damit ich sie nicht bei jedem Projekt erneut eintippen muss

IV. Eine Möglichkeit, in der Übersicht der Projektrollen eine Person anzuklicken und all ihre unerledigten Aufgaben im Projekt zu sehen

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