Erstellt von: @Rashad_Issa
Die Originalversion des Beitrags auf Englisch ist unter folgendem Link verfügbar: The best way to build a project using Workflow
Seit Asana die Workflow-Funktion eingeführt hat, bin ich davon begeistert. Ich habe die Funktion umfassend getestet und überlegt, ob ich ein Projekt erstellen könnte, in das mithilfe von Workflow all meine neuen Aufgaben hinzugefügt werden.
So weit, so gut. Doch wenn Sie wirklich für Effizienz innerhalb Ihres Teams sorgen wollen, müssen Sie mit dieser Funktion noch einen Schritt weiter gehen.
Als Erstes erfahren Sie, was Sie Workflow tun können:
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Erstellen Sie zunächst ein Projekt
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Wählen Sie den Tab „Workflow“ statt wie sonst „Aufgabe hinzufügen“
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Der Workflow Builder führt Sie durch den Einrichtungsprozess, der folgende Punkte umfasst
Formulare, die Sie erstellen möchten
Abschnitte, die es geben soll
Automatisierungen, die Sie einrichten möchten
Das ist zwar schön und gut, doch wenn Sie die Funktion vollumfänglich ausschöpfen wollen, sollten Sie sich vor Augen halten, dass Asana ein Projektmanagement-Tool ist, mit dem Sie Ihre Arbeitsweise verbessern können. Als ich das verstanden habe, ging mir ein 
auf. Um die Workflow-Funktion optimal zu nutzen, sollten Sie sich mit den Teammitgliedern zusammensetzen und in einer Besprechung gemeinsam festlegen, wie sie ihrer Meinung nach am produktivsten sein können. Lassen Sie den Workflow von allen und nicht nur von einer Person erstellen.
Hier einige Tipps, wie Sie einen erfolgreichen Workshop mit Ihrem Team durchführen können:
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Greifen alle auf das Projekt intern über Asana zu oder gibt es auch externe Nutzer?
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Wozu dient das Projekt? Verwaltung des Arbeitspensums? Kundenanfragen? Entwicklungsarbeit? Oder soll mit dem Projekt eine Dienstleistung erbracht werden? Die Antwort auf diese Frage bestimmt, ob Sie den Kanban-Ansatz (Board-Ansicht) oder die Listenansicht verwenden werden. Zudem können Sie so gemeinsam mit dem Team überlegen, welche Arbeitsschritte erforderlich sind.
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Sind die Zuständigkeiten klar definiert? Wer kümmert sich um eine neu erstellte Aufgabe? Und sind die Phasen den verschiedenen Teams entsprechend gestaltet? Oder kann ein beliebiger Mitarbeiter eine beliebige Aufgabe aus einer beliebigen Phase übernehmen?
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Gibt es Service Level Agreements (SLAs), an die Sie sich halten müssen? Und ja, auch wenn das Projekt intern ist, sollte es interne SLAs geben, um interne Kunden unterstützen zu können. So können Sie eine Automatisierung einrichten, um Fälligkeitstermine für Antworten auszulösen.
Und der Fragenkatalog ließe sich noch fortsetzen. Überlegen Sie, welche Statusaktualisierungen (wenn überhaupt) und welche Art der Berichterstattung erforderlich ist. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, damit alle wissen, welche Anforderungen für das Unternehmen gelten. Dieser Punkt ist wichtig, denn so können Sie benutzerdefinierte Felder erstellen, um Angaben zu Aufgaben zu sammeln, über die später im Projekt-Dashboard und im Reporting-Tool berichtet werden kann.
Abschließend noch eine Anmerkung: Was der Funktion aktuell noch fehlt, ist die Möglichkeit, über den Workflow-Builder ein Portfolio zu erstellen oder hinzuzufügen und das Projekt mit einem Ziel zu verknüpfen.
Haben Sie die Workflow-Funktion schon ausprobiert? Haben Sie diese Funktion vielleicht zusammen mit Ihrem Team genutzt, während Sie ein Projekt von Grund auf neu erstellt haben? Weitere Informationen dazu finden Sie im Asana-Leitfaden hier: Was ist ein Prozessfluss und wie lässt er sich visualisieren? [2022] • Asana