Gestaltung von Workflows für Marketing, Kommunikation, Helpdesks und weitere Teamfunktionen!

Erstellt von: @lpb

Die Originalversion des Beitrags auf Englisch ist unter folgendem Link verfügbar: Workflow Process Design for Marketing, Communications, Helpdesks, or Maybe Any Team Function!


Nachdem ich mit mehr als 100 Kunden – von Großunternehmen bis hin zu Einzelunternehmern – zusammenarbeiten durfte, habe ich zahlreiche Arbeitsabläufe und Prozesse für Teams in Asana entwickelt oder gänzlich neu gestaltet.

Ich achte bei meiner Arbeit auf häufige Muster und zeige Ihnen in diesem Beitrag ein solches Muster, das Sie als Team bei der Arbeit mit Asana anwenden können. Ich kann zwar nicht garantieren, dass es überall anwendbar ist, doch können Marketing-Teams, Kommunikationsabteilungen und Helpdesks davon profitieren.

Betrachten Sie Ihre Arbeit am Beispiel eines Marketingteams aus drei Perspektiven nach dem unten dargestellten Muster:

  1. Projekt für Marketing-Anfragen

    • Ein Projekt, in dem alle aktuellen/früheren Anfragen an Ihr Team als Aufgaben gespeichert werden
    • Hier können Sie Ihr Anfrageformular, eventuell eine oder mehrere Aufgabenvorlagen, alle gängigen benutzerdefinierten Felder für Anfragen und eine Reihe allgemeiner Regeln (verfügbar für Asana Business- oder Enterprise-Kunden) wie folgt definieren:
    • Regeln für die Mehrfachzuordnung von übergeordneten Aufgaben zu einem der Projekte vom Typ Anfrage (siehe unten)
    • Regeln zum Hinzufügen von Unterabschnitten/Unteraufgaben zur Aufzählung der Workflow-Schritte des jeweiligen Anfragetyps, wobei die entsprechenden Workflow-Unteraufgaben in der Spalte „Neu“ des jeweiligen Workstream-Projekts aufgeführt werden (siehe unten)
    • Berücksichtigen Sie bei dem Layout dieses Projekts diese flexible Gestaltungsidee aus einem anderen von mir veröffentlichten Forum Leader-Tipp
    • Sie können Aufgaben als jährliche Marketinganfragen archivieren, um so für konstante Leistung zu sorgen und Suchvorgänge und Berichte zu vereinfachen
  2. Workstream-Projekte, jeweils eines pro Unterteam

    • Ein Projekt für jede Untergruppe, die einen oder mehrere Anfragetypen bearbeitet. Auch wenn die Untergruppe aus einer Person besteht, lässt sich so vermeiden, dass man sich auf die „Meine Aufgaben“ einer anderen Person verlässt
    • Beispielprojekte könnten vom Typ Web Workstream, Social Workstream und Content Workstream sein. Die Untergruppe „Web Workstream“ bearbeitet dann Landingpages, Minisites und Grafikanfragen
    • Anhand dieser Projekte können Untergruppen ihr individuelles Arbeitspensum auf der Ebene ihres Unterteams einsehen/verteilen/verwalten/delegieren
    • Ein beliebtes Layout wäre die Board-Ansicht mit Spalten wie „Neu“, „Bereit“, „In Arbeit“, „Blockiert“ und „Erledigt“. Da jede Untergruppe ihr eigenes Projekt hat, kann sie das gewünschte Layout/die gewünschte Ansicht selbst wählen
  3. Optionale Projekte vom Typ Anfrage, jeweils eines pro Anfragetyp

    • Ein Projekt für die jeweilige Art von Arbeitsanfrage
    • Beispiele für Projekte: Landingpages, Minisites, Grafiken, Blogs, Social-Media-Beiträge usw.
    • Diese Projekte sind für Berichte hilfreich. Jedes kann eigene Dashboards haben.
    • Diese Projekte werden als optional betrachtet, da die Workstream-Projekte für einige Umgebungen ausreichend sein können. Sie bieten ein zusätzliches, detaillierteres Mittel zur Kodifizierung der Arbeit.

Kunden setzen dieses Framework bereits in vielen verschiedenen Umgebungen mit Erfolg ein. Die Entwicklung und vollständige Implementierung, die etwas Fingerspitzengefühl erfordern, führe ich gewöhnlich gemeinsam mit den Kunden durch, es sei denn, die Kunden verfügen bereits über Mitarbeiter, die sich mit der Entwicklung von Asana-Workflows auskennen.

Verwenden Sie für die Einrichtung Ihrer Arbeitsabläufe auf dieser Abstraktionsebene ein ähnliches Muster? Diese Frage sollte in den Kommentaren erörtert werden (anstelle von sehr spezifischen Fragen zur Entwicklung von Arbeitsabläufen, die besser in interaktiven Arbeitssitzungen behandelt werden sollten).

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Larry

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