Autor de la publicación: @lpb
Versión original disponible en inglés: Workflow Process Design for Marketing, Communications, Helpdesks, or Maybe Any Team Function!
Al haber trabajado con más de 100 clientes, desde grandes empresas hasta emprendedores individuales, he diseñado o rediseñado muchos flujos de trabajo o procesos para equipos en Asana.
Me gusta encontrar patrones e ideas comunes y quisiera compartir aquí uno de esos patrones que puedes implementar con tu equipo en Asana. Si bien no puedo garantizar que sea aplicable en todos los casos, creo que los equipos de Marketing, Comunicaciones y Soporte técnico pueden beneficiarse de este patrón único.
Usando un equipo de marketing como ejemplo, considera ver tu trabajo desde tres perspectivas diferentes, de acuerdo con el patrón que se muestra a continuación:
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Proyecto de solicitudes de marketing
- Un proyecto único para alojar todas las solicitudes actuales y recientes del equipo como tareas.
- En este proyecto se define el formulario de solicitud, quizás una o más plantillas de tareas, todos los campos personalizados comunes para las solicitudes y un conjunto de reglas generales (disponibles en los planes Business o Enterprise de Asana) de la siguiente manera:
- Reglas para alojar las tareas madre en otros proyectos según el tipo de solicitud (ver a continuación).
- Reglas para agregar subsecciones o subtareas para enumerar los pasos del flujo de trabajo para cada tipo de solicitud, alojando las subtareas del proceso correspondiente en la columna “Nuevo” del respectivo proyecto (ver a continuación).
- Para el diseño de este proyecto, considera implementar esta idea de diseño flexible que sugiero en otro hilo que publiqué en Consejos de Forum Leaders.
- Puedes archivar anualmente tareas de solicitudes de marketing de años anteriores en proyectos archivados para mantener un rendimiento constante y simplificar las búsquedas y los informes.
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Proyectos de flujo de trabajo, uno por subequipo
- Un proyecto correspondiente a cada subgrupo que gestione uno o más tipos de solicitudes. Se recomienda este diseño, incluso si es un subgrupo formado por una sola persona, para evitar depender de la sección Mis tareas de un colaborador.
- Algunos proyectos de ejemplo pueden ser: procesos web, procesos para redes sociales o procesos de contenido. El subgrupo procesos web podría ser responsable de las páginas de destino, los minisitios y las solicitudes de gráficos.
- Estos proyectos permiten que los subgrupos vean, clasifiquen y gestionen sus flujos de trabajo individuales en sus equipos.
- Un diseño popular para este proyecto sería una vista de tablero con columnas como “Nuevo”, “Listo para hacer”, “En progreso”, “Bloqueado”, “Finalizado”. Hay que tener en cuenta que debido a que cada subgrupo tiene su propio proyecto, pueden elegir su diseño o vista de preferencia.
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Proyectos opcionales según el tipo de solicitud, uno por cada tipo de solicitud
- Un proyecto correspondiente a cada tipo de solicitud de trabajo.
- Algunos ejemplos de proyectos pueden ser: páginas de inicio, minisitios, gráficos, blogs, redes sociales, etc.
- Estos proyectos son útiles para fines informativos ya que cada uno puede tener sus propios paneles.
- Estos proyectos se consideran opcionales, ya que para algunos entornos, los proyectos del flujo de trabajo pueden ser suficientes. Sin embargo, estos proyectos proporcionan un medio adicional y más detallado para codificar el trabajo.
Muchos clientes han implementado con éxito este marco básico en muchos entornos diferentes. Generalmente trabajo junto al cliente durante el proceso de diseño e implementación, ya que se requiere de mucha precisión, a menos que la empresa ya cuente con personal que tenga experiencia en el desarrollo de flujos de trabajo de Asana para poder implementar todos los pasos.
Si tuvieras que diseñar tus flujos de trabajo con este nivel de abstracción, ¿usarías un patrón similar? Sería interesante que podamos ahondar en este tema en la sección de comentarios (en lugar de solicitudes de desarrollo de flujo de trabajo muy específicas que se gestionarían mejor en sesiones de trabajo interactivas).
¡Gracias por leer!
Larry