Autor do texto: @lpb
Texto original disponível em inglês: Workflow Process Design for Marketing, Communications, Helpdesks, or Maybe Any Team Function!
Ao longo do meu trabalho com mais de 100 organizações de clientes (desde empreendedores individuais até grandes empresas), desenvolvi e reformulei inúmeros processos e fluxos de trabalho na Asana.
Gosto de encontrar padrões e lógicas em comum e venho compartilhar um deles, oferecendo uma dica que pode ser aplicada quando o seu uso da Asana está estruturado por equipes. Não garanto que ela será útil para todos os casos, mas provavelmente as equipes de marketing, comunicação e suporte poderão tirar proveito do padrão que vou apresentar.
Tomando como base uma equipe de marketing neste exemplo de fluxo de trabalho, considerem visualizar o trabalho por três perspectivas, conforme o padrão a seguir:
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Projeto para solicitações de marketing
- Um único projeto para todas as solicitações atuais ou recentes da sua equipe ficarem armazenadas como tarefas.
- Aqui, será definido o formulário de solicitação, um ou mais modelos de tarefas, os campos personalizados mais comuns para solicitações, e um conjunto de regras habituais (requer um plano Business ou Enterprise) seguindo esta lógica:
- Regras para hospedar as tarefas principais adicionalmente em um dos projetos de “Tipo de solicitação” (mais informações abaixo).
- Regras para adicionar subseções ou subtarefas de modo a enumerar as etapas do fluxo de trabalho de cada tipo de solicitação. Isso hospedará as subtarefas na coluna “Novas” do projeto de fluxo de trabalho correspondente (mais informações abaixo).
- Para o layout deste projeto, considerem usar esta ideia de design versátil que apresentei em outra dica de Forum Leader.
- Anualmente, é possível usar projetos-arquivo para armazenar as tarefas de solicitações de marketing antigas. Isso ajuda a melhorar o desempenho da equipe e simplifica o processo de buscas e o de geração de relatórios.
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Projetos de fluxo de trabalho (um por subequipe)
- Um projeto correspondente a cada subgrupo que cuida de um ou mais tipos de solicitação. Recomendo criá-lo mesmo que o subgrupo tenha apenas uma pessoa, para vocês não dependerem da página “Minhas tarefas” de alguém.
- Vejam alguns projetos como exemplo: Fluxo de trabalho para sites, Fluxo de trabalho para redes sociais e Fluxo de trabalho para conteúdo. O subgrupo Fluxo de trabalho para sites pode ser o responsável por solicitações de trabalho de páginas de entrada, minisites e materiais gráficos.
- Estes projetos permitem que subgrupos consultem e façam a triagem e a gestão dos seus próprios volumes de trabalho.
- Um layout popular para este projeto seria a visualização em quadro com colunas do tipo Novas, A fazer, Em andamento, Bloqueadas e Concluídas. Observem que cada subgrupo pode escolher a visualização que preferir, já que possui o seu próprio projeto.
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(Opcional) Projetos de tipo de solicitação, um para cada tipo
- Um projeto correspondente a cada tipo de solicitação de trabalho.
- Exemplos: Páginas de entrada, Minisites, Materiais gráficos, Blogs, Redes sociais, etc.
- Estes projetos são úteis para gerar relatórios, pois cada projeto pode ter um Painel próprio.
- Considero este grupo de projetos opcional porque, para algumas organizações, os projetos de fluxo de trabalho já são suficientes. Os projetos de tipo de solicitação proporcionam uma forma mais detalhada de categorizar o trabalho.
Os meus clientes já conseguiram implementar esta estrutura básica em diversos ambientes. O processo de planejamento e execução é um tanto sofisticado, e costumo fazê-lo em conjunto com os clientes, a menos que já possuam funcionários com grande experiência em criação de fluxos de trabalho da Asana para implementar as etapas.
Considerando o design de fluxos de trabalho neste nível de abstração, vocês usariam um padrão semelhante ao que apresentei? Seria ótimo discutir isso na seção de comentários (não estou me referindo a solicitações de criação de fluxos de trabalho muito específicos, mais indicados para debate em sessões de trabalho interativas).
Obrigado por lerem,
Larry