Autor de la publicación: @lpb
Publicación original disponible en inglés: Streamline your organization: Effectively organize teams, portfolios, projects, and tasks within Asana
Como parte de la edición especial sobre cómo ayudar a los equipos a adoptar Asana, este Consejo de Forum Leaders se centra en configurar y organizar de manera efectiva tus equipos, portafolios, proyectos y tareas. Pero primero…
Los cambios a la manera de Asana
Seis pasos esenciales para un proceso de gestión de cambios exitoso describe el proceso de adopción de Asana en su conjunto. (Puedes elegir un enfoque más modesto con menos personas, pero vale la pena revisarlo en su totalidad para asegurarte de que tu plan esté completo).
Lo que abordamos en esta publicación debe incluirse principalmente después del Paso 2: Descubre tu situación actual y antes del Paso 3: Diseña tu primer flujo de trabajo. Se supone que quienes llevan a cabo estas recomendaciones han recibido capacitación sobre los conceptos básicos de Asana y el diseño de flujos de trabajo o están trabajando junto a un experto de Asana.
En el Paso 5: Prepárate para el éxito, se documentarán las convenciones y mejores prácticas que se hayan extraído de aquí, y se repetirán y perfeccionarán estos enfoques en el Paso 6: Mide los resultados y amplía el uso.
Cómo organizarse
Aborda (casi) cualquier cosa en Asana: Step-by-step es un video de mi taller de una hora (actualmente disponible solo en inglés), que se realizó en conjunto con los excelentes equipos de Educación de Asana y la Comunidad de Asana. La presentación de 40 minutos (seguida de una sesión de preguntas y respuestas de 20 minutos) incluye demostraciones en vivo y se compone de tres segmentos:
- Asana’s building blocks (Los componentes básicos de Asana) • Puntos clave relacionados con la estructura de Asana (el diagrama a continuación)
- Recipe to architect (almost) anything (Receta para diseñar [casi] cualquier cosa) • Enfoque genérico para el diseño de flujos de trabajo de Asana
- Project checklist (Lista de verificación del proyecto) • Reglas generales para cualquier proyecto
Echa un vistazo a esta publicación, mira el video del taller y luego regresa a la sección “También puedes leer” que se encuentra al final para obtener recursos adicionales.
La estructura de Asana
A continuación puedes ver la estructura o jerarquía de los componentes básicos clave de Asana:
Ten en cuenta la frecuencia de creación del lado derecho: realizarás tareas/subtareas con mayor frecuencia, proyectos de vez en cuando y equipos principalmente durante la adopción inicial de Asana, con solo cambios ocasionales posteriores en los equipos (una excepción es si eres un proveedor de servicios que trabajas con clientes y eliges representar a los clientes como equipos en tu cuenta de Asana).
Para conocer los puntos clave sobre cada elemento de la estructura, consulta el segmento “Building Blocks” del video del taller que se mencionó anteriormente.
A continuación, cada elemento se aborda en su propia sección, incluidos los portafolios, que no se muestran en el diagrama anterior.
Equipos
Los equipos son grupos de trabajo de personas que colaboran. Un buen punto de partida es considerar crear un equipo para cada cuadro de tu organigrama junto con un equipo adicional llamado “Todo el personal” con todos los miembros de tu organización. No crees demasiados equipos (esto hace que sea muy difícil decidir en qué equipo se debe colocar un nuevo proyecto; siempre puedes agregar equipos más adelante) ni crees de menos (no crear suficientes equipos entre los que puedas elegir para colocar un nuevo proyecto).
Portafolios
Ampliando el diagrama de estructura que se mostró anteriormente, los portafolios son agrupaciones arbitrarias de proyectos (u otros portafolios anidados), como se ve aquí:
Tal vez cada departamento pueda tener un portafolio que contenga sus iniciativas (proyectos) de alto nivel, y también podrías tener un portafolio único para toda la organización que contenga cada uno de estos portafolios.
Proyectos
Los proyectos te permiten organizar las tareas (opcionalmente en secciones) para llevar a cabo diferentes tipos de esfuerzos:
- Proyecto con fecha límite: una iniciativa específica, como un evento o el lanzamiento de un producto
- Procesos en curso: tal vez un proceso de manejo de solicitudes que se inició con un formulario
- Proyecto de referencia o lluvia de ideas: documentación de un procedimiento operativo estándar, por ejemplo
El segmento “Project Checklist” del video del taller que mencioné anteriormente ofrece una forma integral de asegurarte de que estás cubriendo todas las bases antes de implementar tu nuevo proyecto/flujo de trabajo.
Consulta también los Modelos de proyectos con fecha límite y procesos en curso para obtener más información.
Tareas (y subtareas)
Por lo general, las tareas representan una unidad de trabajo concreto (una tarea pendiente), pero también pueden representar ideas y elementos de referencia.
El segmento “Recipe” del video del taller proporciona un método paso a paso para determinar el mejor uso de los equipos, proyectos, tareas y subtareas para prácticamente cualquier flujo de trabajo.
Los problemas relacionados con las subtareas (y las tareas) se destacan a lo largo del video del taller, incluso durante el segmento de preguntas y respuestas del final.
Conclusión
El video del taller y esta publicación complementaria pueden ayudarte a organizar y optimizar tu trabajo en Asana como parte clave de tu plan de implementación.
También puedes leer
- Conceptos básicos de los equipos en el Centro de ayuda de Asana
- Descripción general de los portafolios en el Centro de ayuda de Asana
- Cómo utilizar los proyectos en el Centro de ayuda de Asana
- Cómo usar las tareas en el Centro de ayuda de Asana