Autoria do texto: @lpb
Versão original em inglês: Streamline your organization: Effectively organize teams, portfolios, projects, and tasks within Asana
Como parte da edição especial sobre como ajudar as equipes a adotar a Asana, esta dica dos Forum Leaders tem como foco a configuração e organização eficazes das equipes, portfólios, projetos e tarefas. Mas antes…
O estilo Asana de fazer mudanças
O artigo Seis etapas essenciais para um processo de gestão de mudanças bem-sucedido descreve o processo de adoção da Asana como um todo. (Vocês podem optar por uma abordagem mais modesta, envolvendo menos pessoas, mas vale a pena fazer uma revisão minuciosa para garantir que o seu plano esteja completo.)
O assunto desta publicação se encaixa principalmente após a “Etapa 2: Identifique a situação atual” e antes da “Etapa 3: Elabore o primeiro fluxo de trabalho”. Presumimos que aqueles que seguem estas recomendações tenham recebido um treinamento básico da Asana e de design de fluxos de trabalho, ou estejam recebendo orientação de um especialista da Asana.
Vocês vão documentar suas convenções e boas práticas aprendidas na “Etapa 5: Prepare-se para o sucesso futuro”, e refazer e aprimorar essas abordagens como parte da “Etapa 6: Avalie e amplie a utilização da Asana”.
Como se organizar
O vídeo Tackle (almost) anything in Asana: Step-by-step (Resolva (quase) qualquer coisa na Asana: guia passo a passo) faz parte do meu workshop de uma hora, atualmente disponível apenas em inglês, realizado em parceria com as excelentes equipes de Aprendizagem e da Comunidade Asana. A apresentação de 40 minutos, seguida por uma sessão de perguntas e respostas de 20 minutos, inclui demonstrações ao vivo e é dividida em três segmentos:
- Elementos fundamentais da Asana • Principais pontos relacionados à hierarquia na Asana (diagrama abaixo)
- A receita para projetar (quase) tudo • Abordagem genérica para elaborar fluxos de trabalho na Asana
- Lista de conferência do projeto • Regras básicas para qualquer projeto
Leiam esta publicação, assistam ao vídeo do workshop e retornem à seção “Vejam também” no final desta página para mais recursos.
Hierarquia na Asana
O diagrama abaixo mostra a hierarquia dos principais elementos fundamentais da Asana:
Observem à direita a frequência de criação: criamos tarefas e subtarefas com maior frequência e projetos esporadicamente. Já as equipes são criadas principalmente durante a adoção inicial da Asana, fazendo apenas mudanças eventuais posteriormente (exceto para prestadores de serviços que trabalham com clientes e optam por representá-los como equipes na Asana).
Para saber os principais aspectos de cada elemento da hierarquia, veja o segmento “Building Blocks” (Elementos fundamentais) do vídeo do workshop mencionado acima.
A seguir, discutiremos cada elemento em sua própria seção, incluindo os portfólios, que não são mostrados no diagrama acima.
Equipes
Equipes são grupos de pessoas que colaboram no trabalho. Um bom ponto de partida é criar uma equipe para cada setor do seu organograma, além de uma equipe denominada “Todos os funcionários”, que inclui todos os membros da sua organização. Evitem criar um número excessivo de equipes, pois pode dificultar na hora de decidir em qual delas um projeto deve ser colocado. Sempre é possível adicionar outras depois. Por outro lado, criar um número insuficiente de equipes pode limitar as opções para alocação de um novo projeto.
Portfólios
Ampliando o diagrama hierárquico apresentado anteriormente, temos os portfólios, que são agrupamentos arbitrários de projetos (e/ou outros portfólios), conforme ilustrado aqui:
Cada departamento pode ter um portfólio com as suas iniciativas de alto nível (projetos). Também é possível ter um único portfólio de toda a organização contendo todos esses portfólios.
Projetos
Os projetos permitem organizar as tarefas, opcionalmente em seções, para realizar diferentes tipos de iniciativas:
- Projeto com prazo definido: uma iniciativa específica, como um evento ou lançamento de produto;
- Processos contínuos: pode ser um processo para gerir solicitações recebidas através de um formulário; ou
- Projeto para referência ou debate de ideias: por exemplo, para documentar um procedimento operacional padrão.
O segmento “Project Checklist” (Lista de conferência do projeto) do workshop apresenta um método abrangente para garantir que todos os aspectos sejam considerados antes de implementar um novo projeto/fluxo de trabalho.
Para mais detalhes, vejam também o artigo Blueprints for deadline-bound projects and ongoing processes (Esquemas para projetos com prazo definido e processos contínuos).
Tarefas (e subtarefas)
As tarefas geralmente representam uma unidade de trabalho realizável (um afazer), mas também podem representar ideias e itens de referência.
O segmento “Recipe” (Receita) do workshop oferece um método passo a passo para determinar o melhor uso de equipes, projetos, tarefas e subtarefas em praticamente qualquer fluxo de trabalho.
Os problemas relacionados às subtarefas (e tarefas) são destacados ao longo do vídeo, inclusive durante a sessão de perguntas e respostas no final.
Conclusão
O vídeo do workshop e esta publicação complementar podem ajudar vocês a organizar e agilizar o trabalho na Asana como parte essencial do seu plano de implementação.
Vejam também
- Fundamentos de uma equipe, no Centro de ajuda da Asana.
- Portfólios, no Centro de ajuda da Asana
- Projetos, no Centro de ajuda da Asana.
- Tarefas; no Centro de ajuda da Asana.