Simplifiez votre organisation : gérez efficacement vos équipes, portefeuilles, projets et tâches sur Asana

French Forum Dépannage & Conseils Astuces des Forum Leaders
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Auteur de la publication : @lpb

Version originale (en anglais) : Streamline your organization: Effectively organize teams, portfolios, projects, and tasks within Asana


Dans le cadre de l’édition spéciale sur l’aide à l’adoption d’Asana par les équipes, cette astuce pour les Forum Leaders met l’accent sur la mise en place et l’organisation efficaces de vos équipes, portefeuilles, projets et tâches. Mais d’abord…

La méthodologie Asana de conduite du changement

Les six étapes essentielles d’un processus de conduite du changement réussi décrit le processus d’adoption d’Asana dans son ensemble. (Vous pouvez choisir une approche plus modeste avec moins de personnes, mais nous vous recommandons de lire l’intégralité de cet article pour vous assurer que votre plan est complet.)

Ce que nous abordons ici doit se trouver principalement après l’étape 2 : Découvrir votre « maintenant » et avant l’étape 3 : Concevoir votre premier processus. Nous supposons que les personnes qui appliquent ces recommandations ont été formées aux bases d’Asana et à la conception de workflow ou qu’elles travaillent aux côtés d’un expert Asana.

Vous devez documenter vos conventions et bonnes pratiques glanées ici à l’étape 5 : Préparer votre réussite future, et itérer et affiner ces approches dans le cadre de l’étape 6 : Mesurer et étendre l’utilisation de manière permanente.

S’organiser

Réaliser (presque) tout sur Asana : étape par étape est une vidéo de mon atelier d’une heure (disponible en anglais uniquement pour le moment), réalisée en collaboration avec les excellentes équipes Formation Asana et Communauté Asana. La présentation de 40 minutes (suivie d’une séance de questions-réponses de 20 minutes) comprend des démonstrations en direct et est composée de trois segments :

  • Les éléments constitutifs d’Asana • Points clés concernant la hiérarchie d’Asana (diagramme ci-dessous)
  • La recette pour tout concevoir (ou presque) • Approche générique de la conception de workflow sur Asana
  • Checklist de projet • Règles générales pour tous les projets

Parcourez cet article, regardez la vidéo de l’atelier, puis revenez à la section Consultez également à la fin pour obtenir des ressources supplémentaires.

Hiérarchie d’Asana

La hiérarchie des principaux éléments constitutifs d’Asana est illustrée ci-dessous :

Notez la fréquence de création à droite : vous créerez des tâches/sous-tâches le plus souvent, des projets de temps en temps et des équipes principalement lors de votre adoption initiale d’Asana, avec seulement des modifications ultérieures occasionnelles des équipes (exception : si vous êtes fournisseur de services, que vous travaillez avec des clients et que vous choisissez de les représenter en tant qu’équipes sur Asana).

Pour les points clés concernant chaque élément de la hiérarchie, consultez le segment Éléments de base de la vidéo de l’atelier mentionnée ci-dessus.

Ensuite, chaque élément est traité dans sa propre section, notamment dans les portefeuilles, ce qui n’apparaît pas dans le diagramme ci-dessus.

Équipes

Les équipes sont des groupes de travail composés de personnes qui collaborent. Un bon point de départ est de créer une équipe pour chaque section de votre organigramme, ainsi qu’une équipe supplémentaire nommée Tout le personnel, avec tous les membres de votre organisation. Ne détaillez pas trop les équipes, cela complique l’attribution des nouveaux projets (vous pouvez toujours en ajouter plus tard). Cela dit, créez-en suffisamment pour pouvoir choisir à qui attribuer un nouveau projet.

Portefeuilles

Revenons au diagramme hiérarchique montré précédemment. Les portefeuilles sont des regroupements arbitraires de projets (et/ou d’autres portefeuilles imbriqués), comme ici :

Chaque service pourrait avoir un portefeuille contenant ses initiatives (projets) de haut niveau, et vous pourriez également avoir un portefeuille unique à l’échelle de l’organisation contenant chacun de ces portefeuilles.

Projets

Les projets vous permettent d’organiser des tâches (éventuellement en sections) pour mener à bien différents types d’efforts :

  • Projet à échéance fixe : initiative spécifique comme un événement ou un lancement de produit ;
  • Processus en cours : peut-être un processus de traitement des demandes initié avec un formulaire ; ou
  • Projet de référence ou de brainstorming : documentation d’une procédure opérationnelle standard, par exemple.

Le segment Liste de contrôle de projet de la vidéo de l’atelier mentionnée ci-dessus offre un moyen complet de vous assurer que vous avez pris en compte toutes les bases avant de déployer votre nouveau projet ou processus.

Pour plus d’informations, consultez également l’article Plans pour les projets à échéance et les processus en cours.

Tâches (et sous-tâches)

Les tâches représentent généralement une unité de travail exploitable (une tâche à accomplir), mais elles peuvent également représenter des idées et des éléments de référence.

Le segment Recette de la vidéo de l’atelier propose une méthode étape par étape pour déterminer comment utiliser les équipes, les projets, les tâches et les sous-tâches de manière optimale pour pratiquement tous les processus.

Les questions liées aux sous-tâches (et aux tâches) sont mises en évidence tout au long de la vidéo, notamment dans la partie questions-réponses à la fin.

Conclusion

La vidéo de l’atelier et cet article complémentaire peuvent vous aider à organiser et à simplifier votre travail sur Asana dans le cadre de votre plan de déploiement.

Consultez également :

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