Optimieren Sie Ihr Unternehmen: Organisieren Sie Teams, Portfolios, Projekte und Aufgaben effektiv in Asana

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Erstellt von: @lpb

Originalversion auf Englisch verfügbar: Streamline your organization: Effectively organize teams, portfolios, projects, and tasks within Asana


Im Rahmen unserer fortlaufenden Bemühungen zur Unterstützung von Teams bei der Einführung von Asana konzentriert sich dieser Forum-Leader-Tipp auf die effektive Einrichtung und Organisation Ihrer Teams, Portfolios, Projekte und Aufgaben. Aber zuerst …

Der Asana Way of Change

Unter dem folgenden Link erfahren Sie mehr über Sechs wichtige Schritte für einen erfolgreichen Change-Management-Prozess. Dort wird der gesamte Asana-Einführungsprozess skizziert. (Für weniger Personen können Sie auch einen weniger umfassenden Ansatz wählen, aber es lohnt sich dennoch, den Artikel vollständig zu lesen, um zu gewährleisten, dass Ihr Plan keine Lücken aufweist)

Was wir in diesem Beitrag behandeln, fügt sich in erster Linie direkt zwischen Schritt 2 (Status-Quo-Analyse) und Schritt 3 (Gestaltung Ihres ersten Workflows) ein. Wir gehen davon aus, dass diejenigen, die diese Empfehlungen umsetzen, in den Grundlagen von Asana und dem Einrichten von Workflows geschult sind oder mit einem Asana-Experten zusammenarbeiten.

Standards und Best Practices werden wie hier in Schritt 5 (Festigung des Erfolgs) dargestellt dokumentiert, und diese Ansätze werden im Rahmen von Schritt 6 (Messung und Ausweitung) fortlaufend wiederholt und verfeinert.

Bessere Organisation

Erledigen Sie (fast) alles in Asana: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung ist ein Video meines einstündigen Workshops (derzeit nur auf Englisch verfügbar), der in Zusammenarbeit mit den großartigen Schulungs- und Community-Teams von Asana durchgeführt wurde. Die 40-minütige Präsentation (auf die eine 20-minütige Fragerunde folgt) umfasst Live-Demos und besteht aus drei Segmenten:

  • Die Bausteine von Asana • Wichtige Punkte in Bezug auf die Asana-Hierarchie (das untenstehende Diagramm)
  • Ein Rezept für (fast) alles • Ein allgemeiner Ansatz für das Erstellen von Asana-Workflows
  • Projekt-Checkliste • Faustregeln für alle Projekte

Gehen Sie diesen Beitrag durch, sehen Sie sich das Workshop-Video an und kehren Sie dann zum Abschnitt „Siehe auch“ am Ende zurück, um weitere Informationen zu erhalten.

Die Hierarchie von Asana

Die Hierarchie der wichtigsten Bestandteile von Asana ist unten dargestellt:

Bitte werfen Sie einen Blick auf den Punkt „Frequency of Creation“ (Häufigkeit der Erstellung) auf der rechten Seite: Sie werden Aufgaben/Unteraufgaben am häufigsten erstellen, Projekte von Zeit zu Zeit und Teams hauptsächlich während der frühen Phasen Ihrer Einführung von Asana, mit nur gelegentlichen nachfolgenden Änderungen an Teams (eine Ausnahme ist, wenn Sie ein Dienstleister sind und mit Kunden zusammenarbeiten und sich dafür entscheiden, Kunden als Teams in Ihrer Asana-Instanz darzustellen).

Wichtige Hinweise zu jedem Element der Hierarchie finden Sie im Abschnitt „Bausteine“ des obengenannten Workshop-Videos.

Als Nächstes wird jedes Element in einem eigenen Abschnitt behandelt, einschließlich Portfolios, die im obigen Diagramm nicht dargestellt sind.

Teams

Teams sind Personengruppen von Menschen, die gemeinsam arbeiten. Ein guter Ausgangspunkt ist die Erstellung eines Teams für jedes Feld in Ihrem Organigramm und einem zusätzlichen Team namens „Alle Mitarbeitenden“ mit allen Angestellten in Ihrem Unternehmen. Erstellen Sie nicht zu viele Teams (dadurch wird es schwierig, zu entscheiden, in welchem Team ein neues Projekt platziert werden soll, schließlich können Sie später jederzeit neue Teams hinzufügen), aber auch nicht zu wenige (wenn Sie nicht genügend Teams erstellen, fällt es Ihnen schwer, neue Projekte entsprechend zu platzieren).

Portfolios

Zusätzlich zum zuvor gezeigten Hierarchiediagramm existieren auch noch Portfolios. Bei Portfolios handelt es sich um Gruppen von Projekten (und/oder anderen Portfolios in Portfolios), wie hier gezeigt:

Jede Abteilung könnte ein Portfolio mit übergeordneten Vorhaben (Projekten) besitzen. Es könnte auch ein zentrales unternehmensweites Portfolio existieren, das jedes dieser Portfolios enthält.

Projekte

Projekte ermöglichen es Ihnen, Aufgaben (zum Beispiel in Abschnitten) zu organisieren, um verschiedene Arten von Arbeitsabläufen durchzuführen:

  • Fristgebundenes Projekt: ein bestimmtes Vorhaben wie eine Veranstaltung oder eine Produkteinführung
  • Fortlaufender Prozess: zum Beispiel ein Prozess zur Bearbeitung von Anfragen, der über ein Formular erfasst wurde
  • Referenz- oder Brainstorming-Projekt: Etwa die Dokumentation einer Standardarbeitsanweisung

Das Segment Projekt-Checkliste des obengenannten Workshop-Videos legt eine praktische Möglichkeit dar, um sicherzustellen, dass Sie alles Wichtige berücksichtigen können, bevor Sie Ihr neues Projekt/Ihren neuen Workflow einführen.

Weitere Details finden Sie unter Baupläne für fristgebundene Projekte und fortlaufende Prozesse.

Aufgaben (und Unteraufgaben)

Aufgaben stellen im Allgemeinen eine Einheit umsetzbarer Arbeitsschritte (ein To-do) dar, können aber auch Ideen und Referenzdokumente repräsentieren.

Das Segment „Rezept“ des Workshop-Videos bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur optimalen Verwendung von Teams, Projekten, Aufgaben und Unteraufgaben für nahezu jeden Workflow.

Probleme im Zusammenhang mit Unteraufgaben (und Aufgaben) werden im gesamten Workshop-Video dargestellt, auch während des F&A-Abschnitts am Ende.

Fazit

Das Workshop-Video und dieser begleitende Beitrag können Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeit in Asana im Rahmen Ihres Einführungsplans zu organisieren und zu optimieren.

Weiterführende Informationen

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