投稿者: @lpb
元の英語での投稿はこちら: Streamline your organization: Effectively organize teams, portfolios, projects, and tasks within Asana
Asana 導入支援特集の一環として、この「フォーラムリーダーのヒント」記事では、チーム、ポートフォリオ、プロジェクト、タスクの効果的な作成方法と整理方法についてご紹介します。しかし、その前にまずは…
Asana Way of Change
成功するチェンジマネジメントプロセスを構築する 6 つの必須ステップでは、Asana 導入プロセス全体の流れがまとめられています。(人数が少ない場合はより控えめなアプローチを選ぶこともできますが、計画を完璧なものにするためにも、全容を知っておく価値はあります。)
この記事で取り上げる内容は主にステップ 2 の「現状を把握する」と、ステップ 3 の「最初のワークフローをデザインする」の間に入る内容です。Asana の基礎やワークフロー構築に関するトレーニングを受けているか、Asana のエキスパートと協力して作業を行っている人を対象としています。
ここで得たルールやベストプラクティスは、ステップ 5 の「将来にわたって円滑に運用するための準備を整える」で文書化します。そしてステップ 6 の「使用状況を把握し、拡大する」で同じアプローチを繰り返し、改良していきます。
整理整頓
Asana でほとんど何でも取り組むためのステップバイステップガイド (現在は英語のみ) は、Asana のエデュケーションチームとコミュニティチームと協力して行った、私の 1 時間のワークショップの動画です。ライブデモを含む 40 分間のプレゼンテーション (その後の 20 分は質疑応答) は、以下の 3 つのパートで構成されています。
- Asana の構成要素 • Asana の階層 (下の図) に関する重要ポイント
- ほとんど何でも構築するためのレシピ • Asana ワークフロー構築の一般的なアプローチ
- プロジェクトチェックリスト • あらゆるプロジェクトに役立つ経験則
この記事をざっと読んで、ワークショップ動画を視聴したら、最後の「関連資料」の項目で追加の資料をご確認ください。
Asana の階層
Asana の主要な構成要素の階層は、以下のようになっています。
右側の作成頻度に注目してください。タスクやサブタスクは作成する頻度が最も高く、プロジェクトは時々、チームを作成するのは主に Asana の最初の導入時ですが、その後も時折チームが変更になる場合はあります (あなたがサービスプロバイダーとしてクライアントと協力していて、クライアントを Asana のチームとして設定している場合などを除きます)。
階層の各要素に関する重要なポイントについては、先述のワークショップ動画の「構成要素」のパートをご覧ください。
次は、上の図にはないポートフォリオを含む、各要素を個別に見ていきましょう。
チーム
チームは、協力して作業を行う人々のワークグループです。まずは、組織図上の部署ごとにチームを作成し、同時に組織の全員をメンバーとする「全社員」というチームも作成することをおすすめします。チームは作りすぎてはいけません (新しいプロジェクトをどのチームに割り当てるかの判断が難しくなるため。チームは後からいつでも追加できます)。また、少なすぎてもいけません (新しいプロジェクトの割り当て先がなくなるため)。
ポートフォリオ
先述の階層図に加えて、ポートフォリオとは以下のように複数のプロジェクト、または入れ子になった別のポートフォリオをまとめたたものです。
各部門で重要な取り組み (プロジェクト) をまとめたポートフォリオを作成して、さらにその各部門のポートフォリオを組織全体で 1 つのポートフォリオにまとめることもできます。
プロジェクト
プロジェクトでは、作業の種類ごとにタスクを整理できます (必要に応じてセクション分けもできます)。
- 期日のあるプロジェクト: イベントや製品リリースなどの取り組み。
- 継続的なプロセス: フォームの送信から始まるリクエスト処理プロセスなど。
- 参考資料やブレーンストーミングプロジェクト: 標準作業手順書など。
上記のワークショップ動画のプロジェクトチェックリストのパートでは、新しいプロジェクトやワークフローの使用を始める前に、すべての準備事項が網羅されていることを確認できる包括的な手順が紹介されています。
詳細は、期限のあるプロジェクトと継続的なプロセスの青写真も参照してください。
タスクとサブタスク
タスクは実行可能な個々の仕事 (To-Do) を表すのが一般的ですが、アイデアや参照用の資料に使うこともできます。
ワークショップ動画の「レシピ」のパートでは、ほとんどすべてのワークフローで応用できる、チーム、プロジェクト、タスク、サブタスクの最適な使い方の見極め方をステップバイステップで説明しています。
サブタスク (およびタスク) に関する問題は、最後の質疑応答パートを含め、ワークショップ動画全体で取り上げています。
おわりに
ワークショップ動画とこの記事は、導入計画でも重要な部分である、Asana での仕事の整理と合理化に役立ちます。
関連資料
- チームの基本 (Asana ヘルプセンター)
- ポートフォリオの概要 (Asana ヘルプセンター)
- プロジェクトを理解する (Asana ヘルプセンター)
- タスクを理解する (Asana ヘルプセンター)