Utiliser les portefeuilles pour organiser ses projets : bonne ou mauvaise idée ? 🤔

French Forum DĂ©pannage & Conseils
,
1

Bonjour Ă  tous,

Besoin de vos avis !

J’accompagne le déploiement d’Asana auprès d’une équipe de 50 personnes. Cette équipe est composée de 4 sous-équipes. Dans la + grande de ces sous-équipes, les projets sont regroupés par thématiques, nommées “Streams”.

Actuellement, dans Asana, il y a 1 seule équipe, dans laquelle tous les projets sont rangés. Et l’équipe utilise les portefeuilles pour accéder à ses projets.

Quand j’ai vu ça, je me suis dit que ça n’allait pas. Qu’il fallait forcément créer plusieurs équipes. Les portefeuilles devraient plutôt servir à donner de la visibilité sur un ensemble de projets ! Non ? Et puis un p’tit doute est apparu…

Car après tout, utiliser une seule équipe pour stocker ses projets, et utiliser les portefeuilles pour les retrouver, a quelques avantages :

  1. On ajoute les membres à l’équipe 1 seule fois (d’autant + qu’ils sont dans une Division)
  2. On ne se pose pas la question d’où ranger les projets
  3. Chacun crée les portefeuilles qu’il souhaite pour classifier ses projets

Mais quand même… Il y a aussi de gros inconvénients :

  1. La liste des projets est très, très, très longue
  2. Il est difficile de retrouver les projets qu’on cherche
  3. Les projets sont accessibles à toute l’équipe
  4. Les portefeuilles nécessitent de connaître le nom des projets pour pouvoir les rajouter
  5. Et comme les “sous-équipes” de leur grande équipe n’existent pas dans Asana en tant qu’équipe Asana, on ne peut ni leur envoyer un message à tous (donc on garde des outils en parallèle pour les communications globales, comme les mails, et les collaborateurs ont ensuite du mal à savoir ce qui doit aller dans Asana ou pas), et on ne peut pas assigner une copie d’une tâche à une équipe

Je serais donc plutĂ´t partante pour scinder leur Ă©quipe Asana en plusieurs Ă©quipes, avec les avantages suivants :

  1. Les équipes ont un nombre + réduit de projets, on peut les retrouver + facilement
  2. On peut avoir des équipes accessibles à tous, et des équipes accessibles uniquement à certaines parties de l’équipe, et ainsi garder certains projets confidentiels si besoin
  3. On peut toujours utiliser les portefeuilles en compléments pour regrouper des projets
  4. Il y aura une équipe Asana qui regroupera tous les collaborateurs, et des équipes Asana qui correspondront à leurs “sous-équipes” et même à leurs “streams” : on pourra donc facilement cibler les messages à envoyer selon les besoins, et de même si on veut assigner des tâches à plusieurs personnes

Je voulais avoir vos avis : est-ce que je loupe des choses ?

Vous seriez plutôt team “1 équipe fourre-tout et on organise avec les portefeuilles” ? ou team “plusieurs équipes ce qui demande un peu + de rigueur” ?

Merci pour vos retours !

Et bon été !

2

En fait j’irai encore plus loin avec mon propre exemple : je n’utilise jamais la barre latérale de navigation. J’utilise la recherche 100% du temps. Car c’est trop long de retrouver un projet.

Utiliser les portefeuilles comme point d’entrée est une bonne idée, c’est quelque chose que je suggère de temps en temps !

Et du coup pour te répondre je suis plutôt pour faire un mix des deux : de vraies équipes dans Asana, et en complément des portefeuilles, avec éventuellement des clés de répartition différentes.

Ça t’aide ?

2 Likes
3

Ah, intéressant !
Et si tu n’utilises jamais la barre de navigation, qu’est-ce qui te pousse à quand même créer des équipes ?

1 Like
4

Les droits, pour pouvoir cacher des choses à certains. Et parce que @Julien_RENAUD n’est pas aussi extrémiste que moi :stuck_out_tongue:

2 Likes
5

Bonjour @Chloe_TEMPLIER_HOPAL :wave:

Vous pouvez créer un grand portefeuille principal nommé « portefeuille principal », puis ajouter 4 portefeuilles en dessous pour les sous-équipes. Dans les portefeuilles des sous-équipes, vous pouvez ajouter plus de portefeuilles ou de projets individuels pour suivre des objectifs plus importants ou le travail en cours ! De cette façon, vous pouvez voir la progression de chaque portefeuille de sous-équipe au sein de votre portefeuille principal.

Pour des ressources supplémentaires sur les portefeuilles et des exemples, je recommanderais les pages suivantes :

1 Like