Auteur de la publication : @Rashad_Issa
Version originale (en anglais) : Using Portfolios to Manage Client Projects Where some are Private & others are Client Facing
Vous travaillez sur un projet de grande envergure pour un client dont toutes les informations sont regroupées sur Asana, votre principale plateforme de collaboration. Vous souhaitez notamment vous assurer d’y retrouver toutes les discussions liées à ce projet, afin de pouvoir suivre les actions à traiter.
Dans certains cas, vous devez donner à votre client l’accès à certaines tâches clés du projet. Vous réalisez alors qu’Asana vous permet d’inviter votre client avec un simple droit de commentaire, ce qui ne l’empêche pas pour autant de visualiser l’ensemble des tâches du projet.
Que faites-vous si votre projet contient des tâches que vous souhaitez garder privées, uniquement destinées à votre équipe projet interne ?
Voici comment procéder dans ce type de situation avec l’aide de la fonctionnalité Portefeuille.
L’infographie ci-dessous illustre la structure que je propose. Je vous expliquerai ensuite la marche à suivre pour la mettre en place.
Utilisez des portefeuilles pour gérer votre clientèle. Si vous avez l’habitude de créer un projet par client, alors je vous recommande d’utiliser plutôt un portefeuille par client. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’un portefeuille peut regrouper tous les projets liés à ce même client.
Votre projet principal doit être celui qui regroupe toutes les activités liées à cette initiative. C’est le projet auquel vous donnerez accès avec simple droit de commentaire à votre client si vous le souhaitez, un projet donc visible par le client.
Créez un autre projet, donnez-lui pour titre « Notes privées sur le projet », et gardez-le privé, réservé à toutes les personnes qui y sont impliquées en interne.
Associez les deux projets à votre portefeuille client.
L’aspect visuel aide beaucoup. Je vous suggère donc de commencer par modifier les icônes de ces projets. Par exemple, choisissez une roue dentée grise (l’icône standard des paramètres) pour votre projet interne et optez pour une coche verte pour votre projet client.
Choisissez une mise en page différente pour chaque projet, cohérente avec votre façon de procéder habituelle (si possible). Si vous utilisez une vue Liste pour votre projet client, préférez une vue Tableau pour votre projet interne. L’idée est de créer des critères standards : telle vue correspond par défaut à un projet interne, telle autre à un autre type d’initiative, etc.
Et enfin, pensez à ajouter vos portefeuilles clients actifs 
à vos favoris : ainsi, quand vous commencerez votre journée 
et que vous vous connecterez à Asana, ils s’afficheront directement sur votre écran d’accueil. Vous pourrez vous mettre au travail sans attendre !
Un petit temps d’adaptation sera nécessaire pour vous faire à l’idée de commencer chaque journée de travail en vue Portefeuille. Croyez-moi, opter pour une gestion par portefeuille présente des avantages réels : gains de productivité, confidentialité des données, etc. Vous pourrez partager des projets avec vos clients en toute confiance. Et puis… avouez que ce n’est pas plus mal de garder votre petite tambouille interne, parfois terriblement désordonnée, à l’abri des regards 
.
Les Portefeuilles sont disponibles pour tous les clients Business et Enterprise. Pour en savoir plus à propos de cette fonctionnalité, consultez le guide d’Asana :