ポートフォリオを使って、非公開情報と顧客向け情報が混在する顧客プロジェクトを管理するには

投稿者: @Rashad_Issa

元の英語での投稿はこちら: Using Portfolios to Manage Client Projects Where some are Private & others are Client Facing



あなたが取り組んでいるのは、ある顧客に関するすべての情報や業務を管理する大規模なプロジェクトです。プロジェクトの主要なコラボレーションプラットフォームには Asana を使っています。あなたはプロジェクトに関連するすべての会話を Asana で確実に捕捉して、アクションアイテムを追跡したいと考えています。

場合によっては、一部の重要なプロジェクトタスクのアクセス権を顧客に渡す必要があります。あなたは、顧客をコメント限定に設定してプロジェクトに招待できる Asana の機能を見つけますが、これを使うと顧客はプロジェクトのタスクをすべて見られるようになってしまいます。

プロジェクトに社内のプロジェクトチーム以外に見せたくないタスクが含まれていたら、どうすればよいのでしょうか? :thinking:

この問題を解決する一つの方法が、ポートフォリオ機能を利用することです。

ご提案する仕組みを下の図で表しました。詳しいセットアップ手順をご紹介します。

タイトルは「クライアント向けポートフォリオの構造」、その下に「顧客のポートフォリオ」、その下に「社内非公開」と「顧客と共有」が続いています。

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:purple_square: ポートフォリオを顧客ベースの管理に利用しましょう。普段、顧客ごとに 1 つのプロジェクトを設定している方は、顧客ごとに 1 つのポートフォリオを使用することをおすすめします。なぜなら、ポートフォリオにはその顧客に関連する全プロジェクトを集めておけるからです。

:purple_square: プロジェクトのすべてのアクティビティを捕捉するのが、メインのプロジェクトです。このプロジェクトが、あなたが顧客にアクセス権を与える「顧客向けプロジェクト」になります。顧客のアクセス権は、必要に応じてコメント限定に設定しましょう。

:purple_square: 別途プロジェクトを作成して、「プロジェクト非公開メモ」と名前をつけ、社内の関係者のみがアクセスできる非公開プロジェクトにしておきます。

:purple_square: 両方のプロジェクトを顧客ポートフォリオに紐づけます。

:bulb:視覚的要素があるとわかりやすいので、まずこれらのプロジェクトのアイコンを変えることをおすすめします。たとえば、社内限定のプロジェクトはグレーの歯車のアイコン、顧客向けプロジェクトは緑のチェックマークにするといった具合です。

:bulb:各プロジェクトのレイアウトを変えましょう。可能なら、全社的にこの方式をとるといいでしょう。たとえば、顧客にリストビューでプロジェクトを見せるなら、社内プロジェクトにはボードビューを選択します。つまりデフォルトのビューの違いによって、社内向けか社外向けかを区別する慣行を作るのです。

:purple_square: 最後に、現在アクティブな顧客ポートフォリオを必ずお気に入り :star:にしましょう。こうしておけば、一日の始まり :coffee: に Asana にサインインすると、お気に入りにしたポートフォリオがホーム画面に表示され、すぐに仕事に取りかかれます!

ポートフォリオビューで一日を始めるのは、慣れるまで時間が必要かもしれませんが、Asana でポートフォリオを使いこなせるようになれば、生産性がさらに上がり、プライバシーを守れ、見られたくない山積みの社内業務 :joy: も非公開にしておけます。そして自信を持って顧客にプロジェクトを共有できるのです。

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ポートフォリオは、すべての Business および Enterprise のお客様にご利用いただけます。この機能について詳しくは、こちらのガイド記事でお読みいただけます:

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軽く試してますが、当方の希望に合っている様です。
前向きに活用を検討してみます。

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