Como usar Portfólios para gerir os projetos do cliente quando alguns são privados e outros visíveis ao cliente

Autor da publicação: @Rashad_Issa

Versão original em inglês: Using Portfolios to Manage Client Projects Where some are Private & others are Client Facing



Você está trabalhando em um projeto extenso que compreende tudo para um determinado cliente. A Asana é a sua plataforma principal de colaboração em projetos e você quer se certificar de que todas as conversas relacionadas a este projeto sejam registradas nela, para manter o controle sobre as atividades.

Em alguns casos, você precisa dar acesso ao seu cliente a algumas tarefas cruciais do projeto. Porém, você se dá conta de que a Asana lhe permite convidar o cliente com um nível de acesso apenas para fazer comentários, o que significa que ele também poderá visualizar todas as outras tarefas do projeto.

O que fazer se o seu projeto tiver tarefas a que apenas a equipe interna do projeto deve ter acesso? :thinking:

Veja uma forma de lidar com essa situação usando o recurso de Portfólios.

A imagem abaixo ilustra a estrutura que estou propondo e, em seguida, explico os passos de como proceder para criá-la.

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:purple_square: Use os portfólios para gerir a sua base de clientes. Se você costuma ter um projeto por cliente, recomendo usar um portfólio por cliente. Por quê? Porque o portfólio pode acomodar todos os projetos relacionados a este cliente.

:purple_square: O projeto que reúne todas as atividades do projeto será o seu projeto principal, para o qual você concederá o acesso ao cliente e, se desejar, limitando a somente fazer comentários. Este será o projeto visível para o cliente.

:purple_square: Crie outro projeto com o nome “Anotações privadas do projeto” e deixe-o privado para todos os envolvidos internamente.

:purple_square: Vincule os dois projetos ao portfólio do cliente.

:bulb:Elementos visuais ajudam muito, portanto sugiro que mude primeiro os ícones desses projetos. Por exemplo, o projeto interno pode ter um ícone de engrenagem cinza e o projeto visível ao cliente pode ter um ícone de verificação na cor verde.

:bulb:Escolha layouts diferentes para cada projeto. Se possível, alinhe o layout com a sua abordagem operacional. Se você apresentar uma visualização de lista para os clientes, escolha a visualização em quadros para o projeto interno. A ideia é criar um padrão em que determinado tipo de visualização signifique interno e o outro, externo.

:purple_square: Por fim, marque os portfólios ativos dos clientes como favoritos :star: . Dessa forma, ao começar o seu dia :coffee: e acessar a Asana, você verá os portfólios favoritos na tela inicial e poderá mergulhar direto no trabalho!

Pode levar algum tempo até você se acostumar a começar o dia com a visualização de portfólios, mas acredite, elevar o uso da plataforma ao nível dos portfólios ajudará você a ter mais produtividade, ao mesmo tempo que assegura que a privacidade (e, às vezes, a desorganização do trabalho interno :joy:) continue resguardada. Assim, você poderá compartilhar o seu projeto com os clientes com tranquilidade.

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Os Portfólios estão disponíveis para todos os clientes Business e Enterprise. Você pode ler mais sobre este recurso no guia: