Autor de la publicación: @Rashad_Issa
Publicación original disponible en inglés: Using Portfolios to Manage Client Projects Where some are Private & others are Client Facing
Estás trabajando en un proyecto complejo que captura todo el trabajo para un cliente específico. Asana es tu principal plataforma de colaboración de proyectos y quieres asegurarte de que allí se consoliden todas las conversaciones relacionadas con este proyecto, para poder realizar un seguimiento de todas las acciones pendientes en un solo lugar.
En algunos casos, debes otorgar a tu cliente acceso a determinadas tareas clave del proyecto. Te das cuenta que Asana te permite invitar a tu cliente para que acceda a las tareas con permiso solo para comentar. Aun así, el cliente puede ver todas las tareas del proyecto.
¿Qué puedes hacer si tu proyecto contiene algunas tareas que quieres mantener en privado exclusivamente para el equipo interno del proyecto? 
Aquí te cuento cómo puedes usar la función ‘Portafolios’ para resolver este tipo de situaciones.
La imagen a continuación ilustra la estructura que propongo. Luego compartiré los pasos a seguir para la configuración.
Usa la función Portafolios para gestionar tu base de clientes. Si estás acostumbrado a tener un proyecto por cliente, te recomiendo usar un portafolio por cliente. ¿Por qué? Porque en un portafolio se pueden agrupar todos los proyectos relacionados con ese cliente.
Tu proyecto principal debe ser el que capture todas las actividades relacionadas con el trabajo. Este es el proyecto al que le darás acceso a tu cliente con acceso solo para comentar, si lo deseas. Este será el proyecto orientado al cliente.
Crea otro proyecto y llámalo “Notas privadas del proyecto”. Configúralo como un proyecto privado para todos los involucrados internamente.
Incluye ambos proyectos al portafolio del cliente.
Dado que los elementos visuales ayudan mucho, te recomiendo que primero cambies los íconos de estos proyectos para poder diferenciarlos. Por ejemplo, puedes personalizar tu proyecto interno con el color gris y el ícono de la rueda de engranaje, y el proyecto orientado al cliente con el color verde y el ícono de la marca de verificación.
Elige un diseño diferente para cada proyecto. Siempre que sea posible, aplica este criterio a tu enfoque operativo general. Si usas la vista de Lista para el proyecto orientado al cliente, elige la vista de Tablero para tu proyecto interno. La idea es crear normas estándar para usar determinada vista para iniciativas internas y otro tipo de vista para iniciativas orientadas al cliente.
Y, por último, asegúrate de marcar estos portafolios activos de clientes como favoritos 
porque de esta manera, cuando empieces tu día laboral 
e inicies sesión en Asana, tus portafolios favoritos aparecerán en tu pantalla de inicio ¡y podrás ponerte a trabajar de inmediato!
Tal vez te lleve tiempo acostumbrarte a empezar el día con la vista de portafolio, pero te aseguro que elevar el uso de la plataforma a nivel de portafolio te ayudará a ser más productivo. Y también garantiza que mantengas la privacidad de la información (y, a veces, de los procesos internos desordenados 
), lo que te permitirá compartir con total confianza tus proyectos con tus clientes.
Los Portafolios están disponibles para todos los clientes Business y Enterprise. Puedes obtener más información sobre esta función en el siguiente artículo de la Guía de Asana: