投稿者: @lpb
元の英語での投稿はこちら: Ongoing Processes: *Current* Project, Aging, and Archiving Best Practices
「2023年のマーケティングリクエスト」など、内容を更新するために毎年新しいプロジェクトを作成していますか？もしかすると、「24 週目の開発スプリント」など、毎週または毎月プロジェクトを作り直している方もいるでしょうか？
それは今すぐやめましょう！その理由を説明します。
マーケティングチームやオペレーションチームのワークストリームなど、継続的なプロセスのプロジェクトでは、仕事が入ってきて、実行され、完了され、また新しい仕事がどんどん入ってきます。こういったプロジェクトをシンプルかつ明確にするコツがあります。
そのプロジェクトを「エバーグリーン」として作り直すのです。プロジェクト名には年度、月、週などの情報を入れずに、単純に「マーケティングのリクエスト」または「進行中のマーケティングリクエスト」とします。
「プロジェクトの名前を変える」なんて、大したフォーラムリーダーのヒントじゃないと思われる方もいるかもしれません。でも、定期的に変更していたものを静的なものにするだけで、これまでレポートダッシュボードや保存された検索のレポート、ポートフォリオなどの更新、またブックマークやイントラネット、メールでプロジェクトの URL を使用している場合はその URL の更新などにかかっていた手間が省けることを考えてみてください。
しかし、お気づきの方もいるかもしれませんが、タスクの量が非常に少ない場合を除いて、デメリットもあります。それは、そのエバーグリーンプロジェクトがどんどん大きくなることです。その場合は、毎年そのプロジェクトから古いタスクを抜き出すことで、高いパフォーマンスを維持し、レポート作業の複雑化も避けられます。
「202X 年のマーケティングリクエスト」のような年次プロジェクトを毎年作成してもいいですし、「マーケティングリクエストのアーカイブ」を 1 つだけ作って、古いタスクをすべてそこに移してもいいでしょう。プロジェクトのソート + 絞り込みや、プロジェクト内の高度な検索を使用することで、完了したタスクをまとめて複数選択し (一度に 50 件選択できます)、古いタスクとして年次プロジェクトに移す (プロジェクトメンバーへの割り当てを削除する) ことができます。タスクを過去の年次プロジェクトに分けておくことで、レポートの作成や指標の確認もしやすくなります。
エバーグリーンのプロジェクトを作成することで、日々の頻繁な行動指向の検索やレポート作業が効率化されます。