Autoria do texto: @lpb
Versão original em inglês: Ongoing Processes: *Current* Project, Aging, and Archiving Best Practices
Vocês recriam anualmente alguns projetos para usá-los no novo ano, como “Solicitações de marketing de 2023”? Ou, pior ainda, recriam com frequência projetos mensais ou semanais, como “Sprint de desenvolvimento da semana 24”?
Parem com isso! (Já vou explicar . . .)
Para projetos de processos contínuos que recebem um fluxo constante de trabalhos que devem ser realizados, concluídos e logo são substituídos por novos, como o fluxo de trabalho de uma equipe de marketing ou de operações, há um ajuste simples que vocês podem fazer para simplificar e esclarecer os processos.
Basta reformular esse projeto como “perene”. Removam o ano (ou então o mês ou a semana) do nome e deixem apenas o título: Solicitações de marketing (ou Solicitações de marketing atuais, se preferirem).
Se vocês acham que “renomear um projeto” não é lá uma dica de Forum Leader, levem em conta que isso acabou de evitar que vocês tenham de atualizar todos os painéis de geração de relatórios, relatórios de pesquisa salvos, portfólios, o próprio URL do projeto (que pode estar nos marcadores, intranets e e-mails) e sabe-se lá o que mais, efetivamente tornando estático algo que vocês antes alteravam com frequência.
Vocês talvez já podem ter percebido que há um detalhe importante, a menos que o volume seja muito baixo: o projeto perene crescerá cada vez mais, e vocês talvez queiram “envelhecer” as tarefas anualmente, digamos, tanto para manter o desempenho rápido quanto para facilitar a geração de relatórios.
Vocês podem criar anualmente projetos destinados a marcar um período, como “Solicitações de marketing de 202x” ou até mesmo apenas um único Arquivo de solicitações de marketing para armazenar as tarefas antigas. Depois, é preciso ordenar e filtrar o projeto ou usar a pesquisa avançada dentro do projeto para agrupar e fazer a seleção múltipla (em lotes de 50) das tarefas concluídas que devem entrar em desuso, realocando-as (substituindo o projeto em que estarão inseridas) para o projeto antigo. Alocar lotes de tarefas em projetos antigos à parte pode simplificar a geração de relatórios e a análise de métricas.
Ao ter projetos perenes, as pesquisas e as necessidades de relatórios mais frequentes do dia a dia estarão assim simplificadas.