Autor de la publicación: @lpb
Versión original disponible en inglés: Ongoing Processes: *Current* Project, Aging, and Archiving Best Practices
¿Recreas anualmente algunos proyectos para actualizarlos para el nuevo año, como las solicitudes de marketing de 2023? O, lo que es peor, ¿recreas con frecuencia proyectos mensuales o semanales, por ejemplo, “Sprint de desarrollo de la semana 24”?
¡Suficiente! Te lo explicaré…
Para los proyectos de procesos continuos, como el flujo de trabajo de un equipo de marketing u operaciones, donde el trabajo fluye, se lleva a cabo y se finaliza solo para reemplazarse por más trabajo, hay un simple cambio que puedes hacer para simplificar y optimizar.
Simplemente reformula ese proyecto como continuo. Elimina el año (o mes o semana) del nombre y llámalo “Solicitudes de marketing” (o “Solicitudes de marketing actuales” si lo prefieres).
Si crees que cambiar el nombre de un proyecto no es un gran consejo del Forum Leader, ten en cuenta que acaba de salvarte de tener que actualizar todos los paneles de informes, los informes de búsqueda guardados, los portafolios, la URL del proyecto en sí, que puede estar guardada como favorita, en la intranet y en los emails, y quién sabe qué más al hacer que algo que antes cambiabas con regularidad ahora sea estático.
Es posible que hayas notado que hay un problema. A menos que tengas un volumen muy bajo, tu proyecto continuo crecerá y crecerá. Cuando eso ocurra, quizá sea una buena idea quitar las tareas anualmente, por ejemplo, para mantener un rendimiento rápido y facilitar los informes.
Cada año, puedes crear un proyecto finalizado “Solicitudes de marketing 202X”, o incluso un solo archivo de solicitudes de marketing con todas las tareas finalizadas. Ordena y filtra el proyecto o usa la búsqueda avanzada dentro del proyecto para agrupar y seleccionar múltiples tareas finalizadas (en grupos de 50) antiguas para cambiarlas de lugar (reemplazando la membresía del proyecto) al proyecto finalizado. Contar con grupos de tareas en proyectos antiguos finalizados separados puede simplificar los informes y las métricas.
Al tener proyectos continuos, se agilizan las búsquedas diarias más frecuentes y orientadas a la actividad y las necesidades de informes.