Processus en cours : bonnes pratiques en matière de projets *en cours*, vieillissement et archivage

Auteur de la publication : @lpb

Version originale (en anglais) : Ongoing Processes: *Current* Project, Aging, and Archiving Best Practices



Recréez-vous chaque année certains projets afin de les mettre à jour pour la nouvelle année, comme par exemple les demandes de marketing 2023 ? Ou mieux encore, recréez-vous fréquemment des projets mensuels ou hebdomadaires (par ex. le sprint du projet de développement de la semaine 24) ?

Attendez ! (Je m’explique . . .)

Pour les projets de processus en cours, par exemple le processus d’une équipe marketing ou d’une équipe opérationnelle, où le travail est effectué, puis terminé pour être remplacé par de nouvelles tâches, vous pouvez apporter une modification pour gagner en simplicité et en clarté.

Il suffit de refondre ce projet en tant que « permanent ». Supprimez l’année (le mois, ou encore la semaine) du nom et appelez-le simplement Demandes marketing (ou Demandes marketing en cours si vous préférez).

Si vous pensez que « renommer un projet » n’est pas vraiment une astuce de Forum Leader, pensez qu’elle vient de vous éviter de devoir mettre à jour tous les tableaux de bord, les rapports de recherche enregistrés, les portefeuilles, l’URL du projet lui-même qui peut se trouver dans les signets, les intranets et les e-mails, et qui sait quoi d’autre, en rendant effectivement statique quelque chose que vous changiez auparavant régulièrement.

Vous avez peut-être remarqué qu’il y a un problème, à moins que votre volume ne soit très faible : votre projet permanent ne cessera de croître et vous voudrez peut-être vieillir les tâches qu’il contient une fois par an, par exemple, à la fois pour maintenir des performances élevées et peut-être aussi pour faciliter la création de rapports.

Vous pouvez créer chaque année jusqu’à 202 projets de vieillissement des demandes marketing, ou même une seule archive de demandes marketing pour conserver les tâches terminées. Vous pouvez soit trier et filtrer le projet, soit utiliser la recherche avancée dans le projet pour regrouper et effectuer une sélection multiple (par lots de 50) des tâches achevées à supprimer en les réaffectant (en remplaçant l’adhésion au projet) au projet vieillissant. Le fait de disposer de lots de tâches dans des projets vieillissants distincts peut simplifier l’établissement de rapports et de mesures.

L’existence de projets permanents permet de rationaliser les recherches et les rapports plus fréquents, axés sur les activités quotidiennes.