Auteur de la publication : @Rashad_Issa
Version originale (en anglais) : The best way to build a project using Workflow
Depuis qu’Asana a introduit la fonctionnalité de création de processus, je suis aux anges. Je l’ai essayée et je me suis demandé si j’allais utiliser le générateur de processus pour créer un nouveau projet pour toutes mes nouvelles tâches.
Jusqu’ici, rien à redire. Toutefois, si vous voulez vraiment en garantir l’efficacité au sein de votre équipe, sachez que cette fonctionnalité va encore plus loin.
Pour commencer, découvrez ce que vous pouvez faire avec le générateur de processus :
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Commencez par créer un projet.
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Créez un processus au lieu de créer des tâches directement.
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Le générateur de processus vous guidera tout au long du processus de mise en place en prenant en considération :
Les formulaires que vous souhaitez créer
Les sections que vous souhaitez inclure
Les automatisations que vous souhaitez mettre en place
Tout cela est bien utile, mais si vous voulez exploiter pleinement cette fonctionnalité, n’oubliez pas qu’Asana est un outil de gestion de projet qui vous permet d’améliorer vos méthodes de travail. Et c’est à ce moment-là qu’une 
m’a traversé l’esprit. Pour tirer le meilleur parti de la fonctionnalité de création de processus, réunissez les membres de votre équipe et, lors d’une réunion, déterminez avec eux la manière dont ils pensent être les plus productifs. De cette manière, le processus est créé par toute l’équipe et non par une seule personne.
Voici quelques conseils pour organiser un atelier réussi avec votre équipe :
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Tout le monde accède-t-il au projet en interne via Asana ? Y a-t-il également des utilisateurs externes ?
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Quel est l’objectif du projet ? Gérer les ressources ? Les demandes des clients ? Le développement ? Ou bien le projet est-il destiné à fournir un service ? La réponse à cette question détermine si vous allez utiliser l’approche Kanban (vue Tableau) ou la vue Liste. En outre, cela vous permet de réfléchir avec l’équipe aux étapes de travail nécessaires.
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Les responsabilités sont-elles clairement définies ? Qui s’occupe d’une nouvelle tâche ? Les étapes sont-elles conçues en fonction des différentes équipes ? Ou bien n’importe quel employé peut-il prendre en charge n’importe quelle tâche à n’importe quelle étape ?
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Y a-t-il des accords de niveau de service (SLA) à respecter ? Car même si le projet est interne, des accords de niveau de service internes devraient être établis afin de pouvoir assister les clients internes. Vous pourrez ainsi automatiser votre processus pour déclencher des échéances de réponse à respecter.
Et la liste des questions n’est pas exhaustive. Réfléchissez aux mises à jour de statut (le cas échéant) et aux rapports nécessaires. Travaillez avec votre équipe pour que tous les membres soient au courant des exigences de l’entreprise. Ce point est important, car il vous permet de créer des champs personnalisés pour collecter des informations sur les tâches qui pourront ensuite faire l’objet de rapports dans le tableau de bord du projet et dans l’outil de génération de rapports.
Dernière chose : pour que la fonctionnalité soit complète, il faudrait avoir la possibilité de créer ou d’ajouter un portefeuille via le générateur de processus et d’associer le projet à un objectif.
Avez-vous déjà essayé le générateur de processus ? L’avez-vous testé avec votre équipe en créant un projet de A à Z ? Pour plus d’informations, consultez le guide d’Asana ici : Flux de processus : présentation et visualisation [2022] • Asana