Autor de la publicación: @Rashad_Issa
Versión original disponible en inglés: The best way to build a project using Workflow
Debo decir que estoy encantado con la función Flujo de trabajo que Asana ha lanzado; por lo que hice algunas pruebas para ver si crearía un nuevo proyecto para todas mis próximas tareas mediante esta función.
Hasta ahora todo va bien. Pero si lo que realmente quieres es aumentar la eficiencia de tu equipo, esta función va más allá.
Para empezar, esto es lo que el flujo de trabajo puede hacer:
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Primero debes crear un proyecto
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Selecciona crear un flujo de trabajo en lugar de crear tareas inmediatamente
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El generador de flujos de trabajo te guiará a través del proceso de configuración y tendrá en cuenta:
Los formularios que quieras crear
Las secciones que quieras tener
Las automatizaciones que quieras crear
Si bien esto es muy útil, si realmente quieres aprovechar al máximo esta función, recuerda que Asana es una herramienta de gestión de proyectos que te permite mejorar la manera de trabajar. Y aquí viene el momento de la iluminación 
: la mejor manera de usar la función Flujo de trabajo es cuando te comprometes con tu equipo y se ponen de acuerdo en una reunión colaborativa sobre cómo creen que serán más productivos. Deja que el flujo de trabajo sea la creación de todos los integrantes del equipo y no solo de uno.
Estas son algunas cuestiones que debes tener en cuenta para lograr una reunión exitosa con tu equipo:
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¿Todos acceden al proyecto de manera interna en Asana o hay usuarios externos?
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¿Cuál es el propósito del proyecto? ¿gestionar los recursos? ¿solicitudes de clientes? ¿desarrollo? ¿o el objetivo del proyecto es brindar un servicio? La respuesta determinará si usarás un enfoque Kanban (vista de tablero) o la vista de lista, y te ayudará a pensar con tu equipo sobre las etapas requeridas para el trabajo.
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¿Los roles están claramente definidos? Si se crea una tarea nueva, ¿quién se encargará de la solicitud? Y luego, ¿las etapas están diseñadas en función de los diferentes equipos? ¿O cualquiera puede elegir cualquier tarea de cualquier etapa?
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¿Tienes acuerdos de nivel de servicio (SLA) que debas cumplir? Incluso si tu proyecto es interno, deberías tener SLA internos para brindar asistencia a tus clientes internos. Esto te ayudará a establecer la automatización para activar fechas de entrega para responder.
Y la lista de preguntas continúa. Hay que pensar en qué actualizaciones de estado y qué informes se requieren de esto (si es que se requiere alguno). Trabaja con tu equipo para que todos estén al tanto de cuál es el requisito de la empresa. Esto es importante porque te permitirá crear campos personalizados destinados a reunir información para las tareas de las que más adelante se pueden crear informes dentro del panel del proyecto y la herramienta para crear informes.
Y mi conclusión final es que para que esta sea una función integral, me gustaría que el flujo de trabajo me ofreciera la opción de crear o agregar un portafolio desde el generador de flujos de trabajo así como vincular el proyecto a un objetivo.
¿Ya probaste la función Flujo de trabajo? ¿La usaste con tu equipo al crear un proyecto desde cero? Puedes encontrar más información directamente en la Guía de Asana: Qué es el flujo de un proceso y cómo visualizarlo [2022] • Asana