Autor do texto: @Rashad_Issa
Texto original disponível em inglês: The best way to build a project using Workflow
Fiquei muito satisfeito com o recurso de fluxo de trabalho lançado pela Asana. Fiz alguns testes nele e analisei se poderia criar um projeto para todas as minhas tarefas a receber usando o fluxo de trabalho.
A ferramenta se mostrou muito eficaz para isso, mas se você quiser de fato ter ganhos de eficiência dentro da sua equipe, este recurso vai muito além.
Para começar, isto é o que o fluxo de trabalho pode de fato fazer:
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Primeiro, você cria um projeto.
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Opte por montar um fluxo de trabalho em vez de criar as tarefas imediatamente.
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O construtor de fluxo de trabalho guiará você ao longo do processo de configuração, levando em consideração o seguinte:
Os formulários que você deseja montar.
As seções que você precisa.
As automatizações a criar.
Tudo isto me pareceu muito organizado e interessante, mas se você quiser realmente aproveitar ao máximo esta funcionalidade, lembre-se de que a Asana é uma ferramenta de gestão de projetos que lhe permite melhorar a sua forma de trabalhar. E foi aqui que tive um insight 
: a melhor forma de utilizar a funcionalidade do fluxo de trabalho é interagindo com a equipe e chegando a um acordo, numa reunião colaborativa, sobre como podemos ser mais produtivos. Fazer do fluxo de trabalho uma criação coletiva, e não apenas individual.
Estas são algumas orientações para você realizar uma oficina bem-sucedida com a sua equipe:
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Todas as pessoas que acessam o projeto são usuários internos da Asana, ou há também usuários externos?
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Qual é o objetivo do projeto? Gerir o volume de trabalho, os pedidos de clientes, o desenvolvimento? Ou o projeto visa a prestar um serviço? A resposta a essas questões determina se você usará a estratégia Kanban (visualização em quadro) ou a visualização de lista, assim como ajudará a sua equipe a identificar os estágios necessários do trabalho.
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As funções estão claramente definidas? Se uma tarefa for criada, quem cuidará desse pedido? Além disso, os estágios estão projetados de acordo com as diferentes equipes? Ou qualquer pessoa pode cuidar de qualquer tarefa em qualquer estágio?
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Vocês devem obedecer a acordos de serviço (SLAs)? E mesmo se o seu projeto for interno, vocês devem ter SLAs internos em vigor para dar apoio aos clientes internos. Isso ajudará a definir automatizações para desencadear prazos para a realização das atividades.
E a lista de perguntas continua. É necessário considerar as atualizações de estado (se houver) e os tipos de relatório que devem ser apresentados? Trabalhe com a sua equipe para que todos estejam cientes de qual é a necessidade do negócio. Isto é importante porque lhe permitirá criar campos personalizados para reunir informações para as tarefas, informações essas que podem ser posteriormente compiladas em relatórios no painel do projeto e na ferramenta de relatórios.
Cheguei à seguinte conclusão: para que este seja um recurso ainda mais completo, eu realmente gostaria que o fluxo de trabalho me desse a opção de criar ou adicionar um portfólio diretamente do construtor do fluxo de trabalho, bem como vincular o projeto a uma meta.
Você já experimentou o fluxo de trabalho? Já usou o recurso em equipe ao montar um projeto do zero? Saiba mais no Guia Asana: What is Process Flow and How Can You Visualize it? [2023] • Asana