Asana のディビジョンプランについて学んだこと

投稿者: @Julien_RENAUD

英語版の原文はこちら: What I learned about divisions 😅



ワークスペース、組織、ディビジョンなど、誰もが聞いたことがある言葉ですよね。

しかし、その中でも「ディビジョン」はわかりにくい言葉です

:loudspeaker: そこで、このテーマについてこれまで調べてきたことをまとめました。

本題に入る前に、私の友人 @LEGGO の言葉をご紹介します。「ディビジョンとは、既存の組織の中にあるチームの集合体のようなものですが、一部例外があります。」記事の内容をうまくまとめてくれたと同時に、続きが気になるような紹介文だと思います。

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:question: ディビジョンを使う理由

理由は次のとおりです。

  • ディビジョンを設けることで、大きな複合企業の中に家族経営のビジネスを存在させることができる
  • 請求書を分ける必要がある
  • 同じメールドメインでさまざまな有料プランを利用する複数のチームを管理できる、唯一のソリューションであるため。
    **「無料」プランの組織は、Premium または Business プランのチームを、どちらか 1 つだけ持てます。2 つ目以降は、ディビジョンが作成されます。
    **「有料」プランの組織は、「無料」プランへダウングレードしてディビジョンを作成しなければ、他のプランのチームは作成できません。

大人数のグループでディビジョンを作成するメリットは、新しい従業員が一人増えるたびに料金が上がるのを避けられることです。新しいユーザーは、無料プランの組織にアクセスできますが、有料のディビジョンにはアクセスできません。そして、無料プランの組織は無制限にアクセスできる状態に保たれます。

:question: ディビジョンを使わない理由

  • 複数のグループでコラボレーションを行う場合。ディビジョンごとに分かれていると、バラバラに働かざるを得なくなります。その結果、コラボレーションが行われないか、無駄に費用を払って二か所で非効率的に業務を行う羽目になってしまいます。
  • 管理しにくい

:moneybag: 請求

ディビジョンには、組織とは別に、独自の請求書と請求管理者を持ちます。

プランを他のプランの上に重ねることはできません。つまり、無料プランの組織がディビジョンなしで有料サブスクリプションのチームを持つことはできますが、有料プランの組織がディビジョンを作成せずに別の有料サブスクリプションチームを持つことはできないのです。

複数のディビジョンを持つことは可能です。この場合、ユーザーは組織内で複数のディビジョンに所属できますが、それぞれのディビジョンでライセンス料金を支払わなければなりません。

同じ請求管理者が複数のディビジョンを持つことは可能でしょうか。それとも、別の人を請求管理者に選択しなければならないのでしょうか。→ 請求管理者になるには、そのディビジョンに所属しなければなりません。そのため、複数のディビジョンの請求管理者になるには、複数のライセンスが必要になります。

:busts_in_silhouette: チーム

ディビジョン内には、非公開と承認制の 2 種類のチームを作れます。

組織のように公開チームを作ることはできません。

誰でも参加できるチームを作りたい場合は、手動で全員を招待しなければなりません。また、アクセス権によって、ポートフォリオ、プロジェクト、タスクなどの表示範囲が制限されるため、誰に何が表示されるかにも影響があります。誰もが適切なレベルのアクセス権を持てるようにするには、この一つの単純作業が必要になります。

作成したチームを削除することは可能ですが、まず管理者コンソールにアクセスしてディビジョンからチームを削除しなければなりません。ディビジョンとの関連がなくなれば、チーム設定の「高度」セクションからそのチームを削除できます。

チームは、一度に 1 つのディビジョンにしか所属できません。

「承認制チーム」の場合は、左サイドバー (組織 + ディビジョン) に表示されます。

たとえば無料プランの組織である場合を除き、チームが組織内にあるかディビジョン内にあるかは表示されません。なぜなら、無料プランの場合、プロジェクトにカスタムフィールドが表示されないからです。

チーム名の頭に絵文字をつけると、無料チームと有料チームを区別しやすくなります。このような裏技を使わなければ、そのチームのプロジェクトにアクセスして、有料機能があるかどうかを確認することになります。

:white_check_mark: タスクを割り当てる

同じ組織内の別のディビジョンの人にタスクを割り当てても、割り当てられた人は、自分のディビジョンのメンバーとしてカウントされません。これにより、追加でライセンス料金を支払うことはありません。オートコンプリートには、組織全体の社員全員が表示されます。

:rotating_light: ただし、チームやプロジェクトに他ディビジョンの人を招待した場合は、その人も追加ライセンス数としてカウントされます。

→ ディビジョン間のコラボレーションは簡単ではありません。なぜなら、追加ライセンスを支払わない限り、他のメンバーには、コラボレーションしているタスクだけが表示され、プロジェクト全体は表示されないからです。

:books: ポートフォリオ

ポートフォリオでは、他のディビジョンのプロジェクトを確認できません。その理由は、自分がそのプロジェクトのメンバーでない、または、追加のライセンス料金を支払う必要があるためです。この場合、両ディビジョンで支払わなければならないことになります。

自分が所属するディビジョン「だけ」のプロジェクトを集めたポートフォリオを作成したい場合:

そのチームまたはプロジェクトのメンバーであれば大丈夫です。ライセンス数への影響はありません。

「複数」のディビジョンのプロジェクトを集めてポートフォリオを作成する場合:

プロジェクトをポートフォリオに追加するには、プロジェクトにアクセスできなくてはいけません。しかし、ディビジョンでは、プロジェクトのメンバーでなければアクセス権はありません。他のディビジョンにある場合は、上記で説明したとおりです :point_up_2:

したがって、プロジェクトのメンバーである必要があります。つまり、両方のディビジョンに所属し、2 つのライセンス料金を支払わなければならないのです。

Jerod のアドバイス:

すべてのプロジェクトをポートフォリオに追加したら、上司を、ポートフォリオビューに表示させたいプロジェクトのすべてのチームに参加させる必要があります。

ポートフォリオに関連して、私たちは必要なプロジェクトをさまざまなポートフォリオに追加していく、多少の手作業を要するシステムを採用しています。ユーザーやその人のチームやプロジェクトでの役割によって、必要な情報が見られるように、また関係ない情報は見られないようになっています。

通常、上司にはチームへのフルアクセス権が付与されているので、ポートフォリオ内の情報をいつでも確認できます。

一般社員の場合、通常はプロジェクトごとにメンバーとして設定します。こうすることで、ナビゲーションウィンドウとポートフォリオには、その人が関わっているプロジェクトだけが表示されるようになります。

一般社員 > マネージャー > ディレクターと、下から順に見える範囲が広くなっていきます。マネージャーは通常、自分のチームのメンバーではありますが、他のチームのメンバーではありません。したがって、マネージャーは自分が担当しているチームしか確認できません。一方、ディレクターは全チームを確認できます。同じポートフォリオですべてのプロジェクトが管理されることが多いですが、ユーザーには必要なものだけが表示され、上司やその他のリーダーはすべての情報を確認できるのです。

これにより、ノイズを減らし、ユーザーにとってもポートフォリオのナビゲーションや使い勝手が改善されます。

つまり、特定のプロジェクトに属するメンバーとフルアクセス権を付与するチームメンバーを、全員分正しく設定することが重要なのです。その先は自然に進んでいくものです。

:computer: 管理者コンソール

一部の機能が使用できないことを除き、組織の場合とほぼ同じです。

  • サービスアカウントを持てないため、個人アクセストークンを使用しなければなりません。
  • ユーザーが他のユーザーを招待できる機能を、管理者は無効にできません。
  • SAML、ディビジョンへのゲスト招待、ファイル添付、ユーザープロフィールの編集などのオプションは、ご利用前に Asana セールスチームにご連絡いただかないと変更できなくなりました。これらの変更はディビジョンだけでなくドメイン名全体に影響するため、変更前に Asana との確認が必要です。

:bangbang: その他の重要なポイント

有料プランのチームを作ることも可能ですが、ディビジョンではなく、個別のチームを作る理由は何でしょうか。

ディビジョンではなく、チームを作るメリットは特にありません。

必要に応じて、ディビジョンにいくつでもチームを作成できますが、チームを「1つだけ」作成することも可能です。

ディビジョンを使用すると、管理者コンソールが利用できるようになり、ユーザー管理がしやすくなります。

ディビジョンのメンバーになるには、その組織に属するメンバーでなければならないのでしょうか。

ディビジョンのメンバーになるには、組織のメンバーでもあることが条件です。

まだ Asana を使っていなくても、ディビジョンに招待されると同時に、組織自体にも追加されます。

ディビジョンは無料プランの組織内だけで作成できるもので、有料プランの組織では作成できません。

また、チームがディビジョンに所属している場合、そのチームに特定のプランを設定することはできません。

この場合、いったんディビジョンからチームを削除し、無料プランに戻した上で、有料プランにアップグレードすることをおすすめします。

有料プランの組織では、決してディビジョンを作ることはできません。

たとえば、Premium の組織下にあるチーム「xyz」のプランを Business にしたい場合、Asana は Premium プランをチームに移動して、それをディビジョンに変換することを提案します。そして請求管理者に、Business プランを希望するチームを除く、すべてのチームをディビジョンに追加してもらい、残りのチーム (ディビジョン) に Asana が Business プランを作ります。

プロビジョンを解除できるユーザーとは

ディビジョンでは、ユーザーが他のユーザーのプロビジョンを解除できます。これは、無料プランの組織に所属している無料のチームに限ったことではありません。

組織全体に有料プランを導入した場合、組織からメンバーを削除することはできません。


その他の情報や訂正点がありましたら、ぜひコメントをお寄せください。その都度、記事を補足していく予定です。

今回の記事を書くにあたり、@Phil_Seeman@LEGGO@Bastien_Siebman@lpb、その他の皆様にご協力いただきました。 :slight_smile:

Asana ガイドはこちらのリンクから: ディビジョン • Asana 製品ガイド