L’essentiel à savoir sur les divisions Asana

Auteur de la publication : @Julien_RENAUD

Version originale (en anglais) : What I learned about divisions 😅



Espace de travail, organisation, division… Ces mots, vous les avez tous déjà entendus !

Et parmi eux, le concept de « division » a certainement soulevé quelques questions !

:loudspeaker: Pour répondre à toutes vos interrogations, voici un récapitulatif de tout ce que j’ai appris au fil du temps sur les divisions.

En guise d’introduction, permettez-moi de citer mon ami @LEGGO, qui résume en quelques mots la publication que vous allez lire : « on peut dire d’une division qu’elle regroupe plusieurs équipes au sein d’une organisation, avec quelques particularités. »

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:question: Quels avantages tirer des divisions ?

Plusieurs raisons justifient l’utilisation d’une division :

  • Permettre à une entreprise familiale de trouver sa place au sein d’un plus vaste ensemble.
  • Créer des factures distinctes.
  • Regrouper des équipes abonnées à des formules payantes différentes sur un même domaine de messagerie (seule solution possible).
    ** Une organisation gratuite classique ne peut abonner qu’une seule de ses équipes à une formule Premium ou Business. À partir de deux équipes, une division est créée.
    ** Pour intégrer des équipes aux formules différentes, une organisation payante devra passer sous formule gratuite avant de créer une division.

La création d’une division est avantageuse pour les grands groupes : à l’arrivée d’un nouvel employé, il vous suffit de lui accorder un accès illimité à l’organisation gratuite, mais pas à la division payante, pour faire de précieuses économies sur votre facture.

:question: Quels en sont les inconvénients ?

  • Collaboration difficile entre les différents groupes : de par leur structure, les divisions séparent les groupes d’utilisateurs. Il y a donc un risque que les utilisateurs ne collaborent pas ou que, tiraillés entre deux groupes, ils ne coopèrent pas assez efficacement pour rentabiliser les frais supplémentaires.
  • Gestion complexe.

:moneybag: Facturation

Gérée par un responsable dédié, la facturation des divisions est distincte de celle de l’organisation.

Une formule ne peut pas s’ajouter à une autre formule existante. Concrètement, une organisation gratuite peut donc intégrer une équipe abonnée à une formule payante sans avoir à créer de division, alors qu’une organisation payante devra obligatoirement créer une division dans ce but.

Le cas échéant, un utilisateur pourra appartenir à plusieurs divisions au sein d’une organisation, mais devra détenir une licence pour chaque place.

Est-il possible de désigner un seul et même responsable de la facturation pour plusieurs divisions ? => Pour être responsable de la facturation d’une division, vous devez en faire partie. Si vous voulez être responsable de la facturation pour plusieurs divisions, il vous faut donc plusieurs licences.

:busts_in_silhouette: Équipes

Vous pouvez créer deux types d’équipes au sein des divisions : une équipe privée ou à adhésion sur demande.

Si les organisations autorisent la création d’équipes publiques, ce n’est pas le cas des divisions.

Pour créer une équipe ouverte à tous, vous devez inviter manuellement chaque utilisateur. Prenez le temps d’accorder à chacun le bon niveau de visibilité, puisque les droits d’accès s’appliquent aux portefeuilles, aux projets, aux tâches…

Pour supprimer une équipe que vous avez créée, commencez par la retirer de la division depuis la console d’administration. Ensuite, supprimez-la en accédant à la section « Avancé » des paramètres d’équipe.

Une équipe n’appartient qu’à une seule division à la fois.

Toutes les équipes à adhésion sur demande s’affichent dans la barre latérale gauche (organisation + division).

Rien n’indique qu’une équipe appartient à l’organisation ou la division, à moins que l’organisation soit sous formule gratuite : dans ce cas, les champs personnalisés ne sont pas visibles dans les projets.

Une petite astuce : ajoutez un emoji au début du nom d’équipe pour faire la distinction entre équipes gratuites et payantes. Sinon, vous devrez accéder à chaque projet pour déterminer s’il est associé ou non à des fonctionnalités payantes.

:white_check_mark: Attribution de tâches

Vous pouvez attribuer une tâche à un utilisateur d’une autre division, tant qu’il fait partie de la même organisation que vous. Cette personne n’étant pas comptée parmi les membres de votre division, vous ne payez donc pas de licence supplémentaire. Les résultats de saisie automatique affichent tous les utilisateurs de l’organisation.

:rotating_light: En revanche, si vous invitez une personne d’une autre division dans une équipe ou un projet, alors une licence supplémentaire sera comptée.

=> La collaboration entre divisions n’est pas simple, car si vous ne payez pas de licences supplémentaires, les utilisateurs ne verront pas le projet dans son ensemble, mais seulement les tâches auxquelles ils collaborent.

:books: Portefeuilles

Les portefeuilles affichent uniquement les projets de la division à laquelle vous appartenez. Pour accéder aux projets d’une autre division, vous devez payer une licence supplémentaire (auquel cas vous serez membre de deux divisions payantes).

Pour créer un portefeuille réservé aux projets de la division à laquelle vous appartenez : il vous suffit d’être membre de l’équipe ou du projet en question. Le nombre de licences n’est aucunement affecté.

Pour créer un portefeuille regroupant les projets de plusieurs divisions :

Avant d’ajouter un projet à un portefeuille, vous devez déjà avoir accès à ce projet, en sachant qu’au sein d’une division, il faut être membre d’un projet pour y avoir accès (s’il appartient à l’autre division, référez-vous aux explications ci-dessus :point_up_2:).

Par conséquent, vous devez être membre de ces projets, et donc faire partie des deux divisions et payer deux licences.

Les conseils de Jerod :

Une fois tous les projets ajoutés à un portefeuille, le responsable doit faire partie de toutes les équipes des projets qu’il veut voir figurer dans son portefeuille.

Les projets doivent être ajoutés manuellement aux divers portefeuilles. En fonction des utilisateurs et de leur rôle dans une équipe ou un projet, ils peuvent (ou non) consulter ce qui les intéresse.

Les responsables étant le plus souvent membres d’équipe à part entière, ils sont toujours en mesure d’accéder au contenu du portefeuille.

En général, les contributeurs individuels sont uniquement ajoutés à certains projets, auxquels ils peuvent accéder depuis le volet de navigation et le portefeuille.

Plus l’utilisateur est haut placé (contributeur individuel > manager > directeur), plus sa visibilité augmente. La majorité des managers étant membres de leur équipe et non pas des autres, leur visibilité se résume donc au travail de leurs propres collaborateurs. De son côté, un directeur peut voir toutes les équipes. Souvent, ces accès sont gérés depuis un seul et même portefeuille, où ne sont présentées aux utilisateurs que les données qui les concernent, tandis que les dirigeants ont une visibilité totale.

Cette structure minimise la dispersion, facilite la navigation et optimise l’utilisation du portefeuille pour les utilisateurs.

L’essentiel est d’accorder le bon niveau de visibilité aux utilisateurs, qu’ils bénéficient d’un accès limité ou total. Le reste coule de source.

:computer: Console d’administration

Les caractéristiques sont les mêmes que pour une organisation, mais certaines fonctionnalités ne sont pas disponibles :

  • Il n’y a pas de comptes de service, seuls les jetons d’accès personnel sont autorisés.
  • L’administrateur ne peut pas désactiver la fonctionnalité permettant à un utilisateur d’en inviter un autre.
  • Certaines options ne sont désormais accessibles qu’en contactant le service commercial Asana. Citons notamment : le SAML, les invités de division, l’ajout de pièces jointes et la modification d’un profil utilisateur. En effet, ces changements ayant des répercussions sur l’ensemble du nom de domaine (et non seulement sur une division), une validation auprès d’Asana est requise avant toute modification.

:bangbang: Autres remarques importantes

Il est possible de créer des équipes payantes. Quels sont les avantages de celles-ci par rapport à une division ?

À vrai dire, il n’y a pas d’avantages notables à opter pour une équipe plutôt qu’une division.

Une division peut compter autant d’équipes que nécessaire, mais vous êtes libre de n’en avoir qu’une.

Les administrateurs de division ont accès à la console d’administration de leur division, facilitant la gestion des utilisateurs.

Pour rejoindre une division, est-il nécessaire d’être membre de l’organisation concernée ?

En effet, pour intégrer une division, vous devez être membre de son organisation.

Aussitôt invité dans une division (même si vous n’utilisez pas encore Asana), vous êtes ajouté à l’organisation en question.

Les divisions sont réservées aux organisations gratuites. Il est impossible d’en créer une dans une organisation payante.

Lorsqu’une équipe appartient à une division, vous ne pouvez pas l’abonner à une formule.

Pour contourner cette restriction, vous pouvez toujours retirer cette équipe de la division (de façon à la rendre gratuite de nouveau), puis la faire passer à une formule payante.

Si vous avez souscrit une formule payante pour votre organisation, vous ne pouvez pas y créer de division.

Admettons par exemple qu’une organisation Premium veuille faire passer une équipe à une formule Business. Asana peut lui proposer de transférer sa formule Premium à une équipe et convertir celle-ci en division. Le responsable de la facturation pourra ensuite ajouter toutes les équipes à cette même division, exception faite de l’équipe à passer à la formule Business, puis abonner cette équipe à la formule souhaitée.

Qui peut révoquer les accès des utilisateurs ?

Au sein d’une division, n’importe quel utilisateur peut révoquer l’accès d’un autre utilisateur, peu importe le nombre d’équipes gratuites que contient l’organisation gratuite.

Les utilisateurs ne sont dans l’impossibilité de retirer les membres d’une organisation que lorsque la formule payante concerne l’ensemble de cette organisation.


Une information à ajouter ? Une rectification à apporter ? N’hésitez pas à m’en faire part dans les commentaires, je compléterai ma publication au fur et à mesure.

Merci à @Phil_Seeman, @LEGGO, @Bastien_Siebman, @lpb et à tous ceux qui m’ont aidé à comprendre le fonctionnement des divisions. :slight_smile:

Lien vers le guide d’Asana : Les divisions • Guide produit Asana

Bonjour

merci pour ce détail, je suis en train d’évaluer si nous devrions passer au système de division et votre message tombe bien.

J’ai 2 questions :

qu’entendez vous dans la partie ‘console d’admin’ : Certaines options ne sont désormais accessibles qu’en contactant le service commercial Asana. Citons notamment : le SAML, les invités de division, l’ajout de pièces jointes et la modification d’un profil utilisateur
Est ce qu’on ne peut plus mettre de pièces jointes dans les tâches ? ou c’est juste la possibilité de choisir le type de pièces jointes qu’on autorise ?
Et pour les invités de la division, je ne comprends pas l’implication ?

Révocation des utilisateurs : n’importe qui peut sortir n’importe quel utilisateur dans une division ? ce n’est plus le rôle de l’administrateur ? ceci me semble vraiment un point bloquant pour moi pour passer à ce système.

C’est vraiment difficile de mesurer les conséquences du passage à ces divisions

Bonjour @Armelle_Rinuccini :wave:

Voici en image ce qui ne devient plus possible sans contacter le support :


Oui c’est cela. Seule les organisations entièrement payantes restreignent aux administrateurs seulement.

Mon article était à l’origine en anglais, et a été traduit. En le lisant certaines phrases ne sont pas très claires, voici la version anglaise si besoin : What I learned about divisions 😅?

merci @Julien_RENAUD

Je reviens sur la possibilité pour n’importe qui de fermer le compte d’une autre personne. Est ce que si ce compte a été fermé par erreur, l’administrateur peut ré-ouvrir le compte et le restaurer dans l’état exact (droit d’accès…) dans lequel il était ?

Lorsque l’on supprime un membre, un projet privé contenant les tâches qui lui ont été précédemment attribuées sera automatiquement attribué à l’administrateur qui l’a déprovisionné. Ce projet privé s’intitulera “[Utilisateur supprimé] tâches précédemment assignées”.

Si un Admin ré-ouvre le compte de l’utilisateur, toutes les tâches qui n’ont pas été réassignées sont restaurées.

En cas de problème, l’administrateur peut toujours contacter l’équipe d’assistance pour qu’elle examine la situation de plus près.