Todo lo que aprendí sobre las divisiones de Asana

Autor de la publicación: @Julien_RENAUD

Publicación original disponible en inglés: What I learned about divisions 😅



Espacios de trabajo, organizaciones, divisiones, ¡todos hemos escuchado estos términos en Asana!

Pero las “divisiones” suelen ser de las estructuras de Asana más difíciles de entender!

:loudspeaker: Es por eso que quiero compartir un resumen de todo lo que aprendí sobre este tema a lo largo del tiempo.

Para empezar, quiero citar a mi amigo @LEGGO, quien resume perfectamente el resto de la publicación: “una división es como un conjunto de equipos dentro de una organización pero con algunas excepciones”.

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:question: ¿Por qué motivos SERÍA ADECUADO usar una división?

Por varios motivos:

  • Una división permite que una empresa familiar tenga su espacio dentro de un conglomerado más grande.
  • Permite emitir facturas por separado.
  • Es la única solución para poder tener equipos con el mismo dominio de email en diferentes planes de Asana.
    ** Una organización “gratuita” estándar puede tener solamente un equipo con un plan Premium o Business. A partir del segundo equipo, se debe crear una división.
    ** Entonces una organización “de pago” estándar no puede tener equipos con planes distintos al de la organización, pero una organización “gratuita” sí puede tener divisiones con diferentes planes.

La ventaja de crear una división en organizaciones grandes es que los empleados nuevos que se unan no supondrán un costo adicional en tu factura de Asana, ya que podrán unirse a la organización gratuita, pero no a la división de pago. De este modo, las organizaciones con planes gratuitos seguirán teniendo acceso ilimitado.

:question: ¿Por qué motivos NO SERÍA ADECUADO usar una división?

  • No es la estructura adecuada para grupos de personas que necesitan colaborar juntas ya que corres el riesgo de que no colaboren de manera eficaz o de incurrir en gastos adicionales debido a la ineficiencia de trabajar en dos espacios diferentes.
  • Es difícil de gestionar.

:moneybag: Facturación

Una división tiene su propio responsable de cuenta y su propia facturación, separados de la organización.

Los planes no se pueden superponer con otros planes. Es por eso que una organización gratuita puede tener un equipo con una suscripción de pago sin necesidad de crear una división. Sin embargo, una organización con un plan de pago no puede tener un equipo con suscripción a un plan diferente. Para eso, deberá crear una división.

Si una organización tiene varias divisiones (sí, es posible tener más de una), un usuario puede pertenecer a más de una división, pero deberá pagar una licencia por separado para cada división.

¿Es posible designar un mismo responsable de cuenta para varias divisiones o debemos elegir personas diferentes? => Para ser el responsable de la cuenta de una división, el usuario debe pertenecer a la misma. Por lo tanto, si deseas designar un mismo responsable para varias divisiones, deberás pagar una licencia en cada una de ellas.

:busts_in_silhouette: Equipos

En una división puedes crear 2 tipos de equipos: privados o con membresía por solicitud.

No puedes crear un equipo público como podrías hacerlo en una organización.

Si deseas crear un equipo abierto a todos, deberás invitar manualmente a cada usuario. Esto también tiene un impacto en cuanto a los permisos de acceso de los usuarios, ya que pueden limitar el acceso a los portafolios, proyectos, tareas, etc. Por lo tanto, es importante tomarse el tiempo necesario para asegurarse de que cada usuario tenga los niveles de acceso y visibilidad correctos.

Para poder eliminar un equipo que hayas creado en una división, primero deberás eliminarlo de la división a través de la Consola del administrador. Una vez que ya no esté asociado con la división, podrás eliminarlo desde la pestaña ‘Avanzado’ en los ajustes del equipo.

Un equipo solo puede pertenecer a una división a la vez.

Todos los equipos del tipo “Membresía por solicitud” se muestran en el menú lateral izquierdo (organización + división).

No hay indicación de si un equipo pertenece a la organización o a la división, a menos que, por ejemplo, la organización sea gratuita, ya que en este caso, los proyectos no contienen campos personalizados.

Un truco útil es agregar un emoji al principio del nombre del equipo para distinguir entre equipos gratuitos y equipos de pago. De lo contrario, tendrás que acceder a un proyecto cualquiera del equipo para comprobar si tiene funciones pagas o no.

:white_check_mark: Asignación de tareas

Puedes asignar una tarea a un usuario de otra división (si esta pertenece a la misma organización), y la persona a la que se le asigne la tarea no contará como miembro de la división. Por lo tanto, no deberás pagar una licencia adicional. En el campo “Responsable” de la tarea, se mostrarán todos los usuarios de la organización en los resultados autocompletados.

:rotating_light: SIN EMBARGO, si invitas a un usuario de otra división a un equipo o proyecto de tu división, entonces sí contará para el número de licencias de ese equipo/proyecto.

=> La colaboración entre divisiones no es sencilla, porque si no pagas licencias adicionales, los demás solo verán las tareas en las que están colaborando, pero no podrán acceder al proyecto entero.

:books: Portafolios

En un portafolio no podrás visualizar proyectos de otra división, ya que tú no eres miembro de ese proyecto. Para acceder a los proyectos de otra división, deberás pagar una licencia adicional en esa división, lo que significa que deberás pagar por una misma persona en ambas divisiones.

Si quieres crear un portafolio que contenga únicamente proyectos de la división a la que perteneces, solo necesitas ser miembro del equipo o del proyecto en cuestión. Esto no impactará en el número de licencias de la división.

Si quieres crear un portafolio que contenga proyectos de “varias” divisiones:

Para agregar un proyecto a un portafolio, debes tener acceso al proyecto. Pero recuerda que para tener acceso a un proyecto de una división, tienes que ser miembro de ese proyecto (si el proyecto pertenece a otra división, ten en cuenta la explicación anterior :point_up_2:).

En resumen, debes ser miembro de todos los proyectos que quieras agregar al portafolio, lo que significa que debes estar en ambas divisiones y, en consecuencia, deberás pagar 2 licencias.

Consejos de Jerod:

Una vez que hayas agregado todos los proyectos a un portafolio, debes asegurarte de que el director pertenezca a todos los equipos de los proyectos que quiere visualizar en su vista de portafolio.

Entonces, en lo que respecta a los portafolios, tenemos un sistema (con un proceso algo manual) donde debemos agregar los proyectos necesarios a los diferentes portafolios. Cada usuario, dependiendo de su rol dentro de un equipo o proyecto, podrá (o no) ver la información que necesita.

Los directores suelen ser miembros con acceso total al equipo, por lo que siempre tienen la capacidad de visualizar toda la información contenida en el portafolio.

A los colaboradores individuales, generalmente los agregamos como miembros específicos del proyecto. De esta forma, solo pueden ver los proyectos a los que están vinculados en el panel de navegación y en el portafolio.

La visibilidad va aumentando según el rol de cada usuario (colaboradores individuales > gerentes > directores). Por lo general, los gerentes únicamente son miembros de los equipos que gestionan, no de otros equipos; por lo que solamente verán el trabajo de su equipo. En cambio, los directores pueden ver todos los equipos. Todo esto se gestiona en un único portafolio que solo muestra lo que cada usuario está autorizado a ver, mientras que los directores y otros líderes tienen visibilidad completa.

Esto reduce el caos y las interferencias, y además facilita la navegación y el uso del portafolio para los usuarios.

Lo más importante es asegurarnos de configurar los permisos de acceso correctamente, tanto para los miembros específicos de cada proyecto, como para los miembros con acceso total al equipo. El resto realmente fluye solo.

:computer: Consola del administrador

Tiene las mismas características que una organización, excepto que algunas funciones no están disponibles:

  • No es posible tener cuentas de servicio, por lo que se debe usar tokens de acceso personal.
  • El administrador no puede desactivar la función que permite que un usuario invite a otro usuario.
  • Algunas opciones, como SAML, agregar invitados a una división, adjuntar archivos, editar el perfil de un usuario, solo están disponibles poniéndote en contacto con el equipo Ventas de Asana, ya que estos cambios afectan todo el nombre de dominio y no solo a la división. Es por eso que necesitas obtener la validación de Asana antes de realizar cualquier cambio.

:bangbang: Otros aspectos importantes:

Es posible crear equipos de pago. Pero, ¿cuáles son las ventajas de crear un equipo separado en vez de una división?

A decir verdad, no hay ninguna ventaja particular en elegir un equipo en lugar de una división.

Una división puede tener tantos equipos como sea necesario, pero puedes tener “solo” un equipo si así lo deseas.

Las divisiones tienen acceso a su propia Consola del administrador, lo que facilita mucho el proceso de gestión de usuarios.

¿Puede un usuario ser miembro únicamente de una división, o también necesita ser miembro de la organización que la abarca?

Para ser miembro de la división también debes ser miembro de la organización.

Cuando se invita a una persona a una división (incluso si aún no usa Asana), también se la agregará a la organización en cuestión.

Las divisiones solo existen en las organizaciones gratuitas. No es posible tener una división en una organización de pago.

Además, si un equipo pertenece a una división, no será posible suscribir ese equipo a un plan de pago específico.

En este caso, lo único que puedes hacer es eliminar el equipo de la división (el equipo vuelve a ser gratuito) y luego actualizas el equipo a un plan de pago.

Si una organización tiene un plan de pago, no podrás crear nunca una división en esa organización.

Supongamos, por ejemplo, que una organización con un plan Premium quiere tener un equipo X con un plan Business, Asana le ofrece transferir el plan Premium a un equipo cualquiera, convertirlo en una división, pedirle al responsable de la cuenta que agregue todos los equipos a la división, excepto al equipo X que pretende suscribir al plan Business y finalmente, cambiar al equipo X a un plan Business (es decir, una división).

¿Quién tiene permisos para anular los privilegios de los usuarios?

En una división, cualquier usuario puede anular los privilegios de otro usuario. Esto no se limita a los equipos gratuitos que pertenecen a una organización gratuita.

En el único caso en que los usuarios no pueden eliminar a otros miembros de una organización es cuando toda la organización cuenta con una suscripción de pago.


Si deseas agregar información adicional sobre las divisiones o si quieres hacer alguna corrección o aclaración, no dudes en dejar tu comentario a continuación. Iré actualizando esta publicación a medida que obtenga más información.

Especial agradecimiento a @Phil_Seeman, @LEGGO, @Bastien_Siebman, @lpb y a todos los que me ayudaron a entender cómo funcionan las divisiones. :slight_smile:

Enlace a la Guía de Asana: Divisiones • Guía del producto de Asana