¿Cuando hablamos de Equipo en Asana se entiende como departamento (trabajadores) o se puede usar como un cliente donde intervienen los diferentes equipos? ¿Es mejor que el equipo en Asana sea el departamento y los proyectos Asana los clientes? Si se hace esto último, se podría ver de alguna manera todo los departamentos que intervienen en un cliente concreto con sus tareas?
Muy buena pregunta, realmente no existe una forma “correcta” de usar Asana, puedes organizar tus Equipos y Proyectos de la manera que sea más conveniente para tu empresa.
Por ejemplo, en Asana, utilizamos Equipos para cada departamento en la empresa (Mercadeo, Ventas, Operaciones, etc) y en cada Equipo se crean proyectos específicos para estos departamentos.
@ibonazkoitia y @Javi, sería muy útil si pudieran darnos su opinión sobre como utilizan Asana en sus empresas
Espero esto ayude, avísame si tienes alguna pregunta
En nuestra empresa usamos Asana a fondo y nos encontramos ante un dilema parecido al que comentas.
Nosotros hemos estructurado Asana de la siguiente forma.
Tenemos un Equipo para nuestros proyectos internos y para los proyectos a los que no es necesario dar acceso al cliente para que pueda ver/agregar tareas.
Luego, para cada cliente al que SÍ que queremos darle acceso a poder ver/editar tareas creamos un nuevo Equipo en el que incluimos a las personas de nuestra empresa que llevan el proyecto y a las personas de la empresa cliente que deben tener acceso a la información.
Por lo que cuentas quizás en vuestro caso sería interesante también que cada departamento tenga también su propio equipo creado para no generar ruido.
Como dice @Emily_Roman, no hay una buena forma o una mala forma de usar Asana y será el paso del tiempo y la experiencia propia (más las “batallitas” que te aportemos los miembros de la comunidad) las que te ayudarán a pulir el uso de la plataforma.
Buenos días Pau,
Nuestra empresa se dedica a la fabricación de alimentos, somos unos 50 usuarios asana.
Esta misma cuestión la planteé hace algún tiempo pues tenía excesivos equipos. Finalmente y escuchando opiniones, tenemos un equipo por departamento. Desde esos equipos nacen los proyectos que en muchos casos acaban incluyendo a otros miembros de la organización implicados. Quería cuidar que hubiera usuarios con excesivos proyectos a la vista y que se sintieran demasiado notificados y perdidos.
Ahora, por ejemplo, el Dpto de mantenimiento tiene sus cosas que casi nadie ve pues a casi nadie importa y desde otros dptos invitamos al responsable de mantenimiento cuando algo le atañe.
Los Dptos mas “productivos” en Asana son I+D e informática. Cada nuevo desarrollo (“receta”) es un proyecto donde van incorporándose otros miembros de la organización, marketing, producción, dirección, calidad, compras, pero solo los necesarios. Los asuntos informáticos, desarrollos, implantaciones, incidencias también nacen en informática y van incorporando implicados según el caso.
Seguimos trabajando en la implantación evitando que los usuarios se manden emails, whatsapp o skype y pensamos que tenemos margen para mejorar las cosas, pero seguimos en la tarea.
Saludos
Me parece muy interesante vuestra forma de plantearlo pero en mi caso hay un detalle que nadie ha planteado. En la organización de mi empresa tenemos 6 departamentos (a priori los quiero crear como equipos). Sin embargo, a diferencia de lo que veo planteado en todos los los ejemplos y casos, toda la empresa trabaja con el mismo proyecto. Simplemente va pasando de un departamento a otro conforme avanza.
A mi me gustaría crear equipos por departamentos y después crear un proyecto común a todos los equipos. Después a la hora de crear tareas, asignar personas concretas de cada equipo. Sería esto posible? Estamos intentando instaurar Asana en la empresa pero no poder hacer esto me dificulta bastante.
Hola @Federico_González-Vi, gracias por contactarnos En este caso, si tienes una Organización, puedes crear un Equipo por Departamento. Luego puedes crear un proyecto público y asignar tareas a cada miembro de la Organización, no importa si los usuarios son miembros de diferentes equipos, todos pueden colaborar en el proyecto. Puedes conseguir más información en los enlaces abajo:
Disculpa que te moleste, pero te veo curtido en Asana. En el caso en que invitáis a los clientes a vuestros proyectos, ¿ellos pueden ver los emails de vuestros trabajadores, y viceversa, o habéis encontrado el modo de ocultarlos?
Pues la verdad es que es un tema que no me había preguntado nunca. Per nuestra parte no tenemos inconveniente en que haya comunicación fluida y transparente entre las personas del equipo y el cliente por lo que no habíamos pensado en ocultar datos en ningún caso.
Qué pena! Efectivamente depende de las necesidades del equipo. En el mío solemos trabajar con freelancers externos y es primordial, pero parece que Asana no contempla esa posibilidad tan elemental.
Para este supuesto yo lo que haría es comprar un dominio adicional y crear direcciones “máscara” para todos aquellos usuarios (freelances o clientes) que tenga que invitar a Asana.
De modo que las direcciones realmente quedan ocultas y tu puedes activar o desactivar las comunicaciones entre los usuarios de Asana según te interese.
Permite que abuse un poco más de tu inestimable ayuda entonces, por favor: algo así había pensado, lo único malo es que con ese sistema, por ejemplo, ellos no tendrían acceso al interior de “sus” cuentas de email, ¿verdad? Y entonces no podrían cambiar sus contraseñas, por ejemplo, o incluso no podrían recibir notificaciones de Asana, si se hacen cambios en tareas y tal. Se podría activar un reenvío desde esas direcciones máscara a las suyas propias, así los usuario no verían sus direcciones reales, es cierto, pero si les diera por escribir un email a esas direcciones máscara, finalmente el email les sería reenviado a sus direcciones reales (y podrían acabar intercambiándose la información que fuese, como sus propias direcciones), ¿es correcto, o tú tienes un pensamiento más elaborado que el mío?
Una opción es filtrar que solo lleguen al buzón final mensajes con ciertas condiciones, por ejemplo que venga de una dirección @asana.com con ello te aseguras que las notificaciones de Asana le llegan pero no otro tipo de mensajes.
Mil gracias David! Gran idea. Parece que mi hosting no permite un filtro de reenvío, pero al menos gmail sí, así que al menos puedo crear cuentas “pantalla” en gmail para hacer justo lo que me sugieres.
PD para Asana (@Emily_Roman ): que no se interprete este “parche” como que ya no es necesario que añadáis una cosa tan básica y elemental como poder ocultar las cuentas de email, incluso si los colaboradores son de tu misma organización o incluso de tu familia.
Hi. Trying to use for Mktg Agency: several clientes, multiple projects (sometimes few tasks each). Trying to use Gantt view, but looks like there is a long screen with only few dependencies. Is worth to use Asana. Can you share similar experiencie (multiple projects, los list, don’t want to see Calendar view, but the status of implementation for each client)
Gracias !!!
En este caso, si tienes una Organización, puedes crear un Equipo por Departamento. Luego puedes crear un proyecto público y asignar tareas a cada miembro de la Organización, no importa si los usuarios son miembros de diferentes equipos, todos pueden colaborar en el proyecto. Puedes conseguir más información en los enlaces abajo: