Organización Equipo y Proyectos

Buenas tardes a todos,

Quería haceros una consulta para saber vuestra opinión sobre el siguiente caso:

Estoy trabajando en una agencia de marketing online donde tenemos 5 departamentos y 20 clientes con servicios diferentes.

Mi pregunta es sobre la jerarquía de la organización (Equipos/Tareas/…) de la empresa en Asana.

En Asana tenemos las siguientes categorías de organización:
-Equipos
-Proyectos
-Tareas
-Subtareas

¿Como organizaríais la empresa con la tipología de Asana?

Actualmente lo hacemos de esta manera pero no se si es lo más adecuado:

-Equipos = CLIENTE
-Proyectos = Departamentos
-Tareas = Tareas
-Subtareas = Tareas

¿Cuando hablamos de Equipo en Asana se entiende como departamento (trabajadores) o se puede usar como un cliente donde intervienen los diferentes equipos? ¿Es mejor que el equipo en Asana sea el departamento y los proyectos Asana los clientes? Si se hace esto último, se podría ver de alguna manera todo los departamentos que intervienen en un cliente concreto con sus tareas?

Gracias de antemano,

Saludos

Pau Soberats

¡Hola @pau! Bienvenido al Foro :wave::grinning:

Muy buena pregunta, realmente no existe una forma “correcta” de usar Asana, puedes organizar tus Equipos y Proyectos de la manera que sea más conveniente para tu empresa.

Por ejemplo, en Asana, utilizamos Equipos para cada departamento en la empresa (Mercadeo, Ventas, Operaciones, etc) y en cada Equipo se crean proyectos específicos para estos departamentos.

@ibonazkoitia y @Javi, sería muy útil si pudieran darnos su opinión sobre como utilizan Asana en sus empresas :raised_hands:

Espero esto ayude, avísame si tienes alguna pregunta :sparkles:

Saludos

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Hola @pau

En nuestra empresa usamos Asana a fondo y nos encontramos ante un dilema parecido al que comentas.

Nosotros hemos estructurado Asana de la siguiente forma.

Tenemos un Equipo para nuestros proyectos internos y para los proyectos a los que no es necesario dar acceso al cliente para que pueda ver/agregar tareas.

Luego, para cada cliente al que SÍ que queremos darle acceso a poder ver/editar tareas creamos un nuevo Equipo en el que incluimos a las personas de nuestra empresa que llevan el proyecto y a las personas de la empresa cliente que deben tener acceso a la información.

Por lo que cuentas quizás en vuestro caso sería interesante también que cada departamento tenga también su propio equipo creado para no generar ruido.

Como dice @Emily_Roman, no hay una buena forma o una mala forma de usar Asana y será el paso del tiempo y la experiencia propia (más las “batallitas” que te aportemos los miembros de la comunidad) las que te ayudarán a pulir el uso de la plataforma.

Saludos!

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Buenos días Pau,
Nuestra empresa se dedica a la fabricación de alimentos, somos unos 50 usuarios asana.
Esta misma cuestión la planteé hace algún tiempo pues tenía excesivos equipos. Finalmente y escuchando opiniones, tenemos un equipo por departamento. Desde esos equipos nacen los proyectos que en muchos casos acaban incluyendo a otros miembros de la organización implicados. Quería cuidar que hubiera usuarios con excesivos proyectos a la vista y que se sintieran demasiado notificados y perdidos.
Ahora, por ejemplo, el Dpto de mantenimiento tiene sus cosas que casi nadie ve pues a casi nadie importa y desde otros dptos invitamos al responsable de mantenimiento cuando algo le atañe.
Los Dptos mas “productivos” en Asana son I+D e informática. Cada nuevo desarrollo (“receta”) es un proyecto donde van incorporándose otros miembros de la organización, marketing, producción, dirección, calidad, compras, pero solo los necesarios. Los asuntos informáticos, desarrollos, implantaciones, incidencias también nacen en informática y van incorporando implicados según el caso.
Seguimos trabajando en la implantación evitando que los usuarios se manden emails, whatsapp o skype y pensamos que tenemos margen para mejorar las cosas, pero seguimos en la tarea.
Saludos

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