Proyectos Asana: tareas.

Buenas tardes,
Tenemos una consulta sobre organización en ASANA. Le expongo nuestro caso y nuestra idea a la hora de organizar nuestros “proyectos”.

Nuestra empresa se dedica a temas de Herencias, Divorcios/Separaciones, Compraventas/Donaciones, y demás tareas jurídicas.
Nuestra idea es, crear proyectos, dentro de esos proyectos, plantillas y después crear tareas en base a esas plantillas. Le pongo un ejemplo:

Hemos creado cuatro plantillas dentro del proyecto “Herencias” (tipo 1, tipo 2, tipo 3 y tipo 4). Cada plantilla tiene X tareas (35, 40, 45 o 50). Cada tarea se ha asignado a una persona del equipo en las plantillas. Por tanto, entra una herencia al despacho: creamos una tarea, elegimos el tipo (1, 2, 3 o 4) y se generan x tareas a cada persona del equipo.

El problema viene cuando tenemos 50 proyectos (herencias en este caso) a la vez, que en el tablero de tareas de cada persona del equipo hay mil tareas pendientes. La pregunta sería, cómo organizar esas tareas para que fuera visualmente práctico. Porque ahora no tienen un orden.

Gracias,

Hola @David_Jiménez_Hontan, gracias por contactarnos :wave:t4:

En Asana recomendamos ordenar tu Organización de la siguiente manera:

Dentro de la Organización, puedes crear Equipos. Uno de los equipos puede ser en tu caso, “Herencias” y dentro de este equipo se crearán todos los proyectos relacionados a herencias. Cada proyecto puede estar asociado a un cliente específico y así mantienes en orden las tareas. Una vez que asignas las tareas a tus colegas, ellos tendrán más claridad ya que podrán ver a que cliente está asociada cada tarea.

Además, una vez que asignes las tareas y añadas la fecha de entrega, cada empleado tendrá visibiliidad de si trabajo en su lista Mis tareas.

Si alguna persona de tu Equipo debe tener una visión completa de todas las Herencias y clientes, puedes crear un Portafolio y así dar seguimiento al progreso en un solo lugar: Cómo comenzar a usar la función Portafolios de Asana | Guía del producto • Asana

Espero que esto ayude, avísame si puedo ayudarte con algo más.

@chilosada te agrego por aquí por si tienes alguna otra idea que compartir con David :slight_smile:

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Hola @David_Jiménez_Hontan, mucho gusto!

Pienso que lo que dice @Emily_Roman es excelente para gestionar tus proyectos. Dividir cada proceso “Herencias, Divorcios/Separaciones, Compraventas/Donaciones” en equipos y dentro de cada equipo un proyecto representando a cada cliente/caso.

En la parte de los tableros e indicadores yo haría lo siguiente:
Crearía un panel por cada equipo “Herencias, Divorcios/Separaciones, Compraventas/Donaciones” y tendría ahí tareas pendientes por responsable, estatus de tareas por proyecto, etc.

Ojalá y te quede un poco más claro. Avísame si puedo ayudarte con algo adicional.

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Muchas gracias por vuestra respuesta e interés.

El problema es que se nos acumulan muchas tareas (dentro de cada proyecto) y de cara a que cada miembro del equipo se organice, no tenemos una fecha para cada tarea.

Imaginemos. Una herencia se compone de 10 pasos. De los cuales, 3 realiza una persona, 4 otra y el resto una persona diferente. Si esas tareas no hay fechas, cuando tengamos 30 herencias, no sabrán cómo organizarse de manera cronológica.

Es posible poner fechas (quizá de manera automática) a cada tarea asignada a una persona dentro de un proyecto?

Gracias de nuevo
David

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