O que aprendi sobre as divisões e assinaturas da Asana

Autor da publicação: @Julien_RENAUD

Versão original em inglês: What I learned about divisions 😅



“Espaço de trabalho, organização e divisão”, todos nós já conhecemos esses termos.

Mas não é tão fácil entender o conceito de “divisão”.

:loudspeaker: Por isso, decidi publicar um resumo com tudo o que aprendi sobre esse assunto ao longo do tempo.

Como introdução, citarei a definição do meu amigo @LEGGO para servir como síntese e prefácio do restante da publicação: “a divisão é um conjunto de equipes em uma organização, mas com algumas exceções”.

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:question: Por que usar divisões?

Por muitos motivos:

  • Divisões são um bom meio para empresas familiares existirem dentro de conglomerados maiores.
  • Necessidade de separar o faturamento.
  • É a única forma de haver equipes com diferentes planos pagos compartilhando um mesmo domínio de e-mail.
    ** Uma organização padrão com plano gratuito tem direito a somente uma equipe Premium ou Business. A partir de duas equipes, é criada uma divisão.
    ** Uma organização padrão com plano pago não pode ter equipes com outros tipos de planos pagos, a menos que volte a usar um plano gratuito e crie divisões com planos pagos.

A vantagem de criar uma divisão em grupos grandes é evitar que o faturamento aumente a cada novo funcionário registrado. Os novos usuários terão acesso à organização gratuita, mas não à divisão paga. Assim, a organização gratuita permanecerá com acesso ilimitado.

:question: Por que não usar divisões?

  • Quando os grupos precisam colaborar entre si, pois a estrutura das divisões separa essas pessoas. Desse modo, ou não haverá cooperação entre elas, ou você pagará por uma operação ineficiente em dois lugares distintos.
  • A gestão fica um pouco mais difícil.

:moneybag: Faturamento

A divisão possui um responsável e um processo de faturamento diferentes da organização como um todo.

Não pode haver um plano dentro de outro. Logo, uma organização gratuita pode ter uma equipe com plano pago sem criar uma divisão, mas organizações pagas precisam de uma divisão para ter equipes com assinatura paga distinta da do plano da organização.

Se houver várias divisões na organização (sim, é permitido ter mais de uma), usuários que pertencem a mais de uma divisão terão de pagar uma licença separada para cada uma delas.

É possível designar um mesmo responsável pelo faturamento de várias divisões, ou precisamos escolher pessoas diferentes? => Para se tornar responsável pelo faturamento de uma divisão, é necessário pertencer a ela. Portanto, quem deseja ser o responsável pelo faturamento de múltiplas divisões tem de possuir uma licença para cada divisão.

:busts_in_silhouette: Equipes

Na divisão, vocês podem criar dois tipos de equipe: privadas ou com participação por solicitação.

Ao contrário das organizações, as divisões não permitem criar equipes públicas.

Caso queiram criar uma equipe aberta a todos, será necessário convidar manualmente cada um dos integrantes. Isso também afeta o acesso a informações, já que os portfólios, projetos, tarefas, etc. ficarão disponíveis somente para quem está na equipe. Sendo assim, vocês terão de verificar se todos estão com o nível de acesso correto.

É possível excluir uma equipe criada, mas primeiro será preciso removê-la da divisão no Painel do administrador. Isso feito, basta acessar a seção “Avançadas” nas Configurações da equipe para excluí-la.

Cada equipe pode pertencer somente a uma divisão por vez.

As equipes configuradas com a opção “Participação por solicitação” aparecem na barra no lado esquerdo (organização + divisão).

Não há sinais para indicar se uma equipe está em uma organização ou uma divisão, a menos que a organização seja gratuita, pois neste caso os projetos não terão campos personalizados.

Como truque, vocês podem inserir um emoji no início do nome da equipe para marcá-la como gratuita ou paga. Do contrário, será preciso acessar um projeto da equipe para conferir se há funcionalidades pagas disponíveis.

:white_check_mark: Atribuição de tarefas

Pode-se atribuir tarefas para pessoas de outra divisão — mas na mesma organização — sem que estas contem como membros da sua divisão, de modo a evitar a cobrança de licenças extras. O preenchimento automático exibirá os integrantes da organização inteira.

:rotating_light: Porém, se você convidar alguém de outra divisão para um projeto ou equipe, a pessoa contará como uma licença adicional.

=> Não é fácil coordenar a colaboração entre divisões. Se vocês não pagarem licenças extras, as pessoas verão somente as tarefas em que estão colaborando e não terão acesso ao projeto completo.

:books: Portfólios

Os portfólios não exibem os projetos de outras divisões, a menos que o usuário seja também membro desses projetos. Portanto, para visualizá-los, será necessário pagar mais uma licença para a mesma pessoa participar das duas divisões.

Se vocês desejam criar um portfólio somente com projetos da sua divisão, basta que sejam membros das equipes ou dos projetos pertinentes. Isso não afetará a quantidade de licenças.

Por outro lado, se vocês querem criar um portfólio com projetos de várias divisões, lembrem-se de que é preciso poder ver um projeto para adicioná-lo a um portfólio. Projetos de outras divisões não estarão visíveis, conforme explicado acima :point_up_2:.

Logo, vocês precisarão ser membros dos projetos de ambas as divisões e, para isso, pagarão duas licenças.

Dicas do Jerod:

Depois de adicionar os projetos ao portfólio, o líder precisará ser membro de todas as equipes cujos projetos ele deseja incluir na visualização de portfólio.

No sistema atual de Portfólios, precisamos adicionar manualmente todos os projetos necessários para compor os nossos portfólios. Dependendo do usuário e da sua função na equipe ou projeto, ele verá algumas coisas, mas talvez não tudo o que necessite.

Os líderes costumam ser membros plenos, então sempre poderão ver o que está no portfólio.

Já colaboradores individuais normalmente participam de projetos específicos. Assim, o painel de navegação e o portfólio exibirão somente os projetos aos quais estes colaboradores têm acesso.

A visibilidade aumentará conforme o nível hierárquico, partindo de funcionários, passando por gerentes, até chegar aos diretores. Na maioria das vezes, os gerentes serão membros das equipes sob a sua gerência, mas não participarão de outras. Os diretores, por sua vez, verão todas as equipes. Muitas vezes, todos esses projetos são conduzidos em um único portfólio, que exibe apenas o que o usuário está autorizado a ver. O diretor e outros líderes têm completa visibilidade.

Isso reduz as confusões e facilita a navegação e o uso do portfólio.

O maior trabalho, enfim, é verificar se os membros específicos de projetos e os membros plenos foram definidos corretamente. A Asana cuida do resto.

:computer: Painel do administrador

Funciona de maneira semelhante ao de uma organização, com algumas exceções:

  • Contas de serviço não estão disponíveis. É necessário usar tokens de acesso pessoal.
  • Os administradores não podem impedir que usuários convidem outros usuários.
  • Não é possível usar SAML, chamar convidados à divisão, anexar arquivos e editar perfis de usuários sem antes falar com a equipe de vendas da Asana. Como estas alterações impactam no âmbito do nome do domínio como um todo (e não só da divisão), a Asana precisa confirmá-las.

:bangbang: Outros pontos importantes

Já que é possível criar equipes pagas, existe algum motivo para preferir ter uma equipe separada, mas não uma divisão?

De fato, não vejo uma boa explicação para escolher uma equipe em vez de uma divisão.

Cada divisão pode conter tantas equipes quantas forem necessárias, inclusive apenas uma, se vocês quiserem.

As divisões têm acesso ao seu próprio Painel do administrador, que facilita bastante a gestão dos usuários.

O membro pode participar apenas da divisão ou ele precisa estar também na organização hierarquicamente superior?

Para ser membro de uma divisão, é necessário ser membro da organização à qual a divisão pertence.

Quando uma pessoa é convidada a uma divisão, ela também é adicionada à organização, mesmo que ainda não utilize a Asana.

As divisões estão disponíveis somente para organizações gratuitas. Não é possível criá-las em organizações pagas.

Além disso, vocês não poderão assinar um plano específico para uma equipe que já pertence a uma divisão.

Neste caso, a única opção é remover a equipe da divisão. A equipe voltará a ser gratuita e você poderá fazer o upgrade para um plano pago.

Se a sua organização tem um plano pago, não há formas de criar divisões nela.

Considerem este exemplo: caso uma organização Premium deseje ter equipes Business, a Asana oferecerá transferir o plano Premium para alguma equipe e convertê-la em divisão, e solicitará que o responsável pelo faturamento adicione todas as equipes à nova divisão, com exceção daquelas que se tornarão Business. As equipes que não forem incluídas na divisão Premium poderão receber um plano Business por meio de uma nova divisão.

Quem está autorizado a remover usuários?

Em uma divisão, usuários podem remover outros usuários. Isso não se limita às equipes gratuitas que estão na organização com plano grátis.

O único caso em que membros não podem remover outros membros da organização é quando o plano pago está implementado na organização como um todo.


Se vocês quiserem acrescentar informações ou trazer correções, fiquem à vontade para comentar. Vou complementar a publicação com as suas contribuições.

Obrigado, @Phil_Seeman, @LEGGO, @Bastien_Siebman, @lpb e outros colegas, por me ajudarem a entender melhor o funcionamento das divisões. :slight_smile:

Deixo aqui um link para este assunto no Guia Asana: Divisões • Guia do produto Asana.