きちんと戸締りをする方法 (具体的には、会社のメールドメインを持つメンバーのうち、Asana 組織にアクセスできるメンバーと、できないメンバーを管理する方法)

投稿者: @Phil_Seeman

元の英語での投稿はこちら: How to Bar the Door (or, How to keep everyone with your company email domain from joining your Asana Organization)



Asana ユーザーの多くは、Asana を、ワークスペースではなく、組織としてセットアップしています。それも、ちゃんとした理由があってのことで、ワークスペースよりも、組織を使うことにたくさんのメリットがあるんです。

Asana 組織には、組織のメールドメインに基づいたメールアドレスを持つユーザーなら、何らかの承認を求めたり、取得したりしなくても、その組織に加わることができるという特性があります。

これは、利便性やオンボーディングの容易さにおいてはいいことであるとも言えますが、気を付けておきたいのは有料サブスクリプションの組織の場合、組織に加わるユーザーはライセンスのスロットを使用するため、料金を発生させるユーザーになってしまうという点です。その場合、組織の管理者は、社内のメンバー (つまり会社のドメインを使ったメールアドレスを持つメンバー) のうち、Asana インスタンスに加わることができるメンバーと、できないメンバーを管理したいと思うのではないでしょうか。

一般的には、「それはできません。メールドメインを持つユーザーなら、誰でも加われます!」という回答がよく見られます。しかし、@Julien_RENAUD と私は新規ユーザーを管理する方法として使えるテクニックがあることを最近知りました。

その仕組みを紹介します。

まず、Asana 組織を無料の組織、つまり有料の Asana プランを使っていない組織としてセットアップします。

そして、その無料の組織の中に、ディビジョンをセットアップするのですが、そのディビジョンは好きなレベルの有料サブスクリプションにします (Premium、Business、または Enterprise)。ディビジョンは、Asana セールス部門のメンバーにセットアップしてもらう必要がありますので、注意してください。ユーザーが勝手にできることではありません。

ここでポイントとなるのが、ディビジョンの性質により、新規ユーザーは招待を受けずにディビジョンに加わることができないということです。ディビジョン内のチームには、実際にそのチームへの招待を受けたユーザーだけが加われるようになっています。メールドメインに基づいて自動的に加わるということはありません。

これで、考えられるすべての問題を完全に取り除けるわけではありません。ディビジョン内のチームメンバーが、そのチームに誰かを招待することにより、そのディビジョンに割り当てられているライセンス数をオーバーしてしまうことも考えられます。しかし有料の組織よりは、とても管理しやすい状況と言えるでしょう。

このテクニックが文書化されているのはまだ見たことがありませんが、Asana のセールス担当者に依頼すればセットアップしてくれると思います。

ディビジョンについては、こちらのAsana ガイドでお読みいただけます。ディビジョンのすべてを知りたいという方は、こちらから情報満載のフォーラム記事をお読みいただけます。

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@Nao_Kumazaki
ご存じでしたら教えてください。
違う有料プランが設定された違うディビジョンのメンバーを、違う有料プランで違うディビジョンのチームに紐付けられたプロジェクトのタスクに担当者やコラボレーターとして割り付けてしまったら、両方のライセンスが科されてしまうのでしょうか?

記憶では、
ディビジョン毎の契約との関係から、
メンバーは、異なるディビジョンに属すると、別々のメンバーとして、各々のデビジョン内で
ライセンス料が発生すると聞きました。
簡単に言うと、別々の会社に所属して、各々でasanaを使うには、別々の契約となるのと同じかと。

@Tetsuo_Kawakami さん、@Ka_Nishiyama さん、コメントありがとうございます :blush:

@Ka_Nishiyama さんがおしゃっている通り、異なるプランが設定された2つのディビジョンに所属するメンバーは、それぞれでライセンス料が発生します。

一方で、Aディビジョンに属するメンバーが、Bディビジョン内のタスクの担当者やコラボレーターとして割り当てられた場合は(そのプロジェクトには属していない状態)、課金対象とならず費用が発生しません。

費用が発生するタイミングは、別のディビジョンに紐づく「プロジェクト」に属したときです。プロジェクトに属さず、タスクの担当者やコラボレーターとして紐づく場合は、費用の発生はありませんので、念の為お知らせいたします :balloon:

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@Nao_Kumazaki さん、回答ありがとうございます。
@Tetsuo_Kawakami さんの質問には、@Nao_Kumazaki さんの回答の方が合ってる様ですね。
そもそも、ディビジョンに属さずに、タスクに紐づく場合って、どういう場合なのでしょうか?
ディビジョンに属してない場合、チームにも属さず、プロジェクトにも属さないということになりますか。
その場合、タスクの担当やコラボレーターにアサインされた場合、そのタスクのみの状況が見えるということでしょうか??

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@Ka_Nishiyama さん、お返事ありがとうございます :wave:

ディビジョンに属さず、タスクに紐づく場合は様々なケースが存在すると思います。
例えば、人事チームが採用に関するプロジェクトを作った場合、面接担当者はタスクの担当者としてアサインされ、プロジェクトには属さない場合です。そうすることで、面接担当者に面接に関する情報を届けたいが、面接プロセスの全体像の共有は避けたい場合などに使えます。

他にもイベント運営で、プロセス全体はお見せする必要はないが、タスクの一部(例えばQ&A対応)だけをアサインするといったケースです。上の内容はあくまでも例ですので、他にもこういった使い方が考えられる :bulb:という方はぜひお知らせください :cactus:

ディビジョンに属してない場合、チームにも属さず、プロジェクトにも属さないということになりますか。
その場合、タスクの担当やコラボレーターにアサインされた場合、そのタスクのみの状況が見えるということでしょうか??

はい、ご認識の通り、ディビジョンやチーム、プロジェクトに属さずタスク担当やコラボレーターになった場合は、そのタスクの情報のみにアクセスすることができます。プロジェクトの全体像や同じプロジェクトに紐づく他のタスクを確認することはできません。

回答になっていますでしょうか?ご確認ください :blush:

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@Nao_Kumazaki さん、丁寧なご回答ありがとうございます。
用途としては、理解しました。(現実解として、イベント運営とか、使えそうですね)
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当方、ドメイン(会社)内に、デビジョン(組織)を設定して、運用中です。
ディビジョン内は有料ユーザー、ドメイン内は無料ユーザー(全員が登録ではない)、としてますが
何か使えそうな気がしてます。少し検討してみます。

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