組織からユーザーを削除 (プロビジョンを解除) する方法と、事前に行うこと

投稿者: @lpb

元の英語での投稿はこちら: Remove (Deprovision) a User from an Organization, and what to do beforehand


ユーザーを組織から削除する前に、アイテムへのアクセスを失わないよう、いくつか対策を講じることをおすすめします。これを復元するには Asana のサポートが必要になる場合があります。

この情報を 1 つの場所で見つけることができなかったのと、たまにしか必要がないのに覚えておくのは難しいので、参考資料としてこれを作成することにしました。

ユーザーを削除する前に、大切なアイテムにこれらの対策を実施しましょう。

  • メモ: 以下のステップは、削除するユーザーの認証情報でログインすると、簡単に行えます。一般的に管理者コンソールや高度な検索を使用するよりもわかりやすいはずです。

  • ユーザーのマイタスクで、割り当て解除を望まないタスクをすべて再割り当てします。一般的には削除時にこれらのプロジェクトが作成されますが、事前に対応しておくと安全ですし、作業をスムーズに進められます

  • ユーザーが非公開プロジェクトの唯一のメンバーである場合、または他の全員がコメント限定のアクセス権を持つ場合、既存のユーザーを編集権限を持つメンバーとして各プロジェクトに追加します

  • ユーザーが非公開チームの唯一のメンバーである場合、既存のユーザーをチームメンバーとして追加します

  • 「自分だけがこのルールを編集できるようにする」にチェックを入れて作成したルールがある場合は、チェックを外すか、他のユーザーをルール作成者に指定してルールを作り直します

  • メモ: 特定のユーザーによって作成されたルールを自動的に検索する方法はありません

  • メモ: 他のメンバーも編集できるルールの作成者のプロビジョンを解除すると、プロジェクトオーナーがルールオーナーになります

  • ユーザーが作成したポートフォリオが非公開の場合は、既存のユーザーを追加するか、公開にします

  • ユーザーが作成した目標が非公開の場合、既存のユーザーを追加するか、公開します

  • ユーザーが作成したプロジェクト横断レポートのダッシュボードが他のユーザーによって使用されている場合、そのダッシュボードを複製します

上記を除き、その人が作成したタスク、プロジェクト、チーム、メッセージ、ファイル、コメント (名前は残りますがクリックできず、プロフィール画像は表示されません)、ポートフォリオ、目標はそのまま残ります

上記の処置を終えたら、次の手順で実際に組織からユーザーを削除 (プロビジョン解除) してください

削除されたユーザーに割り当てられていたタスクが含まれる非公開プロジェクトについては、以下のページから「プロビジョンを解除されたメンバーのタスクは?」をお読みください。

皆さんの参考になれば幸いです。

Larry

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皆さん、こんにちは :wave: プロビジョンについて今日重要なことを学んだので、追加します。

管理者コンソールからユーザーが削除(プロビジョン解除)された時、そのユーザーに割り当てられていた全てのタスクが一つのプロジェクトに集められ、組織管理者に割り当てられます。

ここで重要な点が一つあります :bulb:

  • もしこのプロジェクトが特権管理者に割り当てられた場合、特権管理者はプロジェクト内の全てのタスクに自動的にアクセスできるようになります。
  • もしこのプロジェクトが(通常の)管理者に割り当てられた場合、管理者には、元々アクセス権を持っているタスクのみ表示されます。