Erstellt von: @lpb
Die Originalversion des Beitrags auf Englisch ist unter folgendem Link verfügbar: Remove (Deprovision) a User from an Organization, and what to do beforehand
Bevor Sie einen Nutzer aus dem Unternehmen entfernen, sollten Sie einige Vorkehrungen treffen, die verhindern, dass der Zugriff auf bestimmte Elemente verloren geht (was die Wiederherstellung durch den Asana-Support erfordern könnte).
Diese Angaben konnte ich nirgendwo in aufbereiteter Form finden. Da es schwer ist, sich an die einzelnen Schritte zu erinnern, wenn man diesen Vorgang nur gelegentlich anwendet, habe ich beschlossen, diesen Beitrag zu erstellen.
Bevor Sie den Nutzer entfernen, sollten Sie für alle Elemente, die Sie behalten möchten, folgende Schritte durchlaufen:
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Hinweis: Am einfachsten funktioniert der Vorgang, wenn Sie sich mit den Anmeldedaten des zu entfernenden Nutzers anmelden. Diese Methode ist in der Regel einfacher als die Verwendung der Admin-Konsole und der erweiterten Suche.
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Gehen Sie zu den „Meine Aufgaben“ des Nutzers. Weisen Sie alle Aufgaben neu zu, die nicht als „Nicht zugewiesen“ erscheinen sollen (in der Regel wird beim Entfernen eines Nutzers ein Projekt mit dessen Aufgaben erstellt, allerdings ist es sicherer und übersichtlicher, diese bereits im Vorfeld neu zuzuweisen).
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Wenn der Nutzer das einzige Mitglied eines privaten Projekts ist oder alle anderen Nutzer nur Kommentarzugriff haben, fügen Sie einen bestehenden Nutzer als Mitglied mit Bearbeitungszugriff zu jedem dieser Projekte hinzu.
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Ist der Nutzer das einzige Mitglied eines nicht sichtbaren Teams, fügen Sie einen bestehenden Nutzer als Teammitglied hinzu.
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Wenn der Nutzer Regeln erstellt hat, bei denen „Nur Sie können diese Regel bearbeiten“ aktiviert ist, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen. Alternativ können Sie die Regel mit einem anderen Nutzer als Ersteller der Regel neu anlegen.
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Hinweis: Das Auffinden von Regeln, die von einem bestimmten Nutzer erstellt wurden, ist nicht automatisch möglich.
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Hinweis: Wenn Sie dem Ersteller einer Regel, die von anderen Mitgliedern bearbeitet werden kann, entfernen, wird die projektverantwortliche Person zur für die Regel verantwortliche Person.
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Hat der Nutzer private Portfolios erstellt, fügen Sie einen bestehenden Nutzer hinzu. Alternativ können Sie diese Portfolios sichtbar machen.
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Hat der Nutzer private Ziele erstellt, fügen Sie einen bestehenden Nutzer hinzu. Alternativ können Sie diese Ziele sichtbar machen.
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Hat der Nutzer Dashboards für unternehmensweite Berichte erstellt, die von anderen genutzt werden, duplizieren Sie diese.
Mit Ausnahme der oben genannten Punkte bleiben Aufgaben, Projekte, Teams, Nachrichten, Dateien, Kommentare (der Name bleibt erhalten, lässt sich jedoch nicht anklicken und es erscheint kein Profilbild), Portfolios und Ziele, die die Person erstellt hat, erhalten.
Nach Ausführung der oben genannten Schritte gehen Sie wie folgt vor, um den Nutzer tatsächlich aus dem Unternehmen zu entfernen (Deprovisionierung):
Unter folgendem Link finden Sie den Abschnitt „Was passiert mit den Aufgaben eines entfernten Mitglieds?“. Dort finden Sie weitere Informationen über die automatische Erstellung eines privaten Projekts, das mit den Aufgaben gefüllt wird, die zuvor der entfernten Person zugewiesenen waren:
Viele Grüße
Larry