Erstellt von: @Phil_Seeman
Die Originalversion des Beitrags auf Englisch ist unter folgendem Link verfügbar: How to Bar the Door (or, How to keep everyone with your company email domain from joining your Asana Organization)
Der Großteil der Nutzer richtet Asana als Unternehmen, nicht als Arbeitsbereich ein, und das oft aus gutem Grund – ein Unternehmen kann in vielerlei Hinsicht praktischer sein.
Ein Merkmal von Unternehmen ist, dass jede Person mit der E-Mail-Domain des Unternehmens diesem ohne vorherige Genehmigung beitreten kann.
Manchmal kann das eine gute Sache sein, weil es bequem ist und das Hinzufügen neuer Nutzer erleichtert. Sie müssen sich jedoch darüber im Klaren sein, dass in einem Unternehmen mit kostenpflichtigem Abo die Person, die sich anmeldet, einen Platz in Anspruch nimmt und somit zu einem kostenpflichtigen Nutzer wird. Daher möchten Unternehmens-Admins womöglich darüber bestimmen können, welche Personen aus ihrem Unternehmen (also Nutzer mit der E-Mail-Domain des Unternehmens) ihrer Asana-Instanz beitreten können und welche nicht.
Ein bekannter Trugschluss lautet, dass dies nicht möglich sei, da jeder mit einer E-Mail-Adresse aus der Unternehmensdomain beitreten könne. Es gibt jedoch eine Methode, die @Julien_RENAUD und ich kürzlich entdeckt haben, die eine Zugangskontrolle für neue Nutzer ermöglicht.
Und so funktioniert’s:
Zunächst richten Sie Ihr Unternehmen in Asana als kostenloses Unternehmen ein – also ohne kostenpflichtiges Asana-Abo.
Dann richten Sie innerhalb dieses kostenlosen Unternehmens eine Abteilung ein, die der gewünschten kostenpflichtigen Abo-Stufe entspricht (Premium, Business oder Enterprise). Beachten Sie, dass der Asana-Vertrieb die Abteilung für Sie einrichten muss; Nutzer können diesen Schritt nicht selbst durchführen.
Der springende Punkt dabei ist, dass Abteilungen grundsätzlich keine neuen Nutzer aufnehmen, die nicht eingeladen wurden. Neue Mitglieder können einem Team innerhalb einer Abteilung nur dann beitreten, wenn sie explizit dazu eingeladen werden, da es hier keinen automatischen Beitritt auf der Grundlage einer bestimmten E-Mail-Domain gibt.
Beachten Sie, dass dies nur ein provisorischer Workaround ist: Ein normales Teammitglied innerhalb der Abteilung kann immer noch jemanden ins Team einladen, und die Abteilung könnte dadurch die ihr zugewiesene Anzahl an verfügbaren Plätzen überschreiten. Zwar stellt dies keine perfekte Lösung dar, doch die Alternative ist weitaus anfälliger für Probleme.
Diese Methode habe ich noch nirgends dokumentiert gesehen, aber ein Asana-Vertriebsmitarbeiter sollte sie auf Anfrage für Sie einrichten können.
Informationen über Abteilungen gibt es hier im Asana-Handbuch. Wenn Sie mehr über die Besonderheiten von Abteilungen erfahren möchten, lesen Sie diesen großartigen Forum-Beitrag auf Englisch.