Auteur de la publication : @Phil_Seeman
Version originale (en anglais) : How to Bar the Door (or, How to keep everyone with your company email domain from joining your Asana Organization)
Sur Asana, la plupart des entreprises optent pour des organisations plutôt que des espaces de travail, et pour cause : les organisations présentent de nombreux avantages.
Elles ont cependant une particularité : toute personne ayant une adresse e-mail basée sur le domaine de messagerie de votre entreprise peut rejoindre l’organisation sans avoir à en demander l’autorisation.
Cette caractéristique est parfois considérée comme un atout, car elle est pratique et simplifie l’intégration des utilisateurs. Néanmoins, n’oubliez pas que tout nouvel arrivant dans une organisation payante utilise une place et s’ajoute à l’effectif de la formule. Si vous gérez une organisation, je ne saurais trop vous conseiller de contrôler l’accès des membres de votre entreprise (c’est-à-dire, ceux qui ont une adresse e-mail associée au domaine de messagerie de l’entreprise) aux instances Asana.
Nous sommes nombreux à penser que n’importe quelle personne ayant une adresse e-mail associée au domaine de messagerie de l’entreprise peut rejoindre l’organisation créée par cette dernière, sans exception. Pourtant, @Julien_RENAUD et moi-même avons récemment découvert l’existence d’une technique pour réguler l’accès des nouveaux utilisateurs.
Procédez comme suit :
Commencez par configurer une organisation Asana gratuite ; elle ne doit pas être associée à une formule payante.
Dans cette organisation gratuite, configurez ensuite une division selon le niveau d’abonnement souhaité (Premium, Business ou Enterprise). Pour ce faire, vous devrez contacter le service commercial d’Asana, car les utilisateurs ne sont pas autorisés à créer des divisions.
Par essence, les divisions sont fermées aux nouveaux utilisateurs. Une personne ne peut rejoindre une division que si elle y est expressément invitée, même si elle dispose d’une adresse e-mail associée au domaine de messagerie de l’entreprise.
Pour info, cette astuce ne règle pas totalement le problème. Eh oui, tout membre de la division peut toujours inviter une personne à rejoindre son équipe, même si cet ajout entraîne le dépassement du nombre de places autorisé. Néanmoins, cette solution facilite grandement la gestion des utilisateurs.
Je n’ai trouvé aucun article évoquant cette technique, mais n’hésitez pas à demander de l’aide à un commercial d’Asana.
Accédez au guide d’Asana pour en savoir plus sur les divisions et consultez cet article très instructif du forum (en anglais), pour découvrir tout ce qu’il faut savoir sur les divisions.