Autor de la publicación: @Phil_Seeman
Publicación original disponible en inglés: How to Bar the Door (or, How to keep everyone with your company email domain from joining your Asana Organization)
La mayoría de las personas configuran su implementación de Asana como una organización (en lugar de un espacio de trabajo), y por una buena razón: una organización tiene muchas más ventajas.
Una de las grandes ventajas de las organizaciones es que cualquier persona que tenga una dirección de email asociada al dominio de una organización puede unirse a dicha organización sin solicitar u obtener ningún tipo de aprobación.
En muchos casos, esta característica es una gran ventaja en términos de conveniencia y facilidad de incorporación. Sin embargo, es importante tener presente que en una organización de suscripción paga, cada persona que se una ocupará un lugar y, por lo tanto, será considerada como un usuario por el que se debe pagar. Como resultado, las personas que gestionan una organización pueden querer tener un mayor control sobre quiénes en la empresa (es decir, aquellos que tienen una dirección de email asociada al dominio de email de la empresa) pueden unirse a su instancia de Asana y quienes no.
La respuesta habitual que solemos recibir es: “No se puede, ¡cualquier persona con un email asociado al dominio de la empresa puede unirse!” Sin embargo, @Julien_RENAUD y yo aprendimos recientemente que existe una técnica para poder controlar el acceso de los usuarios nuevos.
Así es como funciona:
Primero, debes configurar la organización de Asana como una organización gratuita; es decir, que no esté asociada a ningún plan de pago de Asana.
Luego, debes configurar una división dentro de esa organización gratuita y establecer el nivel de suscripción paga que desees para dicha división (Premium, Business o Enterprise). Ten en cuenta que necesitas contactar al equipo de Ventas de Asana para que configure esta División dentro de tu organización, ya que no puedes hacerlo tú mismo.
La clave aquí es que, por su naturaleza, en las divisiones los usuarios nuevos no pueden unirse sin ser invitados. Las personas solo pueden unirse a un equipo dentro de una división si se les invita específicamente. No pueden unirse de manera automática, sin importar cuál sea el dominio de su dirección de email.
Ten en cuenta que esta solución no resuelve por completo todos los problemas posibles ya que, por ejemplo, cualquier miembro del equipo dentro de la división puede invitar a otra persona al equipo, lo que podría hacer que la división supere el número de usuarios del plan adquirido. De todos modos, es una solución mucho más manejable que la alternativa.
No he visto esta técnica documentada en ninguna parte, pero un representante de ventas de Asana debería poder configurarlo de esta manera, si así lo solicitas.
Puedes acceder a este artículo de la Guía de Asana para obtener más información sobre las divisiones. También puedes conocer todos los detalles de las Divisiones en esta excelente publicación del foro (en inglés).