Autor da publicação: @Phil_Seeman
Versão original em inglês: How to Bar the Door (or, How to keep everyone with your company email domain from joining your Asana Organization)
A maioria das pessoas configura a sua implementação da Asana como uma organização (em vez de um espaço de trabalho), e é por uma boa razão: uma organização tem muitas vantagens em relação a um espaço de trabalho.
Uma característica das organizações é que qualquer pessoa que tenha um endereço de e-mail com o domínio da organização pode ingressar nela sem precisar pedir ou obter algum tipo de aprovação.
Em alguns casos, isso pode ser considerado positivo em termos de conveniência e facilidade de integração. No entanto, é importante entender que, em uma organização de assinatura paga, cada usuário que ingressa ocupa uma vaga da licença, que deve ser paga pela organização. Por isso, os administradores de uma organização podem querer ter o controle de quem da empresa (isto é, quem tem um endereço de e-mail com o domínio da empresa) pode ou não ingressar na sua instância da Asana.
A resposta típica que costumamos ver é: “isso não é possível, qualquer um com o domínio de e-mail pode ingressar!” Porém, existe uma técnica, que eu e @Julien_RENAUD ficamos a saber recentemente, para ter controle dos novos usuários.
Funciona assim:
Primeiro, você deve definir a organização Asana como uma organização gratuita, ou seja, que não faz parte de um plano pago da Asana.
Em seguida, você deve configurar uma divisão dentro desta organização gratuita e definir o nível de assinatura paga desejado para esta divisão (Premium, Business ou Enterprise). Observe que é necessário solicitar à equipe de vendas da Asana que configure uma divisão para você, pois usuários não podem fazer isso por conta própria.
O segredo aqui é que as divisões, por natureza, são fechadas para o ingresso de novos usuários sem serem convidados. Uma pessoa só pode participar de uma equipe em uma divisão se for especificamente convidada para isso. Não há admissão automática com base no domínio de e-mail.
Veja que isso não elimina completamente todos os problemas possíveis. Um membro da equipe em uma divisão ainda poderá convidar alguém para a equipe, o que pode fazer exceder o número de licenças alocadas para a divisão. Mas é uma situação muito mais gerenciável do que a outra.
Não vi esta técnica documentada em algum lugar, mas um representante de vendas da Asana deve conseguir configurá-la para você mediante solicitação.
Você pode ler sobre as divisões no Guia Asana aqui e saber outras particularidades das divisões nesta ótima publicação do fórum (em inglês).