Autor do texto: @lpb
Texto original disponível em inglês: Remove (Deprovision) a User from an Organization, and what to do beforehand
Antes de remover um usuário da sua organização, vale a pena tomar certas medidas para evitar a potencial perda de acesso a alguns itens, o que poderia exigir a intervenção do Suporte da Asana para restaurá-los.
Não consegui encontrar estas informações num só lugar e, como fica difícil lembrar delas quando surge a necessidade de tempos em tempos, decidi criar este artigo de referência.
Antes de remover um usuário, cogite tomar estas ações em relação a itens importantes:
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Observação: o jeito mais prático de realizar estas etapas é autenticar-se com as credenciais do usuário a ser removido. Isto é normalmente mais fácil do que usar o Painel do administrador ou a Busca avançada.
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Na seção Minhas tarefas do usuário, reatribua todas as tarefas que você não quer que fiquem sem um responsável (ao executar a remoção, será criado um projeto contendo estas últimas, mas é mais seguro e organizado ser proativo com isto).
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Se o usuário a ser removido for o único membro de um projeto privado, ou se o nível de acesso das outras pessoas somente lhes permitir fazer comentários, adicione a cada projeto uma pessoa capaz de editá-lo.
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Se o usuário for o único membro de uma equipe não pública, adicione outra pessoa como membro dessa equipe.
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Se o usuário tiver criado uma regra selecionando a opção “Apenas eu posso editar esta regra”, desmarque a caixa ou recrie a regra para que outro usuário seja o seu criador.
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Observação: não há uma maneira automática de encontrar regras criadas por um usuário específico.
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Observação: quando se remove o criador de uma regra que é editável por outros membros, o responsável pelo projeto se torna responsável por essa regra.
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Se o usuário tiver criado portfólios que são privados, adicione a eles outro usuário ou torne-os públicos.
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Se o usuário tiver criado metas que são privadas, adicione a elas outro usuário ou torne-as públicas.
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Se o usuário tiver criado painéis de geração de relatórios globais que estiverem sendo usados por outros, duplique-os.
Exceto nos casos mencionados acima, permanecerão intactas as tarefas, os projetos, as equipes, as mensagens, os arquivos, os comentários (nestes, o nome do usuário permanecerá inalterado, mas não será possível clicar nele, pois já não haverá um perfil nem uma imagem associada), os portfólios e as metas que a pessoa tiver criado.
Após tomar as medidas acima, siga estas instruções para remover de fato o usuário da organização:
Para mais informações sobre os projetos privados que são criados com as tarefas que estavam atribuídas ao usuário desprovisionado, leia também “O que acontece com as tarefas de uma pessoa removida?” Basta clicar no link a seguir e rolar a página:
Atenciosamente,
Larry