Retirer un utilisateur d’une organisation (révocation des privilèges d’accès) : les étapes à suivre en amont

Auteur de la publication : @lpb

Version originale (en anglais) :. Remove (Deprovision) a User from an Organization, and what to do beforehand


Avant de retirer un utilisateur de l’organisation, vous devez prendre certaines précautions pour éviter de perdre l’accès à certains éléments (et que le service client d’Asana ne doive les restaurer).

Ces informations n’étaient pas centralisées et comme il est difficile de s’en souvenir quand on n’en a besoin qu’occasionnellement, j’ai décidé de créer ce document comme référence.

Avant de retirer l’utilisateur, vous devez passer par les étapes suivantes pour tous les éléments que vous souhaitez conserver :

  • Remarque : la manière la plus simple de procéder est de se connecter avec les identifiants de l’utilisateur à retirer. Il vous sera plus facile de procéder de la sorte que d’utiliser la console d’administration et la recherche avancée.

  • Accédez à l’onglet « Mes tâches » de l’utilisateur. Réaffectez toutes les tâches qui ne doivent pas apparaître comme « non attribuées » (en général, la suppression suppose la création d’un projet dédié, mais autant procéder de manière proactive pour assurer vos arrières).

  • Si l’utilisateur est le seul membre d’un projet privé ou que les autres ne disposent que d’un simple droit de commentaire, ajoutez un utilisateur existant comme membre disposant des droits de modification pour chacun de ces projets.

  • Si l’utilisateur est le seul membre d’une équipe privée, ajoutez un utilisateur existant comme membre de l’équipe.

  • Si l’utilisateur a créé des règles pour lesquelles la case « Vous êtes la seule personne à pouvoir modifier cette règle » est activée, décochez-la. Vous pouvez également recréer la règle avec un autre utilisateur comme créateur de la règle.

  • Remarque : la recherche de règles créées par un utilisateur spécifique n’est pas automatique.

  • Remarque : si vous retirez l’autorisation au créateur d’une règle pouvant être modifiée par d’autres membres, le propriétaire du projet devient le propriétaire de la règle.

  • Si l’utilisateur a créé des portefeuilles privés, ajoutez un utilisateur existant. Vous pouvez également rendre ces portefeuilles publics.

  • Si l’utilisateur a créé des objectifs privés, ajoutez un utilisateur existant. Vous pouvez également rendre ces objectifs publics.

  • Si l’utilisateur a créé des tableaux de bord d’entreprise à l’aide de rapports et que ceux-ci sont utilisés par d’autres personnes, dupliquez-les.

À l’exception de ce qui précède, les tâches, projets, équipes, messages, fichiers, commentaires (le nom est conservé, mais ne peut pas être cliqué, pas de photo de profil), portefeuilles et objectifs créés par la personne sont conservés.

Après avoir effectué les étapes ci-dessus, procédez comme suit pour retirer l’utilisateur de l’organisation (révocation des privilèges d’accès) :

Pour en savoir plus, lisez la section du guide « Qu’advient-il des tâches attribuées à un utilisateur dont les privilèges d’accès ont été révoqués ? » qui suit et qui concerne tout projet privé créé avec les tâches précédemment attribuées à l’utilisateur retiré :

Merci !

Larry

Je souhaite ajouter une remarque supplémentaire. Notez, que lorsqu’un utilisateur est retiré d’une Organisation et que le projet contenant toutes ces tâches est affecté à un autre utilisateur, l’accès à ces tâches peut différer en fonction du rôle de cet utilisateur:

  • Si le projet est assigné à un Super Admin, celui-ci aura automatiquement accès à toutes les tâches initialement attribuées à l’utilisateur déprovisionné.
  • Si ce projet est assigné à un (simple) Admin, celui-ci n’aura accès qu’aux tâches auquelles il avait accès en premier lieu.