Autor de la publicación: @lpb
Versión original disponible en inglés: Remove (Deprovision) a User from an Organization, and what to do beforehand
Antes de quitar a un usuario de tu organización, es recomendable tomar algunas medidas para evitar posiblemente perder el acceso a algunos elementos (y no tener que recurrir al equipo de Asistencia de Asana para que los restaure).
No pude encontrar esta información en un solo lugar, y como es difícil recordar algo cuando solo se necesita de vez en cuando, decidí crear esta publicación como referencia.
Antes de quitar a un usuario, considera realizar estos pasos para cualquier elemento que consideres de importancia:
-
Nota: Estos pasos son más fáciles de realizar si inicias sesión con las credenciales del usuario que se quitará de la organización. Por lo general, esto es más sencillo que usar la Consola del administrador y las Búsquedas avanzadas.
-
En la sección Mis tareas del usuario, reasigna todas las tareas que no quieres que queden sin asignar (generalmente, después de la eliminación se creará un proyecto para estas tareas, pero es más seguro y ordenado ser proactivo).
-
Si el usuario es el único miembro de cualquier proyecto privado, o los demás únicamente tienen acceso solo para comentar, agrega un usuario existente como miembro con acceso de edición a cada proyecto de este tipo.
-
Si el usuario es el único miembro de cualquier equipo que no sea público, agrega un usuario existente como miembro del equipo.
-
Si el usuario creó cualquier regla con la opción “Solamente tú puedes editar esta regla” marcada, desmarca la casilla o recrea la regla con otro usuario como el creador de la regla.
-
Nota: No existe una manera automática de encontrar las reglas creadas por un usuario determinado.
-
Nota: Cuando anulas los privilegios de acceso del creador de una regla que es editable por otros miembros, el encargado del proyecto se convierte en el encargado de la regla.
-
Si el usuario creó algún portafolio privado, agrega un usuario existente o hazlo público.
-
Si el usuario creó algún objetivo privado, agrega un usuario existente o hazlo público.
-
Si el usuario creó algún panel de informes universales que otros usuarios usan, duplícalo.
Con excepción a lo que mencioné anteriormente, las tareas, proyectos, equipos, mensajes, archivos, comentarios (el nombre se mantiene pero no se podrá hacer clic y no aparecerá su foto de perfil), portafolios y objetivos que la persona haya creado se mantendrán intactos.
Después de seguir los pasos anteriores, sigue las siguientes instrucciones para quitar al usuario de la organización (anular sus permisos de acceso):
Para obtener más información sobre un proyecto privado que se crea con las tareas previamente asignadas del usuario eliminado, consulta el enlace a continuación y lee la sección “¿Qué sucede con las tareas de la persona a quien se le anularon los privilegios?”:
Gracias.
Larry