有料プランへアップグレードしようと思うと浮かぶ疑問への回答まとめ

この記事は #AsanaTogetherJPアドベントカレンダー2022 の投稿です。

Asanaはさまざまな働き方のチームに対応できるよう作られているので柔軟性が高いものの、その分選択肢が多くて、慣れない人にとっては複雑に感じることもありますよね。

なかでも、もっとも難易度が高いのが、有料プランへアップグレードする際の選択肢と注意点だと思います。

こまかな内容はAsanaガイドを見ればわかるものの、あちこちの記事を見て回り確認するのが大変なこと、そして何度も同じ経験をすることはそうそうないので、なかなか知見が蓄積されないことで、同じハードルにぶつかる人が多いようです。
そこで、これまでのAsk Us Anything! や個別に受けた質問をもとに、よくある質問への回答、ガイドだけだとわかりにくい点についてまとめてみます。

Q1. Asanaガイドに書いてある「アップグレードのオプション」の意味がわからない。そもそも私が使っているのはワークスペースなの?チームなの?ワークスペースなの?

A. Asanaのスペース(環境)には大きく2種類あります。組織とワークスペースです。
そして、組織の中にはチームをつくることができます。

Asana画面右上のプロフィールアイコンのメニューで「管理者コンソール」が出てきたら、そこを見てみましょう(管理者コンソールがメニューに出てこない人は、このあとの対応方法を参照ください)。

管理者コンソール

管理者コンソールを開いたら、左メニューの「設定」を開きます。
そこに「ワークスペース名」と書かれていたらワークスペースです。「組織名」と書かれていたら、組織または組織内のチームです。

「管理者コンソール」が出てこない人は、アップグレードする権限を持つ管理者ではないので、「このワークスペース/所属先組織について…」メニューから組織の管理者を探しましょう。
自分が管理者なはずなのに管理者コンソールが出てこない!という人は、Q5の最後に記載した方法で「チーム設定」画面が出てくるか確認してみてください。

Asanaガイド:アップグレードのオプション
Asanaガイド:ニーズに合うAsanaのスペースタイプを確認する


Q2. あれ?会社で使ってるのになんでワークスペースになってるんだろう?

A.
よくあるケースです。一番最初に使い始めるときに、無料版だし、トライアルだしということで、Gmailなどのアドレスで登録しませんでしたか?

ざっくり言うと、Asanaは個人のメールアドレスだとワークスペースとして設定され、会社ぽいドメインのメールアドレスで登録すると組織として設定されて、開始するようになってます。

2人、3人と利用者が増えていくにつれて、会社のメールアドレスに切り替えて利用していたとしても、最初につくった環境(ワークスペース)のままになっている、というのがよくあるパターンです。ワークスペースはいつでも組織に変換できるので大丈夫です(方法はこのあとで)。

Asanaガイド:ワークスペースとは


Q3. 外部の人にも共有してるプロジェクトがあるんだけど、有料プランにするとどうなるの?有料プランにしたいのは社員(限られたユーザー)だけなんだけど。

A.
まず自社の環境がワークスペースの場合は、有料プランユーザーと無料プランユーザーを混在させることができません。ワークスペースでは、いま利用しているユーザーはすべて有料プランのライセンスが必要になります。それで問題なければ、ワークスペースを丸ごと有料プランにアップグレードします。

ご質問のケースのように、社員や限られたユーザーだけを有料プランにしたい(有料ユーザーと無料ユーザーを混在させたい)場合は、まずは「ワークスペースを組織に変換」する必要があります。

組織に変換する際は、会社のメールドメインを使用するので、自分のAsanaアカウントに会社のメールアドレスを追加しておく必要があります。

組織に変換した後のアップグレードの仕方(選択肢)については、このあと説明します。


Asanaガイド:既存のワークスペースを組織に変換する


Q4-1. 有料プランにした後も協力会社の人に入ってもらいたいプロジェクトがあるけど、それは大丈夫?

Q4-2. いまチームが複数あるんだけど、このうちの数名だけを有料プランにすることってできる?その場合、その人がほかのチームやプロジェクトに入ったらどうなるの?

A.
組織に変換すると、ワークスペースのときには使えなかった「ゲスト」というユーザータイプが使えるようになります。ですから、協力会社の人にはゲストになってもらえれば問題ありません。

一方で、同じ会社の社員(同じメールドメインを持つ人)の一部を有料プランにしたい場合は、組織を丸ごと有料プランにするのではなく、特定のチームだけをアップグレードすることで対応できます。

有料プランを使いたいユーザーをひとつのチームにまとめておき、このチームだけを有料プランにアップグレードすると、そのチームに入っていない人は無料プランユーザーのままになるので課金されません。

なお、このとき有料プランの対象となったユーザーが、無料プランチームのなかのプロジェクトに参加している場合は、そこでは有料の機能は利用できません。

これは、ユーザーが有料プランになったのではなく、チームが有料プランになったと考えるとわかりやすいですね。

繰り返しになりますが、ワークスペースのままだとチームが作れず、ゲストも使えないので、全員がアップグレードされてしまう(ライセンスにカウントされる)ことになるので、注意が必要です。
また、ワークスペースを有料プランにアップグレードした後で組織に変換すると、そのワークスペースは組織内のチームに変換され、そのチームだけが有料プランになります。


Q5. うぅ、ちょっと混乱してきた。。。どういうこと?

A.
ですよねー。
ちょっと整理しますね。チームの話はこのあとすぐに説明しますが、まずはユーザーの種類を押さえておきましょう。

この中で 「メンバー」という言葉がついているユーザーは、有料プランのライセンスにカウントされます(有料プランになる/できる)。限定アクセスメンバーにも「メンバー」という言葉がついているので、有料プランのライセンスにカウントされます。
メンバーという言葉がついていないユーザーは、 ゲストだけですね。ですから、ゲストは有料プランにカウントされません。

では次に、チームをつくる場合です。
Asanaの組織のなかには、チームが作れます。そして、組織まるごとではなく、チーム単位で有料プランにアップグレードするという方法があります(ようやくこの話までたどり着きました)。

ここでも先ほどの原則どおり、メンバーという言葉がついていたら有料ライセンスにカウント、ゲストはカウントされません。
ただし、ここで注意してほしいのは、アップグレードしたときにAsanaの有料プランになるのは、ユーザー単位ではなくチーム単位だという点です。

ですから、有料プランにアップグレードしたチームに所属するメンバーは、有料機能が使えます。Asanaの有料機能の大半はプロジェクトに紐づくものですから、有料プランになったチームの中に作ったプロジェクトでは有料機能が使えることになります。ところが同じユーザーでも、別のチーム(無料プランのチーム)のプロジェクトでは有料機能は使えません


これを踏まえると、Asanaの「チーム」は会社の組織をそのまま反映するのが必ずしもベストではないということがわかります。例えば、すごくアクティブに使うユーザーをまとめたチームをつくり、そのチームだけ有料プランへアップグレードする。そして、有料機能を使いたいプロジェクトはそのチームへ移動させる、という手もあるのです(プロジェクトのチーム間移動は簡単)。

なお、チームプランにした場合は、管理者コンソールではなく、チームの設定という画面で管理することになります。チーム設定は画面左のチーム名の横をマウスオーバーすると・・・が出てくるので、そこから選んでください。


Asanaガイド:Asana の有料プランには誰が含まれるか


実はさらなる応用編として、チームを束ねる「ディビジョン」という方法があるのですが、この記事で扱うにはさすがに手に余るので、こちらの記事を参考にしてください。

参考:Asana のディビジョンプランについて学んだこと


Q6. だいぶわかってきた気がする。ところで、有料プランは最低5名からなの?

A. いいえ、有料プランの最低ユーザー数(ライセンス数)は2です。アップグレード画面に行くとライセンス数5となるのでビックリしますが、必ず5買う必要はありません。残念ながら1名で試すことはできませんが、必要なライセンス数まで減らしてアップグレードしましょう。



最後にこれを読んでいる皆さんへのお願い

これまでのAUAや個別に受けた質問、そして私自身の経験をもとに、アップグレードを検討したときに出てくる疑問点と、ガイドだけではわかりにくい点についてまとめてみました。ほかにも、限定アクセスメンバーとゲストの権限の違いや、チームをつくったときのメンバーの権限など、気になる点は多々あると思いますが、いったんアップグレード関連の疑問に絞りました。

やっぱりわからないという点があればリプライでご質問いただければ補足するようにします。また、誤りはもちろんのこと、説明が不足している点や補足すべき点に気づいたら、それもまたリプライで教えてください!それは間違いなく「よくある疑問」「勘違いしやすいポイント」なはずなので、その修正履歴も含めてこのスレッド内で更新していきたいと思います。

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@MasaHagiwara さん、素晴らしい大作です :raised_hands:
私自身も最初に理解するのに少々時間がかかった、ワークスペース、組織、ゲストの種類について、表を使い + 参考リンクも多数載せて分かりやすくまとめていただき、本当にありがとうございます! :blush:

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