Ceci est la partie 1 de la série Agents Playbook. Découvrez ensuite la partie 2 : un ghostwriter IA pour vos contenus.
Publication originale en anglais : Agents Playbook #1
Bonjour à tous 
Voici Agents Playbook. Dans chaque épisode, je prends un vrai workflow, je l’automatise avec un AI Teammate et je vous montre précisément comment le configurer. Un épisode, un workflow, un résultat concret à reproduire le jour même.
Épisode 1 | Préparer ses réunions : un vrai gain de temps pour les managers
Le problème (histoire vraie)
En tant que responsable d’équipe, j’ai plusieurs 1:1 récurrents chaque semaine. Avant chacun, je dois relire ce qu’on s’est dit la dernière fois, repérer les sujets ouverts, suivre les actions en attente et faire ressortir les thèmes récurrents.
Ça prend du temps. Et quand la semaine se charge, la préparation est la première chose qui saute. Résultat : des réunions sans cap, des discussions qui se répètent et des suivis oubliés.
Ce que fait l’AI Teammate
Le principe est simple. Chaque lundi matin, l’AI Teammate repère les réunions de la semaine, relit les notes précédentes de chaque collaborateur et rédige une préparation structurée directement dans la description de la tâche. Il ne garde que les sujets les plus récents et actionnables, pas tout l’historique en vrac.
Pour chaque réunion, la préparation contient :
- Les sujets clés à aborder, avec le contexte des réunions précédentes
- Des questions de suivi sur ce qui a été signalé ou laissé en suspens
- Un fil conducteur des thèmes récurrents d’une semaine à l’autre
- Les suivis suggérés et les décisions à prendre
Vous arrivez à chaque réunion avec un ordre du jour clair, qui s’appuie sur l’historique réel. Fini le “attends, on s’était dit quoi la dernière fois ?”
La configuration en 3 étapes
Étape 1 : créer un projet dédié aux réunions
Créez un projet Asana qui regroupe toutes vos tâches de réunion, passées et à venir. C’est essentiel : l’AI Teammate a besoin d’un contexte propre et centralisé.
Utilisez le multi-homing pour ajouter toutes vos tâches de réunions récurrentes à ce projet. Si vous suivez déjà vos réunions dans d’autres projets, ajoutez-les ici aussi. Un seul projet où l’AI Teammate accède à tout l’historique de réunions de chaque collaborateur.
Astuce : organisez le projet avec une section par collaborateur. La structure reste claire et l’historique de chacun facile à parcourir.
Étape 2 : inviter l’AI Teammate dans le projet
Ajoutez votre AI Teammate comme membre du projet (droits de modification). Il accède ainsi à toutes les tâches, descriptions, commentaires et sous-tâches. Sans cette étape, il ne voit tout simplement pas le contexte des réunions.
Étape 3 : créer une tâche avec les consignes
En bas du projet (j’utilise une section dédiée “Préparation des réunions de la semaine”), créez une tâche du type “Préparer mes réunions de la semaine” et assignez-la à votre AI Teammate.
Dans la description ou dans un commentaire, donnez-lui une consigne claire :
Exemple :
“Chaque lundi matin, identifie les réunions de cette semaine dans ce projet ([PROJET]). Pour chacune, relis les notes de la réunion précédente et extrais les sujets les plus actionnables. Rédige une préparation structurée dans la description de chaque tâche de réunion à venir.”
L’AI Teammate rédige une préparation pour chaque réunion, directement dans la tâche concernée. Vous relisez, ajustez si besoin, et c’est prêt.
[Bonus] Boucler la boucle avec les comptes rendus et les règles AI Studio 
Pour aller plus loin, ajoutez une règle AI Studio qui récupère automatiquement vos comptes rendus (transcriptions, notes, résumés) dans chaque tâche de réunion une fois celle-ci passée.
La boucle se ferme toute seule : les comptes rendus arrivent dans la tâche, et la semaine suivante, l’AI Teammate s’en sert pour préparer la réunion d’après. Le contexte s’enrichit semaine après semaine, sans effort manuel.
Comment faire ? (articles en anglais)
- No Missed Next Steps: Automate Meeting Summaries with Zoom + AI Studio
- Custom AI Notetaker with Asana AI Studio
Ce que j’en retiens
- Garder un projet ciblé. Un projet, un objectif : l’AI Teammate travaille mieux avec un contexte propre et dédié.
- Être précis dans la consigne. “Extrais uniquement les sujets récents et actionnables” donne de bien meilleurs résultats que “résume tout”.
- La préparation s’améliore avec le temps, à mesure que l’historique s’accumule dans le projet.
- Résultat concret : ce workflow me fait gagner environ 1h chaque semaine, et la qualité de mes 1:1 s’est nettement améliorée.
FAQ
Est-ce que ça marche pour les réunions de groupe, ou seulement les 1:1 ?
Ça marche mieux en 1:1 car le contexte par personne est plus clair. Pour les réunions de groupe, la préparation fait quand même ressortir les sujets ouverts et les actions, mais il faudra adapter la consigne pour gérer plusieurs participants.
Et si mes notes de réunion sont irrégulières ou incomplètes ?
L’AI Teammate travaille avec ce qui existe. Plus vos notes sont structurées, meilleur est le résultat. Même des notes sommaires donnent une préparation utile, et la qualité progresse avec l’habitude.
L’AI Teammate a-t-il besoin d’accéder à mon agenda ?
Non. Tout se passe dans Asana. Tant que vos tâches de réunion sont dans le projet dédié avec des dates claires, l’AI Teammate sait quelles réunions arrivent.
Série Agents Playbook
Partie 1 : Préparer ses réunions (1h gagnée chaque semaine) (vous êtes ici)
Partie 2 : Un ghostwriter IA pour la création de contenu- Partie 3 : Faire répéter n’importe quelle action à votre AI Teammate
- Partie 4 : Comment les AI Teammates créent les meilleurs executive briefs
Épisode suivant : Agents Playbook #2 : votre ghostwriter IA 
Arthur, Expert Asana et IA 
i.DO, partenaire Asana : services et licences