会議工数を65%減！ ～Asanaで社内会議DX～
この記事は Asanaコミュニティアドベントカレンダー2024 の12月18日の投稿です。
要約
Asanaを活用した会議DXによる業務効率改善の取り組みについて説明しています。主なポイントは：
会議工数を「時間×回数×参加人数」の3要素で削減し、全体で65%の工数削減を実現
具体的な施策：
情報共有のみの議題を非同期コミュニケーションに移行
必要な参加者の最適化
実装方法：
3セクション（事前準備・情報共有・議論事項）による会議管理
議論内容のリアルタイム記録とタスク化
この取り組みにより、プロダクト開発やお客さまに向き合う時間を確保することが可能になりました！
「仕事のための仕事」を減らしたい
「仕事のための仕事」 の代表格として、多くの方が社内会議を思い浮かべるのではないでしょうか？
今回は、そんな社内会議をAsanaでDXした取り組みをご紹介します！
目標
社内会議の工数を因数分解すると 「時間」×「回数」×「参加人数」 という3つの要素に分けられます。
「時間を半分」「回数を半分」「参加人数を半分」にすれば、1/2×1/2×1/2で、なんと1/8、つまり87.5%も削減できるということになります！
それ、ワークマネジメントツールのAsanaで実現してみましょう！
そこで、社内会議の工数を1/8にする、つまり87.5％削減を目標として設定しました。
方向性
会議時間を半分にする 
事前にAsanaで議論のゴールと必要な情報を共有しておくことで、会議での説明時間を大幅に短縮できます⚡
会議回数を半分にする
情報共有だけの会議は不要ですよね❌
単なる情報共有は非同期コミュニケーションに切り替えられます🔁
参加人数を半分にする
コラボレーターを設定することで、必要なメンバーだけが会議に参加できるようになります 
決定事項や議論の要点はタスクのコメントに記録されるため、コラボレーター以外のメンバーは会議に参加せずとも、好きなタイミングで進捗や決定事項を確認できます📱
具体的にどうやった？
週次のチーム会議を例に「3つのStep」に分けてやってみます
Step1：一番最初に一回だけやること（3分で終わります！）
- チーム会の「プロジェクト」を作成し「セクション」を３つ作る
- セクション⓪事前準備
- セクション①情報共有
- セクション②議論事項
イメージはこんな感じ
Step2：定例会議の前に毎回やること（段取りが重要）
各「セクション」にタスクを登録する
- ⓪事前準備
- チーム会議当日の午前中までにアジェンダを準備する（週次で繰り返し設定）
- 全チームメンバーをコラボレーターとして設定（リマインド用）
- ①情報共有
- 総務連絡などの共有事項はタスクとして登録し、各自確認・対応
- ②議論事項
- 議論したいテーマとフォロワーを事前に設定
Step3：会議でやること・やらないこと（やらないことが重要）
基本はWeb会議で、ファシリテーターがAsanaのチーム会プロジェクトを画面共有しながら進行します。
- ①情報共有
- 各自が事前に目を通しているタスクなので、会議では触れません
- ②議論事項
- あらかじめ設定したコラボレーターを中心に議論を進めます
- 議論内容はファシリテーターがコメント欄にリアルタイムで記録
- 不足や齟齬があればコラボレーターが指摘・修正します
- 議題が解決したらクローズ
- 次のアクションが必要な場合は、サブタスクまたは新規タスクとして登録します
ポイントと注意点
会議DXを成功させるためには、以下の点に注意が必要です：
1. 段階的な導入 
- まずは小規模な週次ミーティングから始める
- チームメンバーの使用感やフィードバックを確認しながら進める
- 効果が見えてきたら他の会議にも展開
2. コミュニケーションの質の確保
- 重要な議論や決定事項は必ずAsanaに記録
- 要点はリアルタイムでコメント欄に残しておきましょう
- Slack AI などを活用してハドルミーティングの議事録を自動生成してリンクを張っておいても良いかもしれません
- 一人でもオンライン参加の人がいれば全員オンラインに統一
- 会議室のメンバーだけで盛り上がったり、会議室の音が拾いにくい、オンラインメンバーが発言し辛いといったことが無いようにリモート会議に統一
- カメラはオン
- 参加者の表情が分かるようにカメラはデフォルトでオンがオススメです（エンプラ企業の 「謎のカメラオフ文化」 を変えていきたい
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- 参加者の表情が分かるようにカメラはデフォルトでオンがオススメです（エンプラ企業の 「謎のカメラオフ文化」 を変えていきたい
3. 事前準備＆フォローアップの徹底 
- 議論事項タスクの事前登録
- 会議開始の2時間前までにはタスクを登録しておきましょう、会議前にコラボレーターが目を通してくれて必要な情報を追加してくれたり、場合によっては解決できちゃうこともあります
- 決定事項の進捗管理
- 期限や担当者の明確化
- 必要に応じたタスクの細分化
実際の導入効果
冒頭で因数分解した「時間」×「回数」×「参加人数」について、以下のような効果が得られました 
：
- 会議時間：平均60分
30分（1/2に削減） 
会議回数：半年で24回 21回（7/8に削減）- 参加人数：平均10人 8人（8/10に削減）
これらを掛け合わせると、1/2×7/8×8/10=7/20となり、全体で65%の工数削減を達成できました！ 
目標としていた87.5%削減には届きませんでしたが、チャレンジングな目標だったことを考えると、現時点でも十分な成果が出せたと考えています！
さいごに
特に会議時間が半分になった当初は、私含めたプロパー社員は何か漏れている気がして 「
そわそわ」 と落ち着かない気持ちになったものですが、特に困ることも無く、今ではすっかり慣れました。
会議DXの効果は、単純な工数削減だけではありません。
「仕事のための仕事」 を大幅に減らすことで、プロダクト開発やお客さまに向き合う時間を確保することができ、事業成長と自己成長の両立に繋げることができます。
まずは週次の定例会議から、Asanaを活用した会議DXを始めてみませんか？
きっと、あなたのチームにも新しい働き方の風を吹かせてくれるはずです。
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