転職1年半でAsana漬けな新人の、たのしいAsanaPJ紹介
この記事の要約
・自己紹介
・たのしいたのしいPJ紹介
マルチホームとルールを駆使して一体化！本業PJ
・マルチホームでアジェンダとタスクを同一化、会話を一か所に
・ポートフォリオのすべてのタスクをin！みんなのタスク一覧
・全員をメンション！全員にタスク振る！便利なミニルールの搭載
・通知が過多なリーダーや幹部に！Teamsお知らせ機能
・メール駆動ルールで漏れの無いタスク作成。便利な日付つき
・カラフル大好き！フィールド並び替えで色鮮やかで見やすい当番表の完成
・記載中は待っていてくれる優しい翻訳機能
・あえて手動で！コメント英訳/和訳機能
・おわりに
～自己紹介（隙自語）～
はじめまして、いずみんです！
京都在住、京都好きなので社内では自認はんなりキャラ（とは）で過ごしていましたが、夫の都合で他県への引っ越しが決まりキレています。自認アニメキャラ議論流行ってますよね。とはいいつつ入籍したてで仲睦まじくやっています。自慢です 
時折感じる左薬指の冷たさがまだ慣れず嬉しく思う今日この頃です 。
趣味は退勤後にアニメを見ながら料理しながら飲む紙パックワインです 
普段は社内DX部門みたいなところで、企画推進したりイベントを打ったり、
MCや司会のお仕事をしたりしています。
そんな私が弊社に入社して1年半が経ちました
前職は1年と続かず辞めてしまったので、楽しんでここまで働けている自分にお祝い、
そしてこんな私を拾ってくれた弊社に感謝です。本当にありがとうございます。
さて、社内DX部門ということもありツールを推進する立場なので、入社当初からAsana沼に手を招きに招かれ、1年半経った今ではすっかりAsana大好きマンと化しました。
昨年には社内のAsanaAIスタジオハッカソンで審査員賞もいただきました
まだまだAsana初心者の私ですが、全くの異業種からの転職者として、Asanaに感じている魅力をPJを取り上げつつ存分に語らせていただこうと思います 
～たのしいたのしいAsanaPJ紹介～
本業である企画推進（記事執筆当時は市民開発の推進）チームでのAsana活用紹介です。
チームでは自称Asana大臣としてAsana改革に奔走しています。
その中でも一押しの仕組みをご紹介
マルチホームって響きがかっこよくて好きです。つい口にしちゃいます。
そんなマルチホームを使って私たちは毎週の定例アジェンダを作っています。
タスクをいじっていて、「これ、、議題に追加したいな～議論したいな～」となったら、
「別のプロジェクトに追加」から会議アジェンダプロジェクトへ「マルチホーム」 
会議の議題用にタスクを作らなくていいので、
・タスクがとっちらからない
・感覚的で楽
・一つの話題に関するコミュニケーションが一か所にまとまる
といいことづくめです。基本的ですがとってもおぬぬめです。
お次はこちら～
我々のチームではほぼすべてのPJが同じポートフォリオにあり、
バンドルルールでポートフォリオに入ったタスクは全て「タスク全体管理」というPJに入るようになっています。
これが意外と便利で、PJごとではなく全てのタスク（その人の負担）が可視化されるので、定例でメンバーの負担や遅れチェックに使われています 
自分以外のタスクの遅れや量も一目で確認できるので、リーダー陣にとってはとても便利なのではないでしょうか。。（と信じて作りました。。）
ちなみにマイルストーンでも類似のルールを作っていて、マイルストーンだけを集めたPJがあります。これを担当者別で見ると、より簡素に各自の進捗やTODOが見えてこちらも便利です
こちら書いていて思ったのですが、ポートフォリオのフィルター機能でも実現できそうですね！
チームメンバー皆にAsanaを快適に使ってもらえるよう、細かなルールを整備するのも
Asana担当大臣（自称）のおしごとです。
例えば各タスクから「全員にサブタスク化」ルール！
「この動画を全員に見ておいてほしい！」「ホワイトボードにアイデア出してほしい～」等、
全員に振りたいタスクを親タスクにして、ルールを走らせると期日と内容をコピーして
各チームメンバーにサブタスクとして割り当ててくれます！便利 
一部の人に振りたいパターンの為に、単純に親タスクのコピーを作る「サブタスク化」も用意しています。こちらは複数つくると番号が振られる仕組みです。
他にも「全員にメンション」ルール！
Asanaにはメンションタグ機能がない（搭載希望です ）ので、手動でルールをつくりチーム全員にメンションできるようにしています。他にもコラボレーターへのチーム全員追加など、チームで作業を進めるのに快適になるようなルール作成を心掛けています 
チームをAsana化したい！とはいっても、幹部社員やリーダーの方にはメンションが飛びすぎてわけわかめ、なんてこともあるあるかと思います。次第には段々Asanaを見たくなくなっている…のかも…
そんなリーダー層向けに、「Teamsお知らせ機能！」
特定のPJ（レビュー待ちタスクPJ）に上司やリーダーのセクションを作り、それぞれのセクションに本当に見てほしいタスクだけをマルチホームします。すると毎朝Teamsにレビュー待ちタスクの有無と概要の通知が行く仕組みです。送付するメッセージ内容構成にAIを使っています。
これでTeams派の方や過剰な通知に忙殺されている方にも的確に情報を届けることができます 
この仕組みは割とリーダーの方に重宝していただいてます（と信じてます！） 
以上がざっくり、本業PJで使っているお気に入りAsanaルールの解説でした
続いては！
私がもう一か所Asana大臣を務めている現場として、本部内のNewsを毎週数分の動画でNews風に発信するチーム（ここでは「DXNews」としておきます）があります。
毎週繰り返しのスクリプト作成や録画、編集、広報などのタスク。いつだれが担当かわかるように整理したいけれどうまくいかない…。そんな時にDXNewsに加入し、Asana改革に取り組ませていただきました。
まずはタスク作成方法の整理から 
毎週同じタスクが繰り返され、そのタスクを主にPJリーダーがメンバーに割り振る仕組みということで、まずは毎週PowerAutomateからAsanaPJにメールを送付して割り振り用タスクを作成する仕組みを作りました。このとき、メールを送信するPowerAutomate側で日付をタスク名（メールタイトル）に組み込むのがポイントです。組み込む日付は、割り振られるタスク（News）が放映される日になるように4週間後などにしています。
割り振り用タスクが作成されると、タスク名に反応（ここでAsanaAIを使用）して各工程（スクリプト作成、編集など）のタスクがそれぞれずらっと作成されます。概要欄などもルールで規定しているので追加事項が出てきた際も簡単に編集可能です 
ちなみにこのタスク名反応で、最初は「DX News」を反応単語に設定していたのですが、同じ単語を入れて定例タスク以外を作る方がいらっしゃり無駄な工程タスクが多発する事故が発生 
そこで今は「DX News【」と「【」まで含んで条件にしています（タスク名が「DX News【日付】編集」などであるため）。
そして最初にメールで飛ばした割り振り用タスクで割り振り担当者にメンションが飛ぶようになっているので、割り振り漏れもないという仕組みです 
個人的に、色分けされているものごとってとっても見やすくて好きです。
ということで、そんな私の好みをこのPJにも反映しちゃいました 
とっても見やすくてお気に入り
確か今年搭載されたフィールドごとでソートできる機能、大好きです。
また、一か月分のタスクが蓄積されるため、マスクしていますが当番表の役割も果たしてくれてメンバーからも好評です 
そしてそして。。次が最後のPJ紹介になります。。やっぱり今大事なのは…
そうです、グローバルPJ。
ここでもAsanaは大活躍できるポテンシャルがあると思っています。
グローバルな交流において、日々助けられています
皆さんも既に実践されているかもですが、私が作っている英訳和訳機能をちょっぴりご紹介。。
私の参画しているグローバルPJには、自動英訳/和訳機能として、
・タスク名英訳和訳
・概要欄英訳和訳（手動もあり）
を組み込んでいます。
しかしタスク名や概要欄を書くのって数秒~20秒くらいはかかりますよね。
そこでプロンプトに「30秒程度待って」と記載しています。
このプロンプトを追加してから、翻訳漏れが減った気がします
また規格を統一するため、全て英/日の順番で直すよう指示を入れています
コメントを英訳和訳する機能も勿論搭載しています！
しかしこちらは、あえて手動ルールで。
自動でその人の翻訳履歴や名前から言語を推定して翻訳、なんてこともできるのですが、
翻訳が取っ散らかって受信トレイがはちゃめちゃになりそうです。
ということで、必要な時にだけ手動で実行できるようにしています
～おわりに～
長くなりましたが、まだまだAsanaへの愛を綴り切れた気がしません。
レポートのことやゴール機能のことももっと勉強して色々書きたかった！来年の目標とします。
この記事で少しでもAsanaについて楽しんでいただけたら嬉しいです 
それでは少し早いですが、よいクリスマスを！ 
いずみんでした～
