以前から様々な形で知っていて良さそうだと思っていたAsanaでしたが、昨年11月にマンション自治会長を継承することになり、専用のアカウントを立ち上げて使い始めました。
紙の書類は大量に残っているものの、業務の引き継ぎはほぼ受けていない状況。とは言え、ほぼ定型業務の連続というのが、取り組み始めた頃の自治会業務。そこで、１つ１つこなしながら、タスクはAsana上で言語化し、紙の資料はスキャンしてGoogleドライブへ。新たに作った資料も一元的にAsana上で紐づけていくことにしました。
ひと月ほど経った頃、昨年のアドベントカレンダーで僭越ながら投稿させていただきました。
その頃のプロジェクト数は21。タスク数は166件（内64件が未完了）でした。
Asanaフォーラムや Asana東京コミュニティイベントなど学ぶ環境が充実しているのもAsanaの良い所。何度か顔を出して学ばせていただいている内に、東京コミュニティのライトニングトークで話してみないかとお声がけいただき、「区役所通知も住民イベントもAsanaで一元化！」と題して、私なりの自治会業務でのAsana活用をご紹介しました。
その時点のプロジェクト数は38。タスク数は855件（内122件が未完了）でした。
プロジェクト数に比べてタスク数が多くなっているのは、相手先（例えば区役所の地域振興課や消防署など）との１年を通じてのやり取りを１つのプロジェクトにしているパターンが多くあり、時間の経過とともにプロジェクトごとのタスク数が増えていく構造だからです。
ライトニングトークでLINE連携がほしいと話した所、自力で連携させる方法も教わることができました。ちょっと高度なのでまだ試せておらず、この分だと正月休みの宿題になってしまいそうです。
教わるだけでは心苦しいので、微力ながら皆さんのお役に立てればと思い、つい先日、Asana東京コミュニティの運用にも加えていただきました。まだ見習い中で大してお役に立てておらず、むしろ教わることが増えた気もしますが。
現在、自治会用Asanaのプロジェクト数は41、タスク数は1092件（内100件が未完了）です。
未完了の中には余力が無く先延ばしにしている努力目標的なタスクもありますが、一連の年次作業が終わった後に次年度の分も先取りして登録してあるものも含まれます。予め登録しておくと、何となく安心です。
単純計算で1日当たり3件近いタスク数。先々の作業分担を想定して細かめに設定しているとは言え、業務の煩雑さがよく分かる数字で、もしAsana無しにやっていたらカオスだっただろうとぞっとします。裏返すと、Asanaは自治会だけでなくPTAなど年中行事や決まった時期の手続きが多い活動との相性が良い気がします。他のプロジェクト管理ツールよりもプロジェクト間の壁が低く、俯瞰して見やすいからかもしれません。
同じような用途でお使いの方がいたら、是非、情報交換したいと思います。
初年度は原則一人PJで業務内容を把握することを優先してきましたが、２年目は作業プロセスや管理方法を洗練させつつ、他の役員との連携への活用も模索することにしており、Asanaとはまだまだ学びながらの長いお付き合いになりそうです。
１年間、お世話になりました。
それでは皆様、少々早いですが、お年をお迎えください。