Was ich über Asana-Abteilungen in den Abos gelernt habe

Erstellt von: @Julien_RENAUD

Die Originalversion des Beitrags auf Englisch ist unter folgendem Link verfügbar: What I learned about divisions 😅



Arbeitsbereich, Unternehmen, Abteilung – wir alle haben schon einmal davon gehört!

Aber der Begriff „Abteilung“ ist nicht gerade der leichteste!

:loudspeaker: Hier ist also eine Zusammenfassung all dessen, was ich mit der Zeit zu diesem Thema herausgefunden habe!

Einleiten möchten ich meinen Beitrag gerne mit einem Zitat meines Freundes @LEGGO, das meinen Post auf der einen Seite gut zusammenfasst und auf der anderen Seite ein Anriss meines Posts ist: „Eine Abteilung ist wie eine Ansammlung von Teams innerhalb eines bestehenden Unternehmens, jedoch mit einigen Ausnahmen.“

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:question: Warum sollte jemand Abteilungen nutzen WOLLEN?

Mehrere Gründe:

  • Eine Abteilung ermöglicht es einem Familienunternehmen, innerhalb eines größeren Mischkonzerns zu bestehen.
  • Es besteht die Notwendigkeit getrennter Rechnungen.
  • Dies ist die einzige Lösung, um Teams mit verschiedenen Abos in derselben E-Mail-Domain zu haben.
    **Ein „kostenloses“ klassisches Unternehmen kann ein Premium- oder Business-Team haben, aber nur Ersteres von beidem erstellt eine Abteilung.
    ** Ein „kostenpflichtiges“ klassisches Unternehmen kann kein Team von anderen Paketen haben, außer durch Erstellen von Abteilungen.

Der Vorteil einer Abteilung in großen Gruppen liegt darin, dass die Kosten nicht mit jedem neuen Mitarbeiter, der sich anmeldet, steigen. Die neuen Nutzer haben dann Zugriff auf das kostenlose Unternehmen und nicht auf die kostenpflichtige Abteilung. Das kostenlose Unternehmen bleibt dann unbegrenzt zugänglich.

:question: Warum sollte jemand Abteilungen NICHT nutzen wollen?

  • Wenn Personengruppen zusammenarbeiten wollen: Beim Einsatz von Abteilungen würden sie durch diese Struktur getrennt werden. Im Endeffekt ist es so, dass sie entweder nicht zusammenarbeiten oder dass Sie dafür bezahlen müssen, dass sie ineffizient an zwei Orten arbeiten.
  • Abteilungen sind schwer zu verwalten.

:moneybag: Die Abrechnung

Eine Abteilung hat ihr eigenes Abrechnungssystem und ihren eigenen Rechnungsverantwortlichen, und zwar getrennt von dem Unternehmen.

Ein Abo kann nicht über einem anderen Abo stehen. Aus diesem Grund kann ein kostenloses Unternehmen innerhalb einer Abteilung ein kostenpflichtig abonniertes Team haben, während ein Unternehmen mit einem kostenpflichtigen Abo keine separaten kostenpflichtig abonnierten Teams haben kann, ohne eine Abteilung zu erstellen.

Gibt es innerhalb des Unternehmens mehrere Abteilungen (ja, Sie können mehr als eine haben), kann ein Nutzer zu mehr als einer Abteilung gehören, muss aber in jeder Abteilung für eine Lizenz zahlen.

Ist es möglich, mehrere Abteilungen zu haben, aber nur einen Rechnungsverantwortlichen? Oder müssen wir unterschiedliche auswählen? => Um eine rechnungsverantwortliche Person zu werden, müssen Sie zu der Abteilung gehören. Wenn Sie die rechnungsverantwortliche Person mehrerer Abteilungen sein möchten, benötigen Sie auch mehrere Lizenzen.

:busts_in_silhouette: Teams

Innerhalb einer Abteilung können Sie zwei Arten von Teams erstellen: private Teams oder Teams mit Mitgliedschaft auf Anfrage.

Sie können kein sichtbares Team erstellen wie in einem Unternehmen.

Sie müssen jeden individuell einladen, wenn Sie ein Team erstellen möchten, das offen für jeden ist. Das hat auch einen Einfluss darauf, wer was sehen kann, da Zugangsrechte die Sichtbarkeit von Portfolios, Projekten, Aufgaben usw. gegebenenfalls beschränken. Es erfordert ein kleines bisschen Aufwand, sicherzustellen, dass jeder das sieht, was er sehen soll.

Sie können ein Team, das Sie erstellt haben, löschen, aber zuerst müssen Sie es mit der Admin-Konsole aus der Abteilung entfernen. Nachdem es nicht mehr mit der Abteilung verknüpft ist, können Sie es im Abschnitt „Erweitert“ in den Teameinstellungen löschen.

Ein Team kann jeweils nur zu einer Abteilung gehören.

Alle Teams erscheinen in der linken Seitenleiste (Unternehmen + Abteilung), wenn sie in dem Modus „Mitgliedschaft auf Anfrage“ sind.

Es gibt keinen Hinweis darauf, ob ein Team im Unternehmen oder in der Abteilung ist, außer zum Beispiel das Unternehmen ist kostenpflichtig. In diesem Fall haben die Projekte keine benutzerdefinierten Felder.

Ein Trick, um zwischen kostenlosen und kostenpflichtigen Teams zu unterscheiden, besteht darin, ein Emoji an den Anfang eines Teamnamens zu setzen. Andernfalls müssen Sie in ein Projekt des Teams hineingehen, um herauszufinden, ob es kostenpflichtige Funktionen hat oder nicht.

:white_check_mark: Das Zuweisen einer Aufgabe

Sie können einer Person aus einer anderen Abteilung (aber im selben Unternehmen) eine Aufgabe zuweisen, wobei diese dann nicht als Mitglied Ihrer Abteilung zählt. In diesem Fall zahlen Sie nicht für eine zusätzliche Lizenz. Die Autovervollständigung zeigt alle Personen aus dem gesamten Unternehmen an.

:rotating_light: ABER wenn Sie eine Person aus einer anderen Abteilung in ein Team oder ein Projekt einladen, benötigt er/sie eine zusätzliche Lizenz.

=> Die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen ist nicht einfach, denn wenn Sie keine zusätzlichen Lizenzen bezahlen möchten, sehen die anderen nur die Aufgaben, an denen sie gerade arbeiten, und nicht das gesamte Projekt.

:books: Portfolios

Ein Portfolio kann die Projekte anderer Abteilungen nicht sehen, weil Sie kein Mitglied dieses Projekts sind. Alternativ müssten Sie eine zusätzliche Lizenz erwerben, was wiederum bedeutet, dass Sie für beide Abteilungen zahlen müssen.

Wenn Sie ein Portfolio ausschließlich mit den Projekten aus der Abteilung, zu der Sie gehören, erstellen möchten, genügt es, einfach nur ein Mitglied des Teams oder des Projekts sein. Das hat keine Auswirkungen auf die Anzahl der Lizenzen.

Wenn sie allerdings ein Portfolio mit Projekten aus „mehreren“ Abteilungen erstellen möchten, gilt Folgendes:

Um ein Projekt einem Portfolio hinzuzufügen, müssen Sie das Projekt sehen. In einer Abteilung hingegen müssen Sie Mitglied des Projektes sein, um es zu sehen (und wenn es in der anderen Abteilung ist, siehe obige Erklärung :point_up_2:).

Das heißt, Sie müssen Mitglied der Projekte sein, was wiederum bedeutet, dass Sie in beiden Abteilungen sein und demzufolge für zwei Lizenzen zahlen müssen.

Jerods Tipps:

Nachdem Sie alle Projekte in ein Portfolio hinzugefügt haben, muss der Chef in allen Teams der Projekte sein, die er sehen will, wenn sie in seiner Portfolio-Ansicht erscheinen sollen.

Wenn es also zu den Portfolios gehört, haben wir ein (irgendwie manuelles) System, in dem wir notwendige Projekte zu einer Vielzahl an Portfolios hinzufügen. Je nach Nutzer und dessen Rolle innerhalb eines Teams/Projekts können Personen sehen, was sie sehen müssen (oder eben nicht).

Chefs sind für gewöhnlich vollständige Teammitglieder. Deshalb sehen sie immer alles, was im Portfolio existiert.

Aus einzelnen Beteiligten machen wir oft projektspezifische Mitglieder. Auf diese Weise sehen sie nur die Projekte, mit denen sie im Navigationsfenster und im Portfolio verbunden sind.

Von unten nach oben (einzelne Beteiligte > Manager > Geschäftsführer) wird die Sichtbarkeit immer größer. Manager sind oft Teammitglieder im eigenen Team, aber nicht in anderen. So sehen sie also nur ihre eigene Arbeit. Der Chef hingegen kann alle Teams sehen. All das wird oft in einem einzigen Portfolio verwaltet, das lediglich zeigt, was die Nutzer sehen müssen, wobei der Chef und andere Führungskräfte alles sehen können.

So wird die Anzahl an Benachrichtigungen reduziert, was die Navigation und die Verwendung des Portfolios nutzerfreundlicher macht.

Es läuft also alles darauf hinaus, sicherzustellen, dass die projektspezifischen Mitglieder und vollständigen Teammitglieder überall korrekt festgelegt sind. Der Rest löst sich dann wirklich von alleine.

:computer: Die Admin-Konsole

Hier gilt fast dasselbe wie für ein Unternehmen, nur mit dem Unterschied, dass einige Funktionen nicht verfügbar sind:

  • Es gibt keine Servicekonten; persönliche Zugriffstoken müssen verwendet werden.
  • Der Admin kann die Funktion, mit der ein Nutzer einen anderen Nutzer einladen kann, nicht deaktivieren.
  • Optionen wie SAML, die Einladung von Gästen zu einer Abteilung, das Anhängen von Dateien und die Bearbeitung eines Nutzerprofils sind nicht mehr verfügbar. Für die Nutzung sollten Sie den Vertrieb von Asana kontaktieren, da diese Änderungen Auswirkungen auf den gesamten Namen der Domain haben, nicht nur auf eine Abteilung. Bevor Änderungen ausgeführt werden, sollten Sie sich also mit Asana absprechen.

:bangbang: Weitere wichtige Punkte

Man kann kostenpflichtige Teams erstellen. Aus welchem Grund würde jemand überhaupt ein separates Team und keine Abteilung erstellen wollen?

Es gibt eigentlich keinen guten Grund dafür, ein Team anstelle einer Abteilung auszuwählen.

Eine Abteilung kann beliebig viele Teams haben, Sie hingegen jedoch „nur“ ein Team.

Die Abteilung entsperrt die Admin-Konsole, wodurch die Verwaltung von Nutzern wesentlich einfacher ist.

Kann eine Person einfach nur Mitglied einer Abteilung sein oder muss sie auch Mitglied des entsprechenden Unternehmens sein?

Um Mitglied einer Abteilung zu sein, muss die Person Mitglied des Unternehmens sein.

Nachdem eine Person zu einer Abteilung eingeladen wird (auch wenn sie Asana noch nicht verwendet), wird sie auch dem Unternehmen hinzugefügt.

Abteilungen existieren nur in kostenlosen Unternehmen. in kostenpflichtigen Unternehmen hingegen nicht.

Hinzu kommt: Wenn ein Team zu einer Abteilung gehört, gibt es kein spezifisches Abo für dieses Team.

In diesem Fall können Sie lediglich das Team aus der Abteilung entfernen, wodurch das Team wieder kostenlos wird, und es dann auf ein kostenpflichtiges Abo upgraden.

Wenn ein Unternehmen ein kostenpflichtiges Abo hat, kann man dort niemals eine Abteilung erstellen.

Ein Beispiel: Ein Premium-Unternehmen möchte XYZ als Business-Team nutzen. In diesem Fall bietet Asana ihm an, das Premium-Abo auf ein Team zu übertragen, dieses Team dann in eine Abteilung umzuwandeln, den Rechnungsverantwortlichen zu bitten, alle Teams zur Abteilung hinzuzufügen, bis auf das Business-Team. Anschließend erstellt Asana ein Business-Abo für das verbleibende Team (also quasi eine Abteilung).

Wer kann Nutzer entfernen?

In einer Abteilung kann ein Nutzer einen anderen entfernen. Diese Option ist nicht beschränkt auf die kostenlosen Teams in dem kostenlosen Unternehmen.

Nur wenn das kostenpflichtige Abo für das gesamte Unternehmen gilt, können Nutzer andere Mitglieder aus dem Unternehmen entfernen.



Wenn Sie noch zusätzliche Informationen haben oder etwas korrigieren möchten, nutzen Sie gerne die Kommentarfunktion, und ich werde meinen Post entsprechend anpassen.

Vielen Dank an @Phil_Seeman, @LEGGO, @Bastien_Siebman, @lpb und alle anderen, die mir dabei geholfen haben, ein Verständnis für all das hier zu entwickeln :slight_smile:

Link zum Asana-Handbuch: Abteilungen • Asana-Produkthandbuch

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