🚦 Umgang mit externen Kunden – welchen Zugriff sollten sie erhalten?

Verfasst von: @Andrea_Mayer

Die Originalversion des Beitrags ist auf Englisch unter dem folgenden Link verfügbar: 🚦 Dealing with external clients - How much access should they have?



Welchen Zugriff auf Asana sollten externe Kunden haben?

Sie können sich gar nicht vorstellen, wie oft dieses Thema in den letzten Jahren in Diskussionen aufgetaucht ist. :sweat_smile:

Ich denke, es gibt nicht die eine Art und Weise, wie man es immer machen sollte. Es hängt wirklich von Ihrem Team und Ihren Kunden ab.

Da es manchmal eine Herausforderung war, wollte ich meine Erfahrungen mit verschiedenen Kunden teilen und Ihnen einige unserer Probleme (und Lösungen!) schildern.

:vertical_traffic_light:Weitreichenden Zugriff geben – Pro und Contra

Für eines unserer Unternehmen haben wir in Asana ein Team für jeden neuen Kunden eingerichtet, den wir betreuten.

Innerhalb dieses Teams hatten wir dann ein Dashboard für unsere Koordinatoren (auf dem alle Aufgaben aufgelistet sind).

Dann gab es ein separates Projekt für das Marketing-Team, das Entwickler-Team und das Design-Team, wo nur die relevanten Aufgaben für diese Teammitglieder hinzugefügt wurden. (Alle Aufgaben in den einzelnen Projekten waren immer auch dem Koordinatorprojekt zugeordnet, damit die Koordinatoren einen Gesamtüberblick haben.)

Zu Beginn hatten wir unseren Kunden Kommentarzugriff auf einige Projekte gegeben, wie zum Beispiel das Marketing-Projekt. Wir haben jedoch bald gemerkt, dass sie viel mehr in das Geschehen integriert waren als wir wollten. Außerdem konnten sie so unmittelbar sehen, wenn sich eine Aufgabe verzögerte oder die Kommunikation zwischen unseren Teammitgliedern bezüglich der Ausführung der Aufgaben lesen. Manchmal fügten unsere Teammitglieder auch Aufgaben in das Projekt ein, die der Kunde nicht sehen sollte. Außerdem verwenden wir Hubstaff für die Zeiterfassung, und der Tracker veröffentlichte immer ein Update der pro Tag geleisteten Arbeitsstunden und der Gesamtarbeitszeit für diese Aufgabe – eine weitere Information, die die Kunden nicht unbedingt sehen müssen.

In Anbetracht all dieser Faktoren haben wir beschlossen, dass es nicht klug war, die Kunden direkt in diese Projekte einzuladen.

:vertical_traffic_light:Mittleren Zugriff geben – Pro und Contra

Stattdessen haben wir ein Projekt innerhalb des Teams erstellt, das auf die Koordinatoren und den Kunden beschränkt war. Die Koordinatoren haben dann bestimmte Aufgaben oder Aktualisierungen ausgewählt, die dort angezeigt werden sollten.

Angenommen, das Marketing-Team benötigte Details vom Kunden; dann würde es eine Unteraufgabe in der jeweiligen Aufgabe erstellen und nur diese Unteraufgabe würde dem Kundenprojekt hinzugefügt werden.

Der Kunde sah nun nicht mehr jedes winzige Detail; stattdessen lieferten wir 1-2 Mal pro Woche über die Projekt-Statusaktualisierung in Asana regelmäßige Updates darüber, wie alles läuft. Vom Kunden erhielten wir Asana-Nachrichten und 1 Anruf pro Woche.

:vertical_traffic_light:Sehr eingeschränkten Zugriff geben – Pro und Contra

Bei einem anderen Unternehmen arbeiten wir an kleineren Projekten. Daher haben wir kein Team pro Projekt eingerichtet, sondern nur ein Asana-Projekt pro Kunde (auf das nur das interne Team Zugriff hat), und lieferten den Kunden einen wöchentlichen Bericht (in Form eines Asana-Dashboards/Portfolios).

:vertical_traffic_light: Vollen Zugriff geben – Pro und Contra

Dann haben wir auch noch einige Kunden, zu denen wir bereits über Jahre hinweg eine gute Beziehung aufgebaut haben. Bei diesen wissen wir, dass es in Ordnung wäre, ihnen mehr direkten Zugriff zu gewähren.

Wir erlauben ihnen auch, direkt Aufgaben hinzuzufügen, an denen wir arbeiten sollen. Für die wenigen Kunden, für die wir das tun, ist es in Ordnung, da wir die Zeit direkt in Rechnung stellen. Wir verwenden Hubstaff – der Kunde kann also auch die gesamte täglich erfasste Zeit in den direkt abgerufenen Berichten sehen. Ich habe hier mehr darüber geschrieben.

Zusammenfassend würde ich sagen, dass es wirklich von Ihren Kunden abhängt, wie viel Zugriff/Sichtbarkeit Sie ihnen gewähren möchten.

Mich würde auch interessieren, was Sie über dieses Thema denken – wie gehen Sie damit um?