ūüö¶ Qual √© o n√≠vel de acesso que os clientes externos precisam ter?

Autora da publicação: @Andrea_Mayer

Vers√£o original em ingl√™s: ūüö¶ Dealing with external clients - How much access should they have?



Como decidir o nível de acesso à Asana que os clientes externos precisam ter?

J√° perdi as contas de quantas vezes conversei sobre este assunto nos √ļltimos anos. :sweat_smile:

Eu diria que n√£o existe uma resposta padr√£o para todos os casos. Depende bastante da sua equipe e dos seus clientes.

Como tem sido difícil por vezes responder a esta questão, decidi compartilhar a minha experiência após lidar com diversos clientes e resolver os problemas que surgiram ao longo do tempo.

:vertical_traffic_light:Muito acesso: as vantagens e desvantagens

Em uma das nossas empresas, criamos uma equipe na Asana para cada novo cliente que integramos.

Dentro dessa equipe, temos um painel para os nossos coordenadores no qual est√£o listadas todas as tarefas.

Por fim, temos projetos separados para as equipes de marketing, desenvolvimento e design, aos quais são adicionadas somente as tarefas pertinentes aos membros dessas equipes. Todas as tarefas nos projetos especiais também são encaminhadas ao projeto de coordenação para proporcionar uma visão geral.

Inicialmente, fornecíamos aos clientes acesso apenas para comentar em alguns projetos, como o de marketing. Porém, logo notamos que os clientes se envolviam mais do que gostaríamos. Conseguiam, por exemplo, ver a nossa equipe se comunicando sobre a execução de tarefas e sabiam, de imediato, quando ocorriam atrasos em tarefas. Às vezes, os membros das nossas equipes também adicionavam tarefas que não deveriam ser vistas pelos clientes. Além disso, o Hubstaff (aplicativo que usamos para monitorar o tempo) publicava diariamente as horas de trabalho utilizadas nas tarefas: mais uma informação que não queríamos nem precisávamos mostrar aos clientes.

Levando em conta todos esses fatores, decidimos que n√£o era uma boa escolha convidar os clientes para os projetos diretamente.

:vertical_traffic_light:Acesso moderado: as vantagens e desvantagens

Como alternativa, criamos um projeto dentro da equipe somente para clientes e coordenadores. Estes escolhiam quais atualiza√ß√Ķes e tarefas espec√≠ficas seriam armazenadas ali.

Por exemplo: quando a equipe de marketing precisava de detalhes de um cliente, criava uma subtarefa na tarefa principal, e somente a subtarefa era adicionada ao projeto do cliente.

Em vez de o cliente ter acesso a todos os m√≠nimos detalhes do processo, ele recebia informa√ß√Ķes uma ou duas vezes por semana por meio de atualiza√ß√Ķes do status do projeto na Asana, al√©m de se comunicar conosco por mensagens e em videochamadas semanais.

:vertical_traffic_light: Acesso limitadíssimo: as vantagens e desvantagens

Já em outra empresa, os projetos são menores, e não é necessário criar uma equipe por projeto. Em vez disso, criamos um projeto por cliente na Asana e concedemos acesso somente à nossa equipe, fornecendo ao cliente um relatório semanal por meio do portfólio e painel da Asana.

:vertical_traffic_light: Acesso total: as vantagens e desvantagens

Com alguns clientes, construímos um relacionamento mais próximo ao longo dos anos. Sabemos que não há problema em oferecer-lhes acesso mais direto.

Permitimos que eles mesmos adicionem tarefas para realizarmos, e depois enviamos a cobrança do tempo gasto com elas. Como usamos o Hubstaff para fazer o monitoramento, o cliente pode ver as horas de trabalho diárias por meio de relatórios gerados diretamente na Asana. Escrevi mais sobre o assunto aqui (publicação em inglês).

No fim das contas, eu diria que depende bastante dos clientes com os quais vocês trabalham e do nível de acesso e visibilidade que desejam fornecer.

Adoraria saber o que acham. Como vocês lidam com esta questão?