Autora de la publicación: @Andrea_Mayer
Publicación original disponible en inglés: 🚦 Dealing with external clients - How much access should they have?
¿Qué nivel de acceso a Asana debemos darles a los clientes externos?
Realmente ya perdí la cuenta de la cantidad de veces que he conversado sobre este tema en los últimos años 
Entiendo que no hay una única manera de hacerlo y que realmente depende del equipo y los clientes.
Dado que ha sido un gran desafío en muchas ocasiones, se me ocurrió compartir algunas de las experiencias que he tenido con varios clientes, los problemas que surgieron y cómo logramos resolverlos.
Acceso alto: ventajas y desventajas
En una de nuestras empresas, creamos un equipo en Asana para cada cliente nuevo que incorporamos.
Dentro de ese equipo, tenemos un tablero para nuestros coordinadores (donde se enumeran todas las tareas).
Luego tenemos un proyecto separado para el equipo de marketing, el equipo de desarrolladores y el equipo de diseño donde solo se agregan las tareas relevantes para los miembros de estos equipos. (Todas las tareas en los proyectos especiales se agregan siempre al proyecto del coordinador para que pueda tener un panorama general de todo el trabajo).
Al principio, les dimos a nuestros clientes acceso solo para comentar en algunos de los proyectos, como el proyecto de marketing. Sin embargo, pronto nos dimos cuenta de que estaban más involucrados de lo que realmente queríamos: los clientes podían ver cada vez que una tarea se retrasaba o leer las comunicaciones entre los miembros de nuestro equipo con respecto a la ejecución de las tareas. A veces, los miembros de nuestro equipo incluían tareas en el proyecto que no queríamos que el cliente viera. Además, usamos Hubstaff para hacer un seguimiento del tiempo y el rastreador publica siempre una actualización diaria sobre las horas trabajadas al día y el tiempo total trabajado en cada tarea, otra información que no queremos ni necesitamos que los clientes vean.
Finalmente, considerando todos estos factores, decidimos que no era prudente invitar directamente a los clientes a estos proyectos.
Acceso medio: ventajas y desventajas
En su lugar, creamos un proyecto dentro del equipo restringido a los coordinadores y al cliente, donde los coordinadores elegían tareas específicas o actualizaciones para alojarlas ahí.
Por ejemplo, cuando el equipo de marketing necesitaba algunos detalles del cliente, creaba una subtarea dentro de la tarea principal y solo agregaba la subtarea al proyecto del cliente.
De esa manera, en lugar de que el cliente vea cada pequeño detalle del proceso, le brindamos actualizaciones periódicas sobre cómo avanza todo 1 o 2 veces por semana a través de las actualizaciones de estado del proyecto de Asana. Además nos comunicamos a través de los mensajes de Asana y realizamos 1 llamada telefónica por semana.
Acceso limitado: ventajas y desventajas
Para otra empresa, los proyectos en los que estamos trabajando son más pequeños, por lo que no fue necesario crear un equipo por proyecto, sino solo un proyecto de Asana por cliente (al que solo tiene acceso el equipo interno). En este caso, proporcionamos a los clientes un informe semanal (en forma de tablero o portafolio de Asana).
Acceso total: ventajas y desventajas
También tenemos algunos clientes con los que hemos construido una relación sólida a lo largo de los años. En estos casos, sabemos que podemos darles un acceso más directo.
También les permitimos agregar tareas directamente al proyecto con las iniciativas en las que necesitan que trabajemos (para los pocos clientes para los que hacemos esto, nos ha funcionado bien). Y como usamos Hubstaff para facturar las horas trabajadas, el cliente también puede ver el total de horas registradas diariamente en cada tarea, ya que los informes se generan directamente en Asana. Escribí más al respecto aquí.
Para resumir, diría que todo realmente depende de las empresas para las que trabajes y del nivel de acceso o visibilidad que deseas que tengan tus clientes.
¿Y ustedes? ¿Cómo gestionan el acceso de sus clientes? Me interesaría mucho conocer las distintas opiniones sobre este tema.