投稿者: @Andrea_Mayer
元の英語での投稿はこちら: 🚦 Dealing with external clients - How much access should they have?
外部のクライアントにどこまで Asana のアクセス権を付与するか？
このトピックについては、もう何年も色々な場所で議論をしてきました 
必ずこうするべき、という決まったやり方があるわけではないと個人的には思います。実際のところ、チームやクライアント次第でしょう。
とはいえ、これが悩みの種になることもよくあるため、当社がさまざまなクライアントと働くなかで、どんな方法をとってきたかをご紹介します。また、私たちが経験したトラブルや、それをどう解消したかもあわせてご紹介します。
大幅なアクセス権を付与する場合 - 長所と短所
ある企業の場合、Asana にチームを作成し、オンボーディング対象の新しいクライアントのメンバーをすべて追加しました。
次にそのチーム内で、当社のコーディネーター用にダッシュボードを 1 つ設定し、そこにすべてのタスクが表示されるようにしました。
当社ではマーケティングチーム、開発チーム、デザインチームにそれぞれプロジェクトを作成し、各チームのメンバーに関連のあるタスクのみを追加します (こうした部門ごとのプロジェクト内のすべてのタスクは、コーディネーターが全体を確認できるように、必ずコーディネータープロジェクトにもタグ付けします)。
当初私たちは、マーケティングプロジェクトなど一部のプロジェクトについて、クライアントにコメント限定アクセス権を付与しました。ところが、クライアントたちはこちらの予想を超えてプロジェクトに関与するようになり、さらにこのやり方だと、タスクが遅れたときクライアントにすぐわかってしまうほか、タスクの実行に関わる当社のチームメンバー間の会話まで見えてしまうことにすぐ気がつきました。さらに、当社のチームメンバーがクライアントが見てはいけないタスクをプロジェクトに追加することもありました。もう一つ、Asana では Hubstaff を時間の追跡に使用しています。このトラッカーでは 1 日の業務にかかった時間や、タスクにかかった合計時間を毎日更新して投稿しますが、これもクライアントが見る必要のない情報です。
というわけで、こうしたさまざまな点を考慮し、私たちはプロジェクトに直接クライアントを招待するのは賢明ではない、という結論に至りました。
中程度のアクセス権を付与する場合 - 長所と短所
そこで、私たちはコーディネーターとクライアント限定のプロジェクトをチーム内に作成し、コーディネーターが選択したタスクや更新が見られるようにしました。
たとえばマーケティングチームがクライアントから説明が必要な場合は、タスクの下にサブタスクを作成し、そのサブタスクのみクライアントプロジェクトに追加します。
こうすることで、クライアントにプロセスの詳細を事細かに見せることなく、Asana プロジェクトのステータス更新を使って、週 1～2 回のペースで定期的な情報共有を行うようにしました。また、Asana メッセージと週 1 回の通話でクライアントとのコミュニケーションを取っています。
アクセス権を大幅に制限する場合 - 長所と短所
今度は別の企業についてのケースです。コラボレーションしているプロジェクトは小規模なので、プロジェクトごとにチームは作成せず、クライアント用に Asana プロジェクトを 1 つ作成しました。これには Asana の社内チームのみアクセスできます。そして、クライアントには Asana のダッシュボードやポートフォリオを使って、週次レポートを提供するようにしました。
完全なアクセス権を付与する場合 - 長所と短所
また、一部のクライアントとは、長年にわたって良好な関係を築いているため、直接、範囲の広いアクセス権を付与しても構わないと考えています。
そういうクライアントには、当社とコラボレーションする必要があるプロジェクトに直接タスクを追加できるようにしています。一部のクライアントでこうした手段をとっているのは、直接、時間数に対して請求を行っているからです。Hubstaff を使用しているので、レポートが直接作成され、クライアントは毎日追跡される合計時間を確認できます。これについてはこちらでもう少し詳しく説明しています。
まとめると、クライアントにどの程度のアクセス権を付与し、可視性を提供するかは、一緒に仕事をするクライアント次第ということになります。
このトピックについてのご意見や、実際にどんな方法を取っているか、ぜひお聞かせください。